Hilti – L’entreprise
Hilti est synonyme de qualité, d'innovation et de relations directes avec la clientèle avec environ 250 000 contacts par jour. Plus de 30 000 collaborateurs dans le monde contribuent à simplifier, à accélérer et à sécuriser le travail sur les chantiers et à enthousiasmer les clients chaque jour une fois de plus. Ce, avec des produits, des systèmes, des logiciels et des prestations de services offrant de la valeur ajoutée. Les idées d’amélioration naissent souvent directement sur place au cours d'un entretien avec les clients. S'il n’existe encore aucune solution Hilti pour un certain défi, celle-ci est alors développée. L’entreprise dont le siège est à Schaan au Liechtenstein investit pour cela chaque année environ 6 % de son chiffre d'affaires dans la recherche et le développement.
L’objectif stratégique : la génération de valeur dans la durée en étant leader du marché et en se distinguant. L’entreprise fondée en 1941 par les frères Eugen et Martin Hilti planifie avec clairvoyance également sur le plan financier. Toutes les actions du groupe se trouvent en la possession du trust familial de Martin Hilti qui garantit la poursuite de la direction de l’entreprise à long terme.
Hilti bâtit un futur meilleur, avec des solutions durables et innovantes. L’entreprise assume sa responsabilité au même titre vis-à-vis de la société et de l’environnement pour s’engager pour un futur meilleur également en dehors de l'activité principale. En plus de la fondation Hilti à but non lucratif, les valeurs que nous vivons au quotidien au contact des membres de nos équipes, de nos partenaires et des clients, y contribuent également : intégrité, courage, travail d’équipe et engagement.
Source : www.hilti.group
La situation initiale chez Hilti. Passage de SAP ECC6.0 à SAP S/4HANA
Depuis longtemps, Hilti porte une grande attention à la gestion mondiale et unique des processus. Avec une responsabilité globale et/ou dans l’ensemble du groupe, tous les processus de Foreign Trade (commerce extérieur) de Hilti (par ex. la gestion du pays d’origine, les opérations douanières, l’AEO, la double utilisation, et beaucoup d'autres processus) ont été reproduit de manière centralisée dans SAP ECC 6.0, en utilisant de vastes développements propres à l’entreprise et un haut niveau d'automatisation.
Le développement du système du Foreign Trade de Hilti a été poursuivi sur de nombreuses années pour exécuter efficacement les processus conformes du commerce extérieur et profiter de potentiels d’économie correspondants en matière de taxes et de coûts.
Il a été alors décidé en 2016 de remplacer SAP ECC 6.0 par S/4 HANA. C’était une décision importante concernant l’ensemble du groupe Hilti et accompagnée d’un plan de projet très ambitieux :
- Démarrage du projet : 2017
- Délai d'implémentation : 2018/2019
- Tout en même temps dans l’ensemble du groupe Hilti avec un lancement à la fin du projet sous la forme d’un BIG BANG
Hilti était ainsi l'une des première entreprises à relever le défi du passage de SAP ECC à SAP S/4HANA. Les répercussions sur l’équipe mondiale des douanes de Hilti ont été énormes, car il n’était pas possible de couvrir toutes les exigences d’Hilti dans le domaine du Foreign Trade et la solution devait être orientée vers l'avenir. C’est pourquoi le projet « Foreign Trade 2.0 » (Commerce extérieur 2.0) a été démarré en janvier 2017 avec pour objectif l’établissement d'un système unique, externe et universel chez Hilti pour la gestion de l’origine des marchandises ainsi que pour la tarification douanière de ses produits qui soit relié par des interfaces au nouveau système SAP S/4HANA ERP et veille ainsi à des processus intégrés.
Exigences et évaluation. Pourquoi Hilti a choisi MIC
Les analyses réalisées par Hilti concernant les exigences et implications du futur système de gestion de l’origine des marchandises ainsi que la tarification douanière ont conduit aux critères de choix fondamentaux suivants :
- Choix d'une solution pour fournisseurs de services qui permette :
- de combler d’éventuelles lacunes de fonction dans la gestion du Foreign Trade de S/4HANA.
- d’être testée et utilisée pendant la phase de transition ERP d’Hilti pour réduire la complexité et diminuer le risque parmi les groupes de participants intéressés (usines d’Hilti).
- de continuer à améliorer la productivité et l’efficacité de la douane par une utilisation efficace des accords de libre-échange ou des optimisations de processus.
- La solution doit correspondre entièrement aux processus spécifiques d’Hilti en matière de Foreign Trade.
- La solution doit éviter des répercussions financières éventuelles et garantir
- que les accords de libre-échange peuvent continuer à être appliqués sans interruption afin de pouvoir réaliser des économies potentielles de 6 millions de CHF chaque année.
- que les produits d’Hilti continuent d’être disponibles pour les 28 pays dans lesquels un certificat d'origine est nécessaire pour l’importation.
- qu’elle soutienne l’objectif visionnaire des TIC d’Hilti concernant un « noyau solide et une frontière flexible ».
L’évaluation et le choix de la solution adaptée pour les fournisseurs de service à l’aide de ces critères ont été effectuées dans le monde entier depuis la centrale d’Hilti et ont eu des conséquences sur les organisations d’Hilti les plus diverses (par ex. usines, centres de distribution régionaux etc.).
Très rapidement après le démarrage du projet « Foreign Trade 2.0 », la division chargée de la conformité globale douanière et commerciale d’Hilti a cherché des fournisseurs de logiciels offrant des solutions pour l’origine des marchandises et les préférences et/ou la tarification douanière et connus pour cela sur le marché. Et, très vite, elle a découvert MIC, le leader dans la fourniture de solutions globales pour la conformité douanière et tarifaire. Hilti a invité MIC et d'autres prestataires à effectuer une présentation, des entretiens et à soumettre une offre correspondante. Des visites de référence ont également eu lieu chez des clients existants de MIC pour se faire confirmer par des tiers ce que MIC avait montré et proposé.
Le projet. Déroulement du projet et lancement
Ce projet a été lancé en septembre 2017. Ce faisant, HILTI a misé sur la solution « Logiciel en tant que service » (SaaS) de MIC et implémenté au préalable les modules de MIC suivants :
- Système de calcul de l'origine - OCS|CALC :
La solution de MIC pour le calcul de l’origine préférentielle (MIC OCS|CALC) aide à remplir une série de règles complexes de l’origine préférentielle de nombreux accords de libre-échange par des traces d'audit complètes et d'optimiser les processus en augmentant le degré d'automatisation.
- Système centralisé de tarification douanière - CCS|CTC :
Le système centralisé de tarification douanière de MIC (MIC CCS|CTC) permet une amélioration de l'automatisation et la traçabilité de la tarification douanière de produits par des algorithmes réglementés et intelligents en tenant compte des tarifs douaniers nationaux actualisés régulièrement.
Concrètement, environ une douzaine d'accords de libre-échange ont été implémenté pour le calcul de l’origine comme par ex. EUCA (EU avec CA), (PAN) CH/LI & EU (AELE avec TR, EU) ou EUMED (EU avec MA, JO, IL, LB). En plus de l'implémentation de ces nombreux accords de libre-échange, quelques nouveaux développements ont également été mis en œuvre dans le cadre de ce projet concernant des ajouts à la fonctionnalité de l’OCS.
Cela concerne entre autres le transfert des préférences qui permet à Hilti, lors de transactions internes en série, de transférer la préférence obtenue d'une usine à l’usine suivante, et ce, de manière entièrement automatisée et pour l’ensemble des documents, ce qui représente un allègement essentiel des processus.
Il est en outre nécessaire de prendre en compte une spécificité suisse et ce, concernant les déclarations des fournisseurs. L’ensemble des déclarations de fournisseurs sont nécessaires par commande (basées sur l’ordre d'achat), il n’y a pas de déclarations de fournisseurs à long terme connues habituellement.
De plus, le calcul d'origine est relié au SAP S/4HANA d’Hilti par le biais d’interfaces bidirectionnelles et automatisé à 100 %. L’information de l’origine calculée de MIC OCS est intégrée automatiquement dans le processus de facturation d’Hilti. Aucune personne n’est impliquée, excepté en cas de messages d’erreur, car il faut intervenir manuellement. Cela permet d’économiser du temps et exempte les utilisateurs de tâches pénibles et répétées de manière constante.
Il ne faut pas oublier que la tarification douanière centralisée pour la palette complète de produits d’Hilti conformément aux exigences nationales avec le système de tarification douanière CCS de MIC. Ici aussi l’intégration a eu lieu avec SAP via des interfaces bidirectionnelles.
Pour MIC, l'intégration avec SAP S/4HANA via des interfaces était l'un des défis essentiels de ce projet. Certes il existe des interfaces SAP standardisées, mais pas pour S4/HANA, c’était une terre totalement inconnue. Il fallait donc d'abord développer et implémenter les interfaces, mais à la fin, on disposait de nouvelles interfaces SAP S/4HANA standardisées. Ainsi, Hilti profite maintenant d’une intégration en continu entre son nouveau système ERP et les solutions logicielles de MIC. Ceci permet des processus douaniers et commerciaux très automatisés et conformes. La communication des interfaces s’effectue en temps réel avec des dossiers XML par le biais de services web SOAP Standard.
Lors d’un projet avec une grande inconnue comme le nouveau SAP S/4HANA à introduire, de nouvelles exigences, qui ont augmenté l’étendue du projet et sa complexité, sont apparues pendant le projet. Ceci à son tour a eu pour conséquence de rendre nécessaires des tests importants du côté d’Hilti et de MIC. Parmi ceux-ci, il fallut aussi surmonter un test de charge du système mi-2008 avec 2000 utilisateurs accédant simultanément au nouveau système Foreign Trade, qui s’est étendu sur un week-end entier et s’est très bien déroulé.
Après ce test, un trait définitif provisoire a été tiré et les interfaces ont été « gelées » à ce niveau de développement, rien ne pouvait plus être changé dorénavant. C’était une mesure de prudence pour ne plus rien risquer jusqu’au lancement et pour pouvoir accéder à un système fonctionnant à ce moment-là.
Le Big-Bang a eu lieu le 26/11/2018. Le lancement de la solution de MIC pour l’origine des marchandises et les préférences ainsi que pour la tarification douanière centralisée au sein de l’ensemble du groupe Hilti a eu lieu à une heure d'intervalle et en harmonie avec le passage de SAP ECC6.0 à SAP S/4HANA. Dès le départ, aucun retard n’était « permis » et il n’y en a pas eu non plus jusqu’à la fin.
Résumé et voix sur le projet
Le projet entier s’est distingué par une collaboration professionnelle et orientée sur les solutions et a toujours été axé sur la vision d’ensemble et ne s’est pas trop perdu dans les détails.
Tous les jalons ont été atteints dans les délais, bien que de nombreuses exigences supplémentaires aient été définies pendant le projet.
Le projet a été mis en œuvre et conclu pendant la durée prévue, en respectant le budget prévu et dans une qualité irréprochable.
L’utilisation de la solution SaaS de MIC permet maintenant à Hilti de pouvoir axer son attention davantage sur les processus principaux dans son système ERP SAP S/4HANA (noyau solide). Ce, en raison de la flexibilité supplémentaire obtenue par MIC et le besoin d'adaptation moins important concernant les changements législatifs réguliers dans le domaine de la conformité douanière et commerciale (frontière flexible).
Hilti et les étapes suivantes
Le contrat signé avec MIC contient en supplément le sous-module MIC OCS|SCS (sollicitation des certificats d’origine pour les fournisseurs) qui permet une gestion intelligente et efficace des fournisseurs pour de nombreux accords de libre-échange dans le monde par le biais du portail web de MIC pour les fournisseurs.
Mais il est surtout souhaité de se consacrer en permanence au développement de systèmes et à l’automatisation pour continuer à augmenter l’efficacité des processus.
Nous souhaitons à toutes les parties concernées la continuation de leur succès avec le même élan et le même engagement !