Les entreprises qui opèrent au sein et autour de l'Union européenne au 21ème siècle, il n'y a aucun doute sur le fait que les statistiques et les données jouent un rôle essentiel pour leur fournir des informations capitales dans leurs processus décisionnels.
L'importance des données exactes tend à devenir plus importante au fur et à mesure de l'évolution du monde des technologies. Ces données sont plus vitales que jamais, même avant que les entreprises ne prennent conscience des tenants et des aboutissants du système Intrastat qui aide à générer ces données à l'échelle de l'Union Européenne.
Introduit en 1993, Intrastat est maintenant un composant essentiel de l'infrastructure économique de l'U.E. mais il reste efficace et utile seulement si les entreprises s'assurent qu'elles s'occupent des papiers nécessaires pour fournir les données à Intrastat au moment où cela est nécessaire.
Vue d'ensemble
Pour faire simple, Intrastat est le système utilisé pour collecter les statistiques portant sur le commerce des biens entre les Etats-membres de l'U.E., à l'exclusion des prestations de service sauf dans certains cas de figure exceptionnels.
Ce système est en service depuis l'entrée en vigueur du marché unique et a remplacé les déclarations douanières comme source de statistiques commerciales au sein de l'U.E. En demandant aux entreprises de lui fournir des données relatives à leurs activités commerciales à partir d'un certain seuil, il est possible pour le bureau européen des statistiques, Eurostat, de collecter une banque exhaustive de données comparables et fiables.
Ces informations sont d'une importance cruciale pour toutes les personnes impliquées dans l'écosystème commercial européen, des gouvernements aux entreprises elles-mêmes. En termes économiques généraux, les données Intrastat sont utilisées en tant qu'indicateur important de la performance d'un pays donné, informant sur les politiques commerciales à venir, les variations des taux d'intérêts et les politiques à mettre en place. En effet, cela n'est pas intéressant uniquement à l'échelle nationale, car ces données sont également consultées par la Commission européenne, la Banque centrale européenne et les organismes des Nations Unies telles que le Fonds monétaire international.
Les entreprises individuelles peuvent également bénéficier directement de la disponibilité des données d'Intrastat, car cela leur donne l'opportunité d'analyser les tendances du marché, voir quelles entreprises sont en tête dans un domaine donné, identifier les opportunités commerciales éventuelles et enfin atteindre un plus grand succès.
Responsabilités légales
Cependant, afin de s'assurer que l'avantage soit réel, il est essentiel que toutes les entreprises opérant au sein de l'U.E. respectent leurs responsabilités légales en soumettant assidûment les déclarations au moment demandé.
Les entreprises qui soumettent leurs déclarations auprès d'Intrastat doivent s'assurer qu'elles conservent et fournissent les informations suivantes :
- leur numéro d'identification
- la période de référence
- le flux (réceptions/ expéditions)
- la marchandise concernée, en utilisant le code à huit chiffres de la nomenclature combinée de l'U.E.
- le pays membre de l'U.E. ;
- la valeur de la marchandise dans la devise locale
- la quantité de biens
- la nature de la transaction
A l'exception de l'Italie, chaque pays-membre a une valeur-seuil annuelle en-dessous de laquelle une entreprise n'est pas tenue de remplir les fichiers Intrastat. De nombreux pays appliquent un seuil différent pour les réceptions et les expéditions. Pour cette raison, il est important pour les entreprises de contrôler le changement de ces seuils pour chacun des pays avec lesquelles elles ont des relations commerciales.
Les entreprises sont tenues de soumettre ces documents avec précision et selon les délais fixés en gardant à l'esprit que le non-respect de ces dispositions peut être considéré comme une infraction pénale, en particulier si elles ont déjà des antécédents de retard de soumission. Les entreprises qui se retrouvent dans cette situation peuvent être passibles d'une amende ou même de poursuites pénales, ce qui signifie que cela relève de la conformité et doit être pris au sérieux.
Les entreprises visionnaires doivent également s'assurer de conserver des copies de leurs dossiers afin de s'assurer que toutes leurs transactions et leurs dépôts auprès du bureau soient identifiables et vérifiables. Pour les organisations qui sont souvent impliquées dans le commerce européen, les logiciels commerciaux peuvent les aider à automatiser les procédures de rapport auprès d'Intrastat.
Par exemple, MIC INTRA est un pack-logiciel dédié à Intrastat qui offre une solution efficace et rentable pour les rapports Intrastat à travers tous les pays-membres de l'U.E., qui convertit automatiquement les données des expéditions Intrastat en format réception Intrastat spécifique à un pays. Il réduit également les interfaces-systèmes et minimise le besoin en saisie manuelle.
En prenant cette question en main, les entreprises multinationales s'assurent qu'elles remplissent leurs obligations légales tout en gagnant un avantage significatif vis-à-vis de leurs concurrents.