Zalando: Le géant de l’e-commerce de la mode a le besoin croissant d’une plateforme logicielle de conformité douanière et commerciale globale

Histoires de Succès | Contrôle des Exportations | Tarification & Classification | Gestion de Dédouanement | 13 août 2020

Fondée en 2008, Zalando est aujourd'hui la plateforme en ligne leader dans le domaine de la mode et du style de vie. Zalando a la fierté d'avoir environ 32 millions de clients actifs dans 17 marchés.

L’approche de l’entreprise est unique du fait qu’elle agit comme un centre commercial numérique proposant vêtements, chaussures, accessoires et produits de beauté et en offrant aux acheteurs un assortiment de produits de 2 500 marques chez « le même fournisseur ».

Ceux-ci s’étendent d’étiquettes connues dans le monde entier à des marques de la grand-rue locale. Zalando a reconnu fondamentalement qu’en général les clients voulaient acheter autant que possible d’une source unique et a visé à agir comme un guichet unique pour l’inspiration, l'interaction et, ce qui est important, les achats.

Les maisons de mode et les détaillants sont en mesure de faire des ventes par le biais du programme de partenariat de l’entreprise et Zalando est fier de ne négocier qu’avec des fabricants réputés procurant les produits d'origine de la meilleure qualité.

Les clients sont aussi venus en foule chez Zalando pour son approche innovante du service-clientèle ; non seulement il offre des systèmes de « paiement à la livraison » et l’expédition gratuite, mais toute personne qui change d'avis peut aussi retourner les marchandises pour effectuer un achat ultérieur gratuit.

Zalando se nomme « l’entreprise technologique la plus à la mode d’Europe » et c’est son souci du détail qui lui a permis d'accroître son activité à des taux à deux chiffres prévus pour 2020, malgré des conditions commerciales extrêmement difficiles.

Avec le lancement par Zalando d’une nouvelle catégorie « Pre-Owned » (articles d’occasion) dans le magasin de mode de Zalando, il semblerait que le développement poussé par le changement constant des clients vers les achats en ligne ne montre aucun signe de ralentissement.

 

Les défis du modèle économique de Zalando

Comme l’explique Georg Knopf, responsable des douanes chez Zalando : « C’est la détermination de l'entreprise qui est à l’origine de cette réussite ;  notre devise est « y parvenir », et il ajoute avec un clin d'œil « d'une manière ou d'une autre ».

Toutefois, même avec cette mentalité positive et ce talent de réaliser de bonnes choses, Zalando a commencé à réaliser qu’il ne pouvait pas tout gérer tout seul en matière de logistique et de se conformer aux réglementations douanières difficiles et souvent bureaucratiques des différents pays.

« Après quelques d'années, nous nous sommes retrouvés dans une situation où nous ne pouvions plus tout gérer par de simples solutions de contournement, » a expliqué Georg Knopf.  « Ceci impliquait aussi beaucoup de travail manuel, donc nous recherchions une manière de procéder plus professionnelle, avec de meilleurs partenaires, de meilleures solutions et une meilleure assistance. »

Tout récemment, Zalando utilisait parallèlement deux systèmes de gestion douanière. Ceci était nécessaire pour satisfaire les exigences logistiques, chacun des systèmes offrant des solutions indépendantes. Les deux systèmes étaient conçus sur mesure pour répondre aux besoins de Zalando, ce qui signifie que les coûts de maintenance étaient très élevés.

Dans ce contexte, l'entreprise a commencé à rechercher un partenaire qui puisse procurer des solutions permettant un meilleur fonctionnement dans l’ensemble.

 

Pourquoi Zalando a-t-il choisi MIC ?

M. Knopf a expliqué : « L'une des exigences clés concernant le fournisseur de logiciel de conformité douanière et commerciale était de trouver une entreprise travaillant au niveau mondial, offrant une plateforme de conformité douanière et commerciale globale plutôt qu’une solution sur la base du pays par pays»

« Nous voulons grandir et avons une feuille de route ambitieuse et pleine de défis pour l’avenir ; et nous voulons nous assurer que notre nouveau fournisseur peut offrir toutes les capacités dont nous avons besoin en matière de douanes, » a-t-il ajouté.

Des solutions pour les importations, les exportations, les entrepôts de stockage et davantage qui permettent l’échange direct de données avec les systèmes de déclaration douanière électronique des autorités douanières nationales dans tous les marchés clés, ainsi que des procédures simplifiées reposant plus sur des licences transfrontalières que sur des procédures simplifiées appliquées individuellement dans chaque pays individuel étaient d'autres aspects cruciaux pour la sélection du bon fournisseur.

Ce sont quelques-unes des principales exigences, mais lorsqu’il s'agit de Zalando, il est toujours question aussi de grands volumes. Tout fournisseur logiciel devrait être capable aussi de faire face aux volumes de ventes et d’expéditions significatifs de Zalando, ce qui a poussé Zalando à fournir des efforts supplémentaires avec les autorités douanières par le passé. Comme vous pouvez l'imaginer, la législation douanière n’est pas toujours conçue pour assister et rassurer les entreprises d’e-commerce.

« Pendant que nous suivons nos idées, nous devons aussi respecter la loi. Par conséquent, nous avions besoin d’un fournisseur très flexible qui fasse fonctionner cela, même s’il est parfois dur de suivre dans le cas où les douanes insistent sur des exigences difficiles de leur côté, mais la conformité douanière est très importante pour nous », a expliqué M. Knopf en continuant : « Une autre exigence difficile à satisfaire était notre besoin d’une plus grande assistance que par le passé. Notre activité est ambitieuse, nos départements des douanes travaillent de 6 h 00 à 23 h 00, ils travaillent aussi les samedis et parfois même les jours fériés. »

C’est là que MIC est entré en jeu. Dès le début, Zalando a été impressionné par l’étendue de la couverture de pays de l'entreprise avec une plateforme unique des TIC, la capacité à fournir une assistance 24h/24, même avec des départements des douanes travaillant de longues heures et pendant les jours fériés et la flexibilité de MIC qui est de la plus grande importance pendant ce genre de périodes dynamiques.

« Certaines entreprises ne peuvent offrir que des solutions pour certains pays et ne sont pas capables de faire fonctionner des processus tels que ceux mentionnés précédemment. Leur assistance n’est disponible que pendant leurs propres heures d’ouverture, mais par définition, cela ne nous suffit pas. De nombreux concurrents de MIC ont expliqué clairement qu’ils ne pouvaient pas répondre à nos attentes ni gérer les volumes excessifs et qu'ils ne pouvaient donc soumettre aucune offre. Enfin, MIC était le seul fournisseur répondant à toutes les exigences obligatoires », a expliqué M. Knopf.

 

Quelle expérience Zalando a-t-il fait avec MIC ?

Depuis le lancement initial en 2019, il est juste de dire que Zalando attendait beaucoup de MIC.

Sur le plan technique, c’était le cas en particulier concernant le traitement de grands volumes de la manière dont le souhaite l'entreprise, avec jusqu’à 14 000 articles par expédition sortant à tout moment pour atteindre environ 1,5 million de postes d’exportation par jour dans un seul pays.

« MIC a rapidement été capable de démontrer qu’il pouvait traiter nos volumes de la manière dont nous le souhaitions », a dit M. Knopf.

« Mais il était encore plus important de comprendre, voire de gérer, le fait que Zalando n’est pas une simple entreprise, ce n’en est pas une, mais comme chacun doit le comprendre, c’est une entreprise d’e-commerce et, par conséquent, tout repose sur les TIC dans cette entreprise. Nous avions besoin d'un partenaire qui puisse commencer les discussions au même niveau que nous », a expliqué M. Knopf.

« MIC a indiqué clairement que nous allions avoir une équipe consacrée à Zalando. Je ne parle pas seulement de l’équipe de projet, nous avons une équipe d'assistance supplémentaire, travaillant pour nous. Et ce sont des gens brillants », s’est émerveillé M. Knopf.

Ce niveau de communication est unique et permet à MIC de fournir des solutions sur mesure à ses clients et c’est un service qui s’est déjà avéré inestimable pour Zalando.

« MIC a compris nos besoins et nos demandes en peu de temps. Ils ont commencé à penser de cette manière telle que « comment puis-je aider ce client ? », « comment pouvons-nous rendre le mode de travail de Zalando pertinent pour nous ? », puis ils l’ont fait correspondre aux thèmes de MIC. C’est ce qui est magnifique et très utile et ces gens sont très, très orientés sur la recherche d'une solution », a commenté M. Knopf, en continuant : « La taille de MIC est parfaite, il est encore possible de parler, disons, au management supérieur quand vous pensez que c’est assez important. Et ils ne diront jamais « oui » parce que vous êtes un client et que vous payez le service. Ils insisteront pour imposer leur opinion s'ils pensent que c’est le mieux. »

 

Qu’est-ce qui a changé chez Zalando à la suite de la collaboration avec MIC ?

Depuis le début du partenariat entre Zalando et MIC, certains projets ont déjà été lancés et certains sont encore en phase de « hypercare » (phase qui suit le lancement).

« Le plus grand compliment que je puisse faire est que nous avons respecté tous les jalons jusqu’à présent. Nous parlons d’un projet de trois ans et tous les jalons ont été respectés dans les temps jusqu’à présent. J’ai géré de grands projets TIC liés aux douanes pendant plus de 20 ans, en travaillant pour quelques-unes des plus grandes sociétés de conseils au monde et ce n’est vraiment pas comme cela que cela se passe généralement », a souligné M. Knopf.

« De nombreux systèmes ont été désormais optimisés et automatisés aussi. Par le passé, une expédition d’exportation depuis le point de départ jusqu’à la remise des marchandises à l’entrepôt nous prenait environ 60 minutes. Maintenant, cela nous prend moins de 15 minutes. Nous avons augmenté notre efficacité d’une très, très bonne manière. De nos jours, nous savons que nous pouvons réduire nos délais de 75 % », a continué M. Knopf et : « Nous avons supprimé de nombreux contournements manuels, nous sommes beaucoup plus à notre aise. »

De plus, le fonctionnement coûteux de deux systèmes parallèles appartient désormais au passé, bien que cela n’ait jamais été le but suprême, comme l’a indiqué M. Knopf.

« Nous considérons des économies d'au-moins 1 million d’euros rien qu’en supprimant le second système et sans qu’aucune adaptation supplémentaire ne soit nécessaire. C’est vraiment très bien, mais nous n'avons pas démarré ce projet pour réaliser des économies. Nous avons démarré ce projet pour augmenter notre efficacité et nous assurer d'avoir une conformité douanière moderne.

 

Zalando compte actuellement sur les solutions de MIC suivantes :

1. MIC-CUST® Importation & Exportation + NCTS (NSTI) pour DE & CH & NO

  • Pour créer automatiquement des déclarations d’importation et d’exportation
  • Pour calculer les droits et les taxes
  • Pour échanger des données directement avec les systèmes de déclarations douanières électroniques des autorités douanières nationales
  • Pour rationaliser le processus complet de transit électronique pour économiser du temps et de l'argent

2. MIC-CUST® GTDC (Global Trade Data Chain ou chaîne mondiale de données commerciales)

  • Pour permettre la préparation automatique des déclarations douanières d'importation pour le marché de destination par une conversion des données des déclarations douanières d’exportation s'y rapportant

3. MIC CCS | CTC (Tarification Douanière) pour DE & CH & NO

  • Pour augmenter le niveau d'automatisation dans la détermination des classifications de tarifs douaniers corrects des produits par le biais d'algorithmes intelligents et conformément aux listes de tarifs douaniers nationaux
  • Pour mettre à jour régulièrement et automatiquement le contenu des tarifs douaniers pour chaque pays dans MIC CCS par l’intermédiaire du Global Trade Content Service (GTCS) (Service de contenu commercial global) de MIC

4. MIC DPS (Filtrage des parties non autorisées)

  • Pour permettre le filtrage au moyen de listes de sanctions
  • Pour permettre le filtrage au moyen de listes noires, de listes blanches et de listes positives
  • Pour permettre la détermination de mots vides et de mots clés
  • Pour envoyer une notification par e-mail en cas de correspondance avec des données de la liste de sanctions

 

Qu’est-ce qui attend Zalando et MIC ?

Comme mentionné précédemment, Zalando tient à atteindre sa croissance d’un volume annuel à deux chiffres prévue en 2020 et il est certain que la technologie de MIC qui est prête pour l’avenir lui permettra d’y parvenir.

« Dans la phase suivante, nous pouvons réduire nos coûts de fournisseurs de logistique tiers qui envoyaient nos données logistiques aux autorités douanières », a expliqué M. Knopf.

Il tient également à construire sur la réussite existante en maintenant ce qui a été élaboré.

« Notre future configuration est que même en cas d’intervention d’un fournisseur tiers, celui-ci devra utiliser le système de MIC. Il est tellement plus facile d’utiliser le système si vous êtes le propriétaire des données maîtres et de leur qualité. Il sera aussi plus facile de changer ensuite entre les fournisseurs de logistique tiers et c’est pourquoi il est important de disposer de sa propre communication directe avec les autorités douanières. Ceci nous permettra d’économiser plus de 1,25 million d’euros par an en Suisse, par exemple. »

Puis, Zalando prévoit de démarrer les importations et les exportations avec la Norvège et le Royaume-Uni, ainsi que de préparer la pratique exemplaire pour ses entrepôts de stockage en vue d’une implantation dans six pays au cours des deux années et demie à venir.

« Au total, nous prévoyons 15 sous-projets avec MIC jusqu’à la mise en place de notre plateforme de conformité douanière et commerciale globale », a commenté M. Knopf.

Du point de vue de MIC, cela signifie un apport de solutions pour le commerce de gros, un processus de retour pour l’exportation suisse vers l'importation allemande, un tableau de bord Zalando et cet entrepôt de stockage Zalando déterminant.

Il est clair que les temps qui viennent seront très chargés pour le partenariat déjà réussi entre Zalando et MIC. Espérons qu'ils continueront à en récolter les fruits.

 

Quelques remarques finales de M. Knopf

« Je suis très heureux de travailler avec MIC. Je sais que nous serons confrontés à quelques problèmes, comme dans tout projet, mais je n'ai jamais rencontré un partenaire si juste. J'aime ce genre de mélange qui vous permet de parler ouvertement et honnêtement dans votre communication. »

« Je sais qu’ils ne procurent pas de conseils juridiques, mais l’équipe de MIC a beaucoup d’expérience. Nos spécialistes trouveront toujours une contrepartie du côté de MIC et cela est très utile. »

« Personnellement, si je considère l’architecture du système de TIC de MIC, j’estime qu’ils sont à la pointe de la technologie. Nous avons fait de très mauvaises expériences avant de travailler avec MIC. Nous devons nous assurer que notre partenaire fournit une architecture de pointe et qu’il tient ses promesses pour garantir un développement chaque année. »

« Notre fournisseur de logiciel douanier doit être capable de suivre notre cadence, de fournir des innovations techniques, d'intégrer les connaissances d’experts dans des solutions automatisées et de fournir des projets dans les délais et dans les limites du budget. Seuls nos « partenaires stratégiques » réussissent. MIC est en bonne voie d’y parvenir. »

 

À propos de MIC

MIC est le leader mondial des solutions logicielles de conformité douanière et commerciale globales. Le groupe MIC emploie actuellement plus de 400 professionnels dans le monde entier. Plus de 700 clients internationaux ont recours aux produits logiciels MIC pour leurs solutions de gestion de la conformité douanière et commerciale globales.

Pour en savoir davantage sur MIC et sur la manière dont nous pourrions aider vos opérations, veuillez nous contacter à [email protected]remove-this.mic-cust.com.


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