Interview avec
Harald Boes, chef de la gestion & règlements douaniers/ sécurité du transport aérien | Customs Management & Policies/ Air Cargo Security, ZF Friedrichshafen AG
et
Robert Hettler, chef senior corporate finance, informatique, F&A/ FC logistique externe | FC Outbound Logistics (FISO), ZF Friedrichshafen AG
La société ZF Friedrichshafen AG
Le groupe ZF est un leadeur mondial dans le domaine des techniques d'entraînement et de châssis ainsi que des techniques de sécurité passive et active. L'entreprise, qui a repris TRW Automotive le 15 mai 2015, est constituée de 230 sites répartis dans 40 pays. En 2014, ces deux sociétés alors indépendantes employant 134 000 employés ont réalisé un chiffre d'affaires de plus de 30 milliards d'euros. ZF est l'un des trois premiers fournisseurs de pièces automobiles au monde.
Source : www.zf.com
La situation de départ de ZF : une entreprise qui a grandit de manière décentralisée
ZF était jusqu'en 2011 une entreprise décentralisée composée d'entités juridiquement indépendantes. D'un point de vue technique, toutes les divisions présentes en Allemagne utilisent des systèmes SAP indépendants qui ont évolué différemment depuis leur introduction, notamment en ce qui concerne les processus de preuves d'origine préférentielle.
En août 2011, ces entreprises indépendantes ont fusionné pour former le groupe ZF Friedrichshafen AG. Dans le cadre de cette fusion, une autorisation relative au processus de preuve de l'origine préférentielle a été mise en place pour toute la société ZF Friedrichshafen AG. Avec la mise en place de ce processus, il était nécessaire de nommer un responsable du processus de preuve d'origine préférentielle de ZF auprès du bureau de douane principal.
C'est Harald Boes, chef des règlements & de la gestion douaniers / sécurité du transport aérien, qui a pris la responsabilité générale de l'origine préférentielle. Il souligne : " La gestion, la maîtrise et le contrôle du processus de preuve de l'origine préférentielle à partir des neuf systèmes SAP différents, dont nous disposions jusqu'à maintenant, n'ont été possibles qu'après un effort considérable. On atteint rapidement les limites du possible lorsque l'on pense qu'il faut personnaliser neuf fois la même chose, ce qui ne serait nécessaire qu'une fois si nous avions un seul système. Cette situation a fait l'objet de nombreuses discussions en interne dans le but de mettre en place un système unifié de preuve de l'origine préférentielle pour tous les sites du groupe ZF. "
En plus des conditions techniques et de la nécessité d'établir un système unifié de processus de preuve de l'origine préférentielle, ZF considère qu'il est également important de standardiser les systèmes informatiques au sein de tout le groupe. Dans le cadre de l'évaluation de l' " Application Landscape ", le service informatique de ZF s'est heurté presque au même moment aux différents processus de gestion de preuve de l'origine préférentielle dans les systèmes SAP.
Robert Hettler, chef senior corporate finance, informatique, F&A/ FC logistique externe, explique : " Nous avons constaté que les processus de gestion de la preuve de l'origine préférentielle étaient reproduits dans tous les domaines des systèmes SAP, ce qui nous a surpris positivement au départ. Mais malheureusement, tous les systèmes étaient organisés différemment. Et étant donné qu'à ce moment-là, le besoin d'unifier les processus était de plus en plus grand d'un point de vue commercial, en particulier pour Monsieur Boes, cela a donné un nouvel élan au processus. "
En janvier 2014, le Material Management Council (MMC) de ZF a initié et mandaté le projet " Ready for Preferences " (prêts pour les préférences). Le but : établir un système unifié et global au sein de tout le groupe ZF pour le processus de preuve de l'origine préférentielle, soit avec l'environnement SAP existant ou bien avec un système externe.
Les conditions : de quoi doit être capable un système global ZF pour le processus de preuve de l'origine préférentielle ?
La gestion correcte des preuves de l'origine des biens est essentielle pour l'utilisation des avantages tirés de l'accord relatif à l'origine préférentielle selon les règles établies dans cet accord. Pour cette raison, la nouvelle solution de logiciel doit dans tous les cas être capable d'assurer tous les aspects de la gestion de la preuve de l'origine préférentielle afin de garantir une sécurité juridique.
De plus, cette solution doit être capable de soutenir ZF dans la centralisation et le contrôle de la gestion de la preuve de l'origine préférentielle au-delà des différents systèmes et des différentes usines en permettant un accès centralisé aux données et processus présents dans le système de gestion de la preuve de l'origine préférentielle afin d'atteindre la transparence nécessaire.
Cette solution devra être reconnue par les autorités nationales et internationales de gestion de la preuve de l'origine préférentielle et utilisable par tous les autres sites de production du groupe ZF pour la gestion de la preuve de l'origine préférentielle afin de tirer profit des avantages de l'accord de libre-échange. De plus, elle doit offrir un niveau d'automatisation continu et le plus élevé possible.
Recherche partenaire adéquat. Pourquoi ZF a choisi MIC
Il est bien entendu que les employés des services de gestion douanière sont au courant des preuves de l'origine préférentielle, mais qu'en est-il des employés des autres services, par ex. le service informatique, qui participent également au projet " Ready for Preferences " ?
C'est la raison pour laquelle il était indispensable de mettre les connaissances de toutes les personnes participant au projet à niveau sur ce sujet. Afin de pouvoir prendre une décision qualifiée pour la meilleure solution possible pour un système global et unifié au sein du groupe ZF pour le processus de preuve de l'origine préférentielle, tous les participants ont pris part à un séminaire de gestion douanière en février 2014 portant sur l'origine des marchandises et les préférences.
En parallèle, ZF a commencé à se renseigner sur les fournisseurs de logiciels de solutions de traitement de l'origine préférentielle présents sur le marché. Grâce aux recommandations d'autres entreprises de l'industrie automobile, on a très rapidement découvert MIC Customs Solutions, le leadeur en fourniture de solutions de gestion douanière.
Dès mars 2014, les trois fournisseurs retenus, dont MIC, ont été conviés à une première présentation. Les informations que ZF a pu recueillir lors de ces présentations ont constitué le fondement du projet interne du groupe ZF en avril 2014 et ont servi de base à la mise en place d'un cahier des charges. En mai 2014, les fournisseurs ont fait des présentations détaillées. Celles-ci ont apporté plus de clarté. Lors des ateliers qui ont suivi en juin, seuls MIC et un autre fournisseur étaient encore dans la course.
Robert Hettler explique: " Suite aux négociations des contrats qui ont suivi, c'est MIC qui a été le plus convaincant. Il faut souligner le fait que MIC a été sélectionné à l'unanimité, même du point de vue informatique, MIC proposait le système le plus avancé en terme de fonctionnalité ce qui faciliterait notre travail grâce aux nombreuses fonctionnalités. Le système couvre tous les aspects du commerce extérieur de la meilleure manière qu'il soit. "
Ce résultat a été remis au comité de direction de ZF et dès août 2014 nous étions certains que MIC deviendrait le nouveau fournisseur de solutions de processus de preuve de l'origine préférentielle de la société ZF Friedrichshafen AG.
La coopération entre ZF et MIC : déroulement du projet et lancement
Le lancement du projet-pilote avec un calendrier très ambitieux a eu lieu seulement une semaine après la prise de décision que MIC serait le fournisseur de ZF : ce dernier prévoyait d'un côté que le pilote, l'unité opérationnelle "Electronic systems" basée à Auerbach, travaillerait sur le système productif de la solution de preuve de l'origine préférentielle de MIC dans un délai de six mois. D'un autre côté, toutes les facettes du calcul de l'origine préférentielle, qui serait ensuite utilisé au sein de tout le groupe ZF, devraient être mises en place également sur le site pilote dans le but de faciliter et d'accélérer le déploiement sur les différents sites.
Malgré ce challenge, tous les participants ont respecté le calendrier à la lettre. Beaucoup de temps et d'efforts ont été investis afin d'atteindre cet objectif.
Le projet pilote mené chez ZF "Electronic Systems" à Auerbach se divisait en trois phases :
- Phase 1 - Collecte des déclarations des fournisseurs avant fin 2014
La collecte et la gestion des déclarations des fournisseurs ont été lancées via le module de MIC OCS (Supply Chain Solicitation) dès fin novembre 2014. Dans le cadre de cette phase du projet, des ateliers portant sur les exigences générales de ZF ont eu lieu. La division de l'équipe en un grand groupe de travail et un petit groupe s'est avérée très positive durant cette phase. Le grand groupe de travail élaborait et sélectionnait les modèles de textes généraux, le petit groupe assurait ensuite le déploiement sur le site pilote.
- Phase 2 - Calcul de l'origine de la marchandise avant fin mars 2015
Après la première phase, la mise en place des processus nécessaires pour le calcul de l'origine de la marchandise a eu lieu lors de la deuxième phase : la mise en place des règles de l'origine de la marchandise, le test de ces règles et processus et la formation des employés constituent quelques unes des tâches effectuées. Lors de cette phase, les données collectées lors de la première phase ont été utilisées et la communication entre MIC et SAP s'est effectuée grâce aux interfaces.
- Phase 3 - Lancement le 25 mars 2015
Après le lancement réussi du système productif définitif sur le site pilote à Auerbach le 25 mars 2015, Harald Boes a commenté : " Le système productif de MIC OCS de calcul de l'origine préférentielle est en service depuis hier soir 18h00 sur notre site pilote à Auerbach. Je remercie toute l'équipe pour leur investissement exceptionnel durant ces derniers jours et dernières semaines. Toute l'équipe du projet, le service informatique de ZF, MIC et l'équipe pilote ont coopéré pleinement. C'est unique. ZF et MIC ont mise en place conjointement un nouveau standard européen en terme de solution de calcul de l'origine préférentielle des marchandises. Des deux côtés, les bonnes personnes se sont trouvées au bon endroit au bon moment. Notre fournisseur MIC a renforcé de manière durable le processus d'origine préférentielle de ZF grâce à une équipe exceptionnellement bonne et un produit exceptionnellement bon. Même pour l'avenir, nous pouvons nous considérer comme étant compétitif grâce à MIC. "
De plus, le module MIC CCS de tarification douanière des articles de ZF a été introduit avec son intégration à SAP, qui contient aussi une interface dans SAP de retour des articles tarifés dans le système MIC CCS.
Le projet pilote a ainsi été mis en place et terminé dans les délais prévus dans le calendrier en respectant le budget prévu et de la meilleure qualité qui soit. Ce qui ne coule pas de source en ce qui concerne les projets informatiques.
Les avantages de ZF grâce à la mise en place de la solution MIC
Robert Hettler et Harald Boes considèrent que la solution MIC apporte les avantages suivants pour le groupe ZF :
- " Il n'y a qu'un seul système global pour le groupe ZF. Tout est ou sera centralisé sur le serveur situé en Allemagne et on aura accès aux données par les mêmes interfaces que l'on soit aux États-Unis, en Chine ou au Brésil. "
- " Nous avons maintenant la possibilité de tirer profit des synergies notamment pour le développement continu, le support ou la mise à disposition des " services partagés ".
- " Neuf processus différents pour neuf systèmes ERP sont désormais standardisés et centralisés dans un seul processus. Cela signifie également qu'il ne faudra plus assurer la maintenance et l'entretien que d'un seul système. "
- " Nous disposons désormais d'un système juridiquement sûr et maîtrisable, auquel on a accès de manière centralisée et disposons de plus de transparence avec une meilleure clarté dans les calculs de l'origine des marchandises. "
- " Le travail des employés est désormais d'une plus grande valeur. Ils peuvent consacrer plus de temps au contrôle des processus. Le traitement monotone des déclarations des fournisseurs est désormais de l'histoire ancienne grâce à la solution de portail Web pour les fournisseurs correspondants. "
Les futurs projets de ZF : les prochaines étapes
Le déploiement sur tous les sites de ZF présents en Allemagne, qui a suivi le projet pilote comme cela était prévu, est déjà en cours. Le calendrier est là aussi très ambitieux car le déploiement en Allemagne doit être effectif cette année, dont le lancement du système productif sur tous les sites. Afin de pouvoir atteindre cet objectif, le logiciel est déployé en parallèle sur 2 sites depuis juin 2015.
En juin 2015 a eu lieu également le lancement du projet pilote pour les États-Unis. De la même manière qu'en Allemagne, la solution MIC de calcul de l'origine et de gestion des déclarations des fournisseurs dont la tarification douanière sera mise en place sur un site, en Caroline du Sud. Le lancement du système productif est prévu pour octobre 2015.
En 2016 suivra le déploiement en Corée et en Autriche. De plus, la mise en place d'un système de tarification douanière entièrement automatisé est en cours.
Nous souhaitons à tous les participants beaucoup de succès avec une ardeur et un engagement constants !
S'il vous semble que cela est exactement ce dont vous avez besoin, n'hésitez pas à nous contacter via pour en savoir plus.