Les entreprises multinationales sont confrontées à de grands défis en matière de conformité lorsqu'elles doivent faire face à des exigences juridiques internationales en constante évolution. La gestion de la conformité douanière et commerciale a un impact significatif sur les lieux de production et les décisions d'achat, les délais de livraison, les économies de coûts et les avantages concurrentiels. Il est donc crucial que le logiciel GTM (Global Trade Management, gestion du commerce mondial) approprié soit en place et pleinement intégré à l'infrastructure informatique globale de l'entreprise (par ex. système hôte ERP) ainsi qu'avec ses processus commerciaux de conformité douanière et commerciale afin d'accroître l'efficacité, de garantir la transparence, de minimiser le risque de non-conformité et de réduire les coûts.
Chez MIC, nous fournissons ce service. MIC est le premier fournisseur mondial de solutions logicielles de conformité douanière et commerciale internationale et propose une solution logicielle GTM configurable unique qui répond aux besoins des entreprises de toute taille et de tout secteur d'activité nécessitant une gestion de la conformité douanière et commerciale internationale. Le logiciel est développé et fourni organiquement sur une plateforme conviviale. 1 système source GTM avec 1 base de données, 1 interface utilisateur graphique et 1 service de maintenance et d’assistance dans le monde entier.
Déjà plus de 700 clients répartis dans plus de 55 pays sur six continents utilisent le logiciel de conformité douanière et commerciale MIC et parmi eux nous comptons aussi l’usine de Magna Steyr à Graz (Magna Steyr Fahrzeugtechnik AG & CO KG).
Un aperçu de l’usine de Magna Steyr à Graz
L’usine de Magna Steyr à Graz joue un rôle particulier au sein de Magna. Outre son histoire centenaire, le site se caractérise par sa grande taille et sa compétence complète en matière de véhicules. Le site de Graz est le plus grand au sein de Magna International dans le monde. Avec la gamme actuelle de produits et de modèles, Magna Steyr couvre toute la gamme des technologies de transmission : du moteur à combustion interne aux véhicules purement électriques en passant par les véhicules hybrides rechargeables. Cela fait de Magna le premier, et actuellement le seul constructeur contractuel de véhicules au monde à fabriquer cette large gamme de véhicules pour différents clients.
Source: https://www.magna.com/de/unternehmen/unternehmen/magna-gruppen/magna-steyr
Modules MIC utilisés et leur disponibilité
Depuis maintenant plus de 25 ans, MIC fournit des éléments de sa plateforme de solutions logicielles de conformité douanière et commerciale à Magna à Graz. Parmi les modules MIC utilisés par Magna Steyr à Graz, vous trouverez par exemple : MIC-CUST® pour les importations et les exportations ainsi que le inward processing relief (IPR, perfectionnement actif), MIC Intra pour le rapport Instrastat ou MIC OCS pour la supply chain solicitation (SCS, sollicitation de la chaîne d’approvisionnement). Tous ces modules sont réalisés sur place et avec des interfaces spécifiques aux systèmes ERP de Magna qui répondent ainsi pleinement aux exigences de Magna.
Toutefois, l'ensemble des solutions logicielles de conformité douanière et commerciale de MIC se compose des modules suivants:
- Global Trade Content Services (MIC GTCS, services de contenu sur le commerce mondial) pour les différents processus de conformité douanière et commerciale (par ex. les listes de marchandises pour le contrôle des exportations, les taux de change, les listes de codes comme les bureaux de douane, les tarifs douaniers, etc.) couvrant plus de 150 pays et assurant des mises à jour automatiques régulières pour tous les modules MIC.
- Central Classification System (MIC CCS, système de classification central) pour aider les entreprises à automatiser le processus de classification des tarifs douaniers et des contrôles à l'exportation à l'aide de règles de sélection et de correspondance validées par l'utilisateur, d'arbres de décision et d'algorithmes de suggestion utilisant l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique (IA/AA) afin d'obtenir une classification cohérente de tous les produits à l'échelle mondiale et, par conséquent, d'améliorer la conformité et de réduire la charge de travail et les coûts.
- Origin Calculation System (MIC OCS, système de calcul de l’origine) pour la gestion automatisée des déclarations de fournisseurs via un portail web innovant et le calcul automatisé de l'origine préférentielle et non préférentielle avec une piste d'audit complète pour plus de 250 accords de libre-échange (ALE) dans le monde.
- Solution globale de dépôt pour les processus électroniques automatisés de dédouanement à l'exportation et à l'importation (MIC-CUST®) avec les systèmes des autorités douanières locales répartis dans plus de 55 pays sur 6 continents y compris les régimes spéciaux tels que le régime de perfectionnement actif (IPR, Inward Processing Relief), l'entrepôt sous douane (BWH, Bonded Warehouse), la zone de commerce extérieur (FTZ, Foreign Trade Zone), la zone franche (FZ, Free Zone), le commerce de transformation et autres. Cela inclut également la gestion des stocks exigée par la loi.
- Export Control Management (MIC ECM, gestion du contrôle des exportations) pour le contrôle centralisé des transactions commerciales conformément à la législation sur les exportations, y compris la vérification des listes de sanctions, les contrôles d'embargos, le contrôle de l'utilisateur final/de l'utilisation finale et les examens de double usage, l'identification des exigences en matière de licences et la gestion des licences.
- Analyse des données MIC et leur visualisation collecter, traduire et transformer les données provenant de différentes sources (par ex. rapports d'autorité, données de déclaration des courtiers, importation MIC-CUST®, exportation MIC-CUST®, systèmes informatiques internes) en langage lisible selon les ensembles de données de l'Organisation mondiale des douanes, de l'UE et de chaque pays. Dans le cadre d'un contenu commercial tel que les tarifs douaniers et les accords de libre-échange, ces ensembles de données deviennent des informations utilisables. Toutes ces informations sont préparées de manière à pouvoir être visualisées rapidement et facilement, que ce soit via des interfaces API dans les solutions internes ou directement sur la plateforme MIC pour être analysées et interprétées.
La nécessité d'en faire plus du fait de l'approvisionnement mondial
Comme déjà mentionné plus haut, Magna Steyr à Graz utilise certaines des solutions logicielles de MIC en matière de douane et de conformité commerciale depuis les années 1990. Une solution est le système de sollicitation de la chaîne d'approvisionnement (SCS) de MIC utilisé pour la sollicitation des fournisseurs en tant que solution de portail web B2B, qui constitue l'une des deux parties de l'OCS de MIC. Cela permet à des clients comme Magna à Graz de gérer efficacement les déclarations des fournisseurs. En général, les fonctions suivantes sont comprises dans OCS SCS :
- L’affectation et la maintenance des fournisseurs, ainsi que l'attribution des fournisseurs aux membres de l'équipe sélectionnés, sur la base du flux de travail
- La standardisation mondiale du processus de gestion des déclarations des fournisseurs
- La collecte automatique des informations clés pour les déclarations du fournisseur via l’intégration ERP/système(s) hôte(s)
- Les demandes manuelles et/ou automatisées pour les déclarations des fournisseurs (via web, e-mail ou papier)
- Le portail web pour la saisie directe des données et/ou le téléchargement de fichiers par le fournisseur, incluant la possibilité pour le fournisseur de faire expirer ou de modifier des informations spécifiques sur l'origine des pièces et de saisir des informations clés supplémentaires (par ex. la classification du contrôle des exportations, le numéro de tarif)
- Le processus automatisé et intelligent de suivi comprenant un mécanisme de rappel
- Et bien d’autres fonctions
Toutefois, une sollicitation efficace des fournisseurs n'est qu'un aspect de la question lorsqu'il s'agit de tirer parti des avantages offerts par les accords de libre-échange (ALE). De plus, cela requiert la capacité de calculer de manière optimisée et conforme l'origine préférentielle d'un produit fini.
M. Gerald Lorbek, Responsable de la conformité douanière et des exportations chez Magna Steyr à Graz, déclare : „Cela fait déjà de nombreuses années que nous gérons les déclarations de fournisseurs à long terme avec l’application MIC (OCS SCS),” et poursuit, „mais le calcul de l'origine préférentielle a été effectué avec une application externe et n'était pas entièrement intégré. En raison de la mondialisation de l'approvisionnement, il sera de plus en plus difficile d'appliquer les règles préférentielles aux produits finis. De plus, avec le système précédent, il n'est pas possible d'effectuer une vérification des comptes/protocoles. Le calcul de simulation était impossible avec l’application existante.“
Pour les entreprises internationales, comme Magna Steyr à Graz, qui achètent des matières premières et des pièces détachées de différentes sources dans le monde, il est important de savoir et de comprendre que les ALE mondiaux offrent des économies potentielles de droits de douane, ce qui leur procurent un avantage concurrentiel. Toutefois, les entreprises ne peuvent tirer parti de ces économies potentielles et de ces avantages concurrentiels qu'en se conformant à un certain nombre de règles d'origine complexes et en conservant une documentation détaillée. Pour ce faire, elles doivent mettre en place des processus et des logiciels de calcul de l'origine des marchandises conformes aux lois et aux exigences d'audit applicables, afin d'éviter d'éventuelles amendes et de futurs coûts imprévus.
L’application en place pour le calcul de l’origine préférentielle chez Magna Steyr à Graz n’a pas pu fournir cette information en intégralité, comme l’a décrit M. Lorbek, et c’est la raison pour laquelle Magna Steyr à Graz a décidé de chercher une autre solution.
Introduction du module de calcul d’origine de MIC : OCS CALC
Les exigences relatives au nouveau logiciel de calcul de l'origine préférentielle étaient claires. M. Lorbek explique : „l’exigence était d’intégrer pleinement le calcul de l’origine préférentielle au système de gestion des déclarations de fournisseurs sur le long terme, c’est ce qui était dans le module MIC-SCS. Par ailleurs, il était important d’utiliser toutes les méthodes pour améliorer le résultat de l’origine préférentielle, telles que le calcul de sous-ensembles, la prise en compte du contenu partiellement préférentiel de certains composants pour réaliser le produit et règle d'origine spécifique à l'accord commercial pour les produits finis correspondants. Mais aussi des changements rétrospectifs des prix sur les anciens travaux doivent être pris en compte pour le calcul de l’origine préférentielle.”
Et c’est ce que l’OCS CALC de MIC soutient pour une multitude d’ALE dans le monde entier. Il s’intègre totalement à l’OCS SCS, au module de sollicitation des fournisseurs et permet un calcul optimisé de l'origine des marchandises en se basant sur des nomenclatures à plusieurs niveaux, aboutissant à la création de la documentation appropriée du certificat d'origine. Par ailleurs, chaque étape du processus est traçable grâce à une piste d'audit complète. Les changements concernant le statut d'origine des marchandises sont détectés de manière fiable, les marchandises concernées sont recalculées et la conformité est donc maintenue, le tout de manière continue.
Tout cela, ainsi que le fait que MIC ait fourni son application douanière à Magna Steyr à Graz pendant plus de 25 ans et que l’OCS SCS de MIC était déjà en place, ont conduit Magna à choisir de passer au module de calcul d’origine OCS CALC de MIC. Cette décision a offert à Magna Steyr à Graz la possibilité d’avoir à la fois la sollicitation des fournisseurs et le calcul de l'origine préférentielle des marchandises, dans un seul système.
L’OCS CALC permet aux clients comme Magna à Graz un calcul optimisé de l’origine des marchandises avec les caractéristiques suivantes:
- Méthodes descendante, ascendante et d'accumulation (calcul des avantages) donnant des résultats beaucoup plus positifs en matière de calcul de l'origine
- Détermination de l’origine préférentielle des marchandises ainsi que l’origine en vertu du droit commercial (pour les produits individuels ou les gammes de produits)
- Calcul très performant de l'origine des marchandises pour les nomenclatures à plat et à plusieurs niveaux
- Valeurs par défaut et des seuils de tolérance configurables disponibles
- Calcul de la valeur seuil (prix de vente minimum)
- Prise en charge de la logique de prix min / max
- Calcul de l'origine des marchandises entre usines et entre systèmes
L'ultime point fort de ces caractéristiques de calcul est le calcul de l’avantage unique de MIC. Ce mélange de calculs descendants, ascendants et d'accumulation donne des résultats beaucoup plus positifs en matière de calcul de l'origine, ce qui peut changer la donne pour les clients de MIC.
Le déroulement du projet et les défis rencontrés
Outre la mise en œuvre des fonctions logicielles standard du module OCS CALC de MIC, certaines exigences spécifiques de Magna Steyr ont dû être développées. Des modifications de la logique de recherche de prix, des fonctionnalités supplémentaires dans l'écran d'explosion de la nomenclature, la mise en œuvre de la logistique des pièces PAB de Magna, l’intégration avec le système ERP de Magna, pour n’en citer que quelques-uns.
En gardant cela à l'esprit, on peut dire que le démarrage et la mise en route du projet ont été tout à fait conformes aux attentes, et que la communication du projet a été excellente. Cependant, il y a également eu quelques obstacles à franchir au cours du projet.
M. Lorbek explique : „La gestion du projet MIC était structurée. Lors des sessions d’atelier, MIC ne pouvaient pas répondre à toutes exigences spécifiques, mais une solution a finalement été trouvée, qui n'a en rien compromis ce projet.” Interrogé sur le fait de savoir s'il y avait eu des défis particuliers, M. Lorbek a répondu : „En termes de performance du système : l'énorme quantité de données et le traitement de toutes ces données dans un certain laps de temps. Il y a eu quelques problèmes avec les rapports, mais au final MIC les a aussi résolus. Et le projet était fini dans le temps imparti!”
Remarques finales
Au vu des résultats du projet, M. Lorbek déclare : „Il y a des améliorations et des avantages concernant le résultat préférentiel suite aux mesures prises, telles que le calcul des sous-ensembles, la part préférentielle partielle pour certains composants ainsi que l’usage des règles d’origine spécifiques aux accords de libre-échange. De plus, OCS de MIC nous permettrait d'effectuer un calcul préférentiel pour les volumes de production supplémentaires.”
Pour finir, M. Lorbek donne le conseil suivant à ceux qui veulent mener un projet similaire et réussir : „Les chiffres de vente des différents marchés pour les produits finis doivent être disponibles. La disponibilité des interfaces de l'ERP concernant la nomenclature, le coût des matériaux, la destination finale du produit et les prix de vente doit être indiquée.”