Einer der wichtigsten Aspekte bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben im internationalen Handel ist zu wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Während das sogenannte „Know-your-Customer“-Prinzip in vielen Branchen gilt, ist es für Händler unerlässlich, um zu gewährleisten, dass sie die Bestimmungen im Zusammenhang mit der Exportkontrolle einhalten.
Der Prozess zur Gewährleistung, dass Unternehmen die Regularien einhalten, wird als Sanktionslistenprüfung (DPS) bezeichnet. Auf einer Sanktionsliste können Personen, Firmen oder sogar Staaten stehen, mit denen Regierungen ihren Bürgern und Unternehmen den Geschäftsverkehr untersagen oder nur eingeschränkt zulassen.
Die Bedeutung der Sanktionslistenprüfung
Sanktionslisten werden aus einer Reihe von Gründen geführt, die von der Verhinderung der Ausfuhr von möglicherweise kritischen Technologien und Rohstoffen in Krisenstaaten bis hin zur Bestrafung Einzelner für unakzeptable Handlungen reichen.
Beispielsweise haben die USA und die EU in den letzten Jahren Ausfuhrbeschränkungen gegen Hunderte russische Staatsbürger verhängt. Diese trafen sowohl Regierungsbeamte als auch andere Bürger, die in Bereichen tätig sind, die mit dem Einmarsch des Landes in die Ukraine zusammenhängen – von Waffenherstellern bis hin zu Banken.
Die Regierungen nehmen die Nichteinhaltung dieser Sanktionen sehr ernst. Es liegt daher ganz in der Verantwortung jedes Unternehmens, sicherzustellen, dass es bei Geschäften mit Unternehmen im Ausland nicht gegen diese Bestimmungen verstößt.
Die Strafen für derartige Verstöße können schwerwiegend und weitreichend sein. Es drohen der Verlust von Exportlizenzen oder hohe Geldstrafen, die in einigen Fällen hunderte Millionen Dollar erreichen. Unter Umständen können Unternehmen sogar Straftatbestände vorgeworfen werden, die zu Gefängnisstrafen für Einzelpersonen führen können.
Was macht die Sanktionslistenprüfung so schwierig?
Eine der größten Probleme für Unternehmen bei der Sanktionslistenprüfung ist die gewaltige Datenmenge, die sie durchsuchen müssen. Es gibt weltweit über 1.300 Sanktionslisten, davon allein in den USA schon 140, wobei Behörden wie das Handelsministerium, Außenministerium, Finanzministerium und Justizministerium alle über ihre eigenen Daten zu den betroffenen Personen, Firmen oder Organisationen verfügen.
Auch wenn die USA zur vereinfachten Nutzung eine zusammenfassende Liste anbieten, bleibt dies doch eine große Herausforderung. Hinzu kommt noch, dass diese Listen nicht gleich bleiben – sie werden entsprechend der sich ändernden Weltlage ständig aktualisiert – und es sehr schwierig wird, eine umfassende Sanktionslistenprüfung von Hand durchzuführen.
Auch die Ermittlung von Personen, Firmen oder Organisationen, für die Sanktionen gelten, ist oft kein eindeutig definierter Prozess. Neben Personen in Institutionen, gegen die vollständige Sanktionen gelten, gibt es auch Sanktionslisten, bei denen Verbote nur für bestimmte Warenkategorien gelten, z. B. für Güter mit doppeltem Verwendungszweck - sowohl für zivile als auch für militärische Anwendungen. Die Bestimmung, ob Güter unter eine Kategorie mit beschränktem Verwendungszweck fallen, stellt einen weiteren entscheidenden Aspekt bei der Einhaltung der Vorschriften dar, der sich schnell als kompliziert erweisen kann.
Erfüllung der Anforderungen zur Sanktionslistenprüfung
Zu ihrer Wirksamkeit müssen Sanktionslistenprüfungen regelmäßig durchgeführt werden, nicht nur beim ersten Kontakt mit einem neuen Empfänger. Damit wird der Prozess zeitraubender und anstrengender, was es Unternehmen fast unmöglich macht, sich auf eine manuelle Prüfung zu verlassen, um die Ausfuhrbestimmungen einzuhalten.
Daher lohnt sich der Zugang zu einer intelligenten Softwarelösung, die den Prozess durch automatischen Abgleich der Angaben aller Personen und Organisationen, mit denen ein Unternehmen zusammenarbeitet, mit allen relevanten Sanktionslisten rationalisiert.
Die Automatisierung dieser Verfahren spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch stark das Risiko von Fehlern, durch die eine Person, Firma oder Organisation, für die Sanktionen gelten, in einer Liste übersehen wird. Es verschafft Unternehmen auch einen lückenlosen Audit-Trail zum Nachweis, dass sie Ihre Sorgfaltspflichten wirksam erfüllt haben, falls sich später einmal Probleme ergeben sollten.
Mit den richtigen Softwarelösungen können sich Exporteure darauf verlassen, mit wem sie Geschäfte machen und dass keine rechtlichen Probleme auftreten, die zu Verzögerungen oder finanziellen Verlusten führen könnten. So können sie ihre Exporte mit gutem Gewissen erledigen und sich auf andere wichtige Fragen konzentrieren.