Zalando: Der E-Commerce Mode-Riese mit wachsendem Bedarf an einer globalen Zoll- und Trade Compliance Software-Plattform

Case Studies | Exportkontroll-Management | Tarifierung & Klassifizierung | Globales Zollmanagement | 13 August 2020

Zalando wurde 2008 gegründet und ist heute Europas führende Online-Plattform für Mode und Lifestyle. Zalando kann rund 32 Millionen aktive Kunden in 17 Märkten vorweisen.

Das Unternehmen verfolgt einen einzigartigen Ansatz, indem es als digitales Einkaufszentrum für Kleidung, Schuhe, Accessoires und Schönheitsprodukte fungiert und den Käufern ein Produktsortiment von 2.500 Marken unter einem Dach anbietet.

Das reicht von weltbekannten Labels bis hin zu lokalen Marken. Zalando hat aber vor allem erkannt, dass Kunden in der Regel so viel wie möglich von einem einzigen Anbieter kaufen wollen mit dem Ziel als One-Stop-Shop für Inspiration, Interaktion und – besonders wichtig – für den Einkauf zu fungieren.

Modehäuser und Einzelhändler sind in der Lage, Verkäufe über das Partnerprogramm des Unternehmens zu tätigen, wobei Zalando besonders stolz darauf ist, nur mit renommierten Herstellern zu handeln, die Originalprodukte von höchster Qualität anbieten.

Die Kunden strömen auch wegen des innovativen Ansatzes beim Kundendienst zu Zalando. Dieser umfasst nicht nur „Zahlung nach Lieferung“ und kostenlosen Versand, sondern auch die kostenlose Rücksendung der Ware nach dem Kauf, falls jemand seine Meinung zwischenzeitlich geändert hat.

Zalando bezeichnet sich selbst als „Europas modischstes Tech-Unternehmen“, und es ist diese Liebe zum Detail, die es dem Unternehmen ermöglicht hat, mit seinem Geschäft trotz extrem schwieriger Handelsbedingungen bis 2020 mit prognostizierten zweistelligen Raten zu wachsen.

Mit der baldigen Einführung der neuen Kategorie „Pre-Owned“ („Gebraucht“) im Zalando Fashion Store, sieht es so aus, als ob die durch den anhaltenden Wechsel der Verbraucher zum Online-Shopping angetriebene Expansion auch in Zukunft keine Verlangsamung erfahren wird.

 

Die Herausforderungen im Zalando E-Commerce-Modell

Georg Knopf, Head of Customs bei Zalando, erklärt es so: „Es ist die Einstellung Geht-nicht-gibt's-nicht‘ im Unternehmen, die es zu einer solchen Erfolgsgeschichte gemacht hat; unser Motto lautet ‚Mach es möglich' “, und fügt dann mit einem Augenzwinkern „irgendwie“ hinzu.

Doch selbst mit dieser positiven Einstellung und dem Talent, Gutes zu bewirken, begann Zalando zu erkennen, dass sie nicht alles allein bewältigen konnten, wenn es um die Logistik und die Einhaltung der schwierigen und oft bürokratischen Zollbestimmungen der verschiedenen Länder ging.

„Nach ein paar Jahren erreichten wir eine Situation, in der wir nicht alles durch einfache ‚Workarounds‘ bewältigen konnten“, erklärt Herr Knopf. „Es war auch viel manuelle Tätigkeit damit verbunden, sodass wir nach einem Weg gesucht haben, um es professioneller zu gestalten – mit besseren Partnern, besseren Lösungen und besserem Support.“

Zuletzt hat Zalando mit zwei Zollverwaltungssystemen parallel gearbeitet. Die Notwendigkeit ergab sich aus den logistischen Anforderungen, die der Anbieter jeweils mit unabhängigen Lösungen bedient hatte. Beide Systeme waren in hohem Maße auf die Bedürfnisse von Zalando zugeschnitten, was zu außergewöhnlich hohen Wartungskosten führte.

Vor diesem Hintergrund begann das Unternehmen, sich nach einem Partner umzusehen, der mit seinen Lösungen für einen reibungsloseren Ablauf sorgen konnte.

 

Warum Zalando MIC gewählt hat

Herr Knopf sagte: „Eine der Hauptanforderungen an einen neuen Zoll- und Trade Compliance Software Anbieter war, dass er global arbeitet und eine globale Zoll- und Trade Compliance Plattform anbietet anstatt einer Lösung auf Einzelländerbasis.“

„Wir wollen wachsen und haben einen ehrgeizigen und herausfordernden Fahrplan für die Zukunft; wir wollen sicherstellen, dass unser neuer Anbieter alle Fähigkeiten abdecken kann, die wir im Zollbereich benötigen“.

Weitere ausschlaggebende Aspekte für die Wahl des richtigen Anbieters waren Lösungen für Import, Export, Zolllager und mehr, die einen direkten Datenaustausch mit den elektronischen Zollanmeldungssystemen der nationalen Zollbehörden in allen Schlüsselmärkten ermöglichen, sowie vereinfachte Zollverfahren, die auf grenzüberschreitenden Zulassungen basieren (zentrale Zollabwicklung), anstatt einzelne vereinfachte Zollverfahren in jedem einzelnen Land durchzuführen.

Das waren bereits einige der wichtigsten Anforderungen, aber bei Zalando geht es auch immer um große Mengen. Jeder Software-Anbieter müsste auch in der Lage sein, die erheblichen Verkaufs- und Versandmengen von Zalando zu bewältigen, was Zalando in der Vergangenheit zusätzliche Anstrengungen bei den Zollbehörden beschert hatte. Wie man sich vielleicht vorstellen kann, ist das Zollrecht nicht immer darauf ausgelegt, E-Commerce-Unternehmen zu unterstützen und Ihnen Komfort zu bieten.

„Beim Verfolgen unserer Ideen müssen wir auch das Gesetz befolgen. Wir brauchten daher einen sehr flexiblen Anbieter, damit es funktioniert, auch wenn es manchmal schwer ist, wenn der Zoll seinerseits herausfordernde Anforderungen stellt, aber die Einhaltung der Zollvorschriften ist für uns sehr wichtig“, betonte Knopf und fuhr fort: „Eine weitere harte Anforderung war, dass wir mehr Support als in der Vergangenheit benötigten. Unser Geschäft ist ehrgeizig – unsere Zollabteilungen arbeiten von sechs Uhr morgens bis elf Uhr abends, sie arbeiten auch samstags und manchmal sogar an Feiertagen.“

Hier kam MIC ins Spiel. Zalando war von Anfang an beeindruckt vom Grad der Länderabdeckung des Unternehmens innerhalb einer einzigen IT-Plattform, von der Fähigkeit, Support rund um die Uhr zu leisten, selbst bei langen Arbeitszeiten der Zollabteilungen und an Feiertagen, sowie von der Flexibilität von MIC, die in diesen dynamischen Zeiten von größter Bedeutung ist.

„Manche Unternehmen können Lösungen nur für einige Länder anbieten und sind nicht in der Lage, Prozesse wie oben erwähnt durchzuführen. Ihr Support steht nur während ihrer eigenen Betriebszeiten zur Verfügung, aber das reicht uns per Definition nicht aus. Viele der Konkurrenten von MIC machten sehr deutlich, dass sie weder die Erwartungen erfüllen noch die übermäßigen Volumina bewältigen können und deshalb kein Angebot unterbreiten können. Schließlich war MIC der einzige Anbieter, der alle unsere obligatorischen Anforderungen abdecken konnte“, sagte Herr Knopf.

 

Welche Erfahrungen hat Zalando mit MIC gemacht?

Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass Zalando seit dem Start im Jahr 2019 viel von MIC erwartet hat.

Technisch war das vor allem dann der Fall, wenn es darum ging, große Mengen so zu handhaben, wie vom Unternehmen gewünscht, wobei bis zu 14.000 Artikel pro Sendung gleichzeitig verschickt wurden, was etwa 1,5 Millionen Exportpositionen pro Tag in einem einzigen Land ausmachte.

„MIC konnte bald zeigen, dass sie unsere Volumina so handhaben können, wie wir es wollten“, sagte Herr Knopf.

„Aber noch wichtiger war es, die Tatsache zu verstehen bzw. damit umzugehen, dass Zalando nicht einfach ein Modeunternehmen ist – das ist es nicht, jeder muss verstehen, dass es ein E-Commerce-Unternehmen ist und daher in diesem Unternehmen alles auf IT basiert. Wir brauchten einen Partner, der Diskussionen auf der gleichen Ebene wie wir führen kann“, erklärte Herr Knopf.

„MIC hat deutlich gemacht, dass wir ein engagiertes Zalando-Team haben werden. Ich spreche nicht nur über das Projektteam – wir haben ein zusätzliches Unterstützungsteam, das für uns arbeitet. Und diese Leute sind brillant“, staunte Herr Knopf.

Diese Kommunikationsebene ist einzigartig und ermöglicht es MIC, seinen Kunden maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Ein Service, der sich für Zalando bereits als unschätzbar wertvoll erwiesen hat.

„MIC hat unsere Bedürfnisse und Wünsche innerhalb kurzer Zeit verstanden. Sie haben begonnen, in der Art und Weise zu denken: ‚Wie kann ich genau diesem Kunden helfen?‘, ‚Wie können wir die Arbeitsweise von Zalando relevant für uns selbst machen?‘ und haben sie dann mit MIC-Themen abgeglichen. Das ist es, was großartig und sehr hilfreich ist, und diese Leute sind sehr, sehr lösungsorientiert“, kommentierte Herr Knopf und fuhr fort: „MIC hat eine hervorragende Größe, es ist immer noch möglich, mit, sagen wir mal, dem Top-Management zu sprechen, wenn man es für wichtig genug hält. Sie werden niemals nur ‚Ja‘ sagen, weil man der Kunde ist und Sie für die Dienstleistung bezahlt. Wenn sie es für richtig halten, werden sie auf ihrer Meinung beharren“.

 

Was hat sich bei Zalando durch die Zusammenarbeit mit MIC verändert?

Seit Beginn der Partnerschaft zwischen Zalando und MIC sind einige Projekte bereits umgesetzt worden und einige befinden sich noch in der Phase mit besonderer Betreuung.

„Das größte Kompliment, das ich machen kann, ist, dass wir bis jetzt alle Meilensteine erreicht haben. Wir sprechen hier von einem Dreijahresprojekt, und alle Meilensteine waren bisher pünktlich. Ich führe seit mehr als 20 Jahren große IT-Projekte im Zollbereich durch und arbeitete für einige der größten Beratungsunternehmen dieser Welt, und im Allgemeinen läuft das wirklich nicht so gut“, betonte Herr Knopf.

„Viele Systeme sind jetzt auch optimiert und automatisiert worden. Früher brauchten wir für eine Exportsendung rund 60 Minuten vom Beginn bis zur Freigabe der Ware im Lager. Jetzt sind es weniger als 15 Minuten. Wir haben unsere Effizienz auf großartige Art und Weise gesteigert. Heute wissen wir, dass wir unsere Durchlaufzeiten um 75 Prozent reduzieren können“, so Knopf weiter: „Wir haben viele provisorische Lösungen beseitigt und fühlen uns wesentlich wohler.“

Auch der teure Betrieb von zwei parallelen Systemen gehört nun der Vergangenheit an – auch wenn Herr Knopf darauf hinweist, dass dies nie das A und O war.

„Wir rechnen mit jährlichen Einsparungen von mindestens 1 Million Euro allein durch den Wegfall dieses zweiten Systems, und es besteht keine Notwendigkeit für zusätzliche Anpassungen. Das ist sehr schön, aber wir haben dieses Projekt nicht begonnen, um Einsparungen zu realisieren. Wir haben dieses Projekt ins Leben gerufen, um unsere Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass wir die Zollvorschriften auf dem neuesten Stand der Technik einhalten.“

 

Zalando verlässt sich derzeit auf die folgenden MIC-Lösungen:

1. MIC-CUST® Import & Export + NCTS für DE + CH + NO

  • Automatisches Erstellen von Import- und Exporterklärungen
  • Kalkulation von Zöllen und Steuern
  • Direkter Datenaustausch mit elektronischen Zollanmeldungssystemen der nationalen Zollbehörden
  • Rationalisierung des gesamten elektronischen Transitprozesses zur Einsparung von Zeit und Geld

2. MIC-CUST® GTDC (Global Trade Data Chain)

  • Ermöglicht die automatischen Erstellung von Importanmeldungen für den Bestimmungsmarkt durch Datenkonvertierung der zugehörigen Exportanmeldungen

3. MIC CCS | CTC (Zolltarifierung) für DE & CH & NO

  • Erhöhung des Automatisierungsgrades bei der Bestimmung der korrekten Zolltarifierung für Produkte durch intelligente Algorithmen und gemäß den nationalen Zolltarifen
  • Regelmäßige und automatische Aktualisierung des Zolltarifs für jedes Land in MIC CCS durch den Global Trade Content Service (GTCS) von MIC

4. MIC DPS (Sanktionslistenprüfung)

  • Ermöglichung der Sanktionslistenprüfung
  • Ermöglichung des Abgleichs mit “Black lists”, “White lists” und „Positive lists“
  • Ermöglichung der Bestimmung von Stoppwörtern und Schlüsselwörtern
  • Senden einer E-Mail-Benachrichtigung bei Übereinstimmung mit Daten aus der Sanktionsliste

 

Wie geht es mit Zalando und MIC weiter?

Wie bereits erwähnt, ist Zalando entschlossen, sein prognostiziertes zweistelliges jährliches Volumenwachstum im Jahr 2020 zu erreichen und es ist sicher, dass die zukunftsfähige Technologie von MIC in der Lage sein wird, das Erreichen dieses Ziels zu bewältigen.

„In der nächsten Phase können wir unsere Kosten von externen Logistikanbietern senken, die unsere Logistikdaten an die Zollbehörden weitergeleitet haben“, sagte Knopf.

Er will auch auf dem bestehenden Erfolg aufbauen, indem Bewährtes beibehalten wird.

„Unsere zukünftige Einstellung ist, dass selbst beteiligte Drittanbieter das MIC-System nutzen müssen. Es ist so viel einfacher, mit dem System zu arbeiten, wenn man verantwortlich für die Stammdaten und deren Qualität ist. Auch der spätere Wechsel zwischen externen Logistikanbietern wird einfacher sein und deshalb ist eine eigene direkte Kommunikation mit den Zollbehörden so wichtig. Dadurch sparen wir zum Beispiel in der Schweiz mehr als 1,25 Millionen Euro pro Jahr ein.“

Als nächstes plant Zalando, den Import und Export mit Norwegen und Großbritannien (UK) zu beginnen und die führende Vorgehensweise für die Implementierung seines Zolllagers in sechs Ländern in den kommenden zweieinhalb Jahren vorzubereiten.

„Insgesamt erwarten wir 15 Teilprojekte mit MIC, bis wir unsere globale Plattform zur Zoll- und Trade Compliance eingerichtet haben“, merkte Herr Knopf an.

Aus Sicht von MIC bedeutet das, dass Lösungen für den Großhandel, ein Rückgabeverfahren für den Schweizer Export an den deutschen Import, ein Zalando-Dashboard und das so wichtige Zalando-Zolllager umgesetzt werden müssen.

Es ist klar, dass die kommenden Zeiten für die bereits erfolgreiche Partnerschaft zwischen Zalando und MIC arbeitsreich sein werden – bleibt zu hoffen, dass sie weiterhin die Früchte dafür ernten werden.

 

Schlussbemerkungen von Herrn Knopf

„Ich freue mich sehr über die Zusammenarbeit mit MIC. Ich weiß, dass wir, wie bei jedem Projekt, auf manche Probleme stoßen werden, aber einen so fairen Partner habe ich noch nie getroffen. Mir gefällt diese Mischung, die es Ihnen ermöglicht in Ihrer Kommunikation offen und ehrlich zu sein.“

„Ich weiß, dass sie keine Rechtsberatung anbieten, aber das MIC-Team hat viel Erfahrung. Unsere Spezialisten werden bei MIC immer einen kompetenten Ansprechpartner finden, das ist sehr hilfreich.“

„Mein persönliches Gefühl ist, dass sie auf dem neuesten Stand der Technik sind, wenn ich mir die IT-Systemarchitektur von MIC ansehe. Wir haben vor der Zusammenarbeit mit MIC sehr schlechte Erfahrungen gemacht. Wir müssen sicherstellen, dass unser Partner eine Architektur auf dem neuesten Stand der Technik bietet und alle seine Versprechen erfüllt, um zu gewährleisten, dass jedes Jahr eine Weiterentwicklung stattfindet.“

„Unser Anbieter von Zollsoftware muss in der Lage sein, mit unserem Tempo Schritt zu halten, technische Innovationen zu liefern, Expertenwissen in automatisierte Lösungen einzubringen und Projekte termin- und budgetgerecht zu liefern. Das können nur unsere ‚strategischen Partner‘ leisten und MIC ist auf dem besten Weg, das zu erreichen.“

 

Über MIC

MIC ist weltweit führender Anbieter von globalen Zoll- und Trade-Compliance-Softwarelösungen. Die MIC-Gruppe beschäftigt derzeit über 400 Fachleute auf der ganzen Welt. Mehr als 700 internationale Kunden vertrauen bei ihrem globalen Zoll- und Trade-Compliance Management auf Softwareprodukte von MIC.

Für weitere Informationen über MIC und wie wir Sie bei Ihren Abläufen unterstützen können, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected]remove-this.mic-cust.com.


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