SADI S.p.A. (Appartient au Groupe FCA) commence à unifier et automatiser ses procédures douanières parmi ses différentes organisations nationales avec une solution standardisée de logiciel douanier

Histoires de Succès | Contrôle des Exportations | Tarification & Classification | Gestion de Dédouanement | 15 mai 2018

Une solution douanière centralisée et standardisée pour les processus d'importation et d'exportation automatisés.


Interview avec

Mme Giulia Scaglioni, TIC & Support technique - Gestion des services & demandes - Douanes chez SADI S.p.A., Turin, Italie

 

SADI S.p.A. - Appartient au groupe FCA

SADI S.p.A. appartient au groupe Fiat Chrysler Automobiles (FCA). Le Groupe conçoit, crée, fabrique et vend des véhicules ainsi que des pièces et des services, des composants et des systèmes de production apparentés dans le monde entier par le biais de 162 installations de fabrication, 87 centres R&D, des concessionnaires et des distributeurs dans plus de 150 pays. Son écurie de marques comprend Abarth, Alfa Romeo, Chrysler, Dodge, Fiat, Fiat Professional, Jeep, Lancia, Ram, Maserati et Mopar, les pièces et la marque de service. Les entreprises du Groupe comprennent également Comau (systèmes de production), Magneti Marelli (composants) et Teksid (fer et moulages). En outre, le financement de détail et du concessionnaire, les services de leasing et de location associés et à l'appui de l'activité automobile du Groupe sont fournis soit par des filiales ou des partenaires financiers (tels que les sociétés captives, les filiales, les coentreprises avec des banques et/ou des établissements financiers prépondérants, des prestataires spécialisés).

Vous trouverez plus d'informations sur le Groupe FCA sur son site Internet www.fcagroup.com.

 

Défis auxquels est confronté SADI – La situation initiale

Au sein du groupe FCA, SADI couvre les opérations douanières pour FCA dans des pays spécifiques qui sont le Brésil et l'Argentine en Amérique du sud - l'Italie, la Pologne, la Serbie, la Belgique, la Grande-Bretagne et la France sont couverts dans la région EMEA. SADI exécute les activités douanières pour FCA en qualité de prestations de services interentreprises dans tous ces pays.

L'un des problèmes les plus complexes avec la plus grande priorité pour SADI est lié au fait qu'il emploie différentes solutions logicielles douanières dans chacun des pays susmentionnés. Ceci représente un véritable élément bloquant lorsqu'il est question de standardisation et d'automatisation des procédures douanières parmi les différentes organisations nationales. La standardisation et l'automatisation des procédures douanières offriraient des potentiels considérables en termes d'économies et contribueraient positivement au niveau de conformité du Groupe.

C'était une raison suffisante pour SADI de générer un projet baptisé HERMES. Giulia Scaglioni - TIC & Support technique, Gestion des services & demandes chez SADI - déclare : « L'objectif de ce projet était clair : standardisation et automatisation des procédures douanières parmi les différentes organisations nationales grâce à une solution logicielle douanières standardisée présentant des capacités globales ».

 

SADI choisit MIC comme fournisseur de logiciels douaniers

L'Italie a révélé le plus gros besoin de mise en œuvre d'une nouvelle solution logicielle douanière. Ce n'est pas uniquement en raison de l'énorme volume d'importation et d'exportation que SADI doit gérer l'Italie, mais surtout à cause de l'insatisfaction et des problèmes rencontrés avec le fournisseur sur place.

Giulia Scaglioni déclare : « Avec l'ancien logiciel, il fallait imprimer les déclarations douanières déjà plusieurs avant qu'elles ne soient véritablement requises. Des tonnes de papier étant produites, il était souvent difficile de retrouver la bonne déclaration pour une voiture bien particulière au moment réel de son exportation ».  Elle poursuit : « En outre, il est arrivé que, pendant la période écoulée entre l'impression de la déclaration d'exportation et la commercialisation de la voiture, les informations saisies avaient souvent changé si bien que les déclarations douanières déjà imprimées devaient être modifiées manuellement, l'impression étant transmise au bureau de douanes concerné pour remplir le formulaire de modification »

Ceci n'était pas le type d'automatisation et de standardisation escompté par SADI pour rendre ses procédures douanières plus efficaces. Afin de déterminer quels fournisseurs de logiciels seraient à même de remplir les exigences de SADI, SADI a lancé un processus d'évaluation parmi ces fournisseurs susceptibles d'apporter une solution logicielle douanière afin de standardiser et d'automatiser ses procédures douanières à l'échelle internationale.

À l'issue d'une analyse détaillée des résultats de l'étude comparative, SADI a finalement sélectionné MIC comme son nouveau fournisseur de logiciels douaniers car :

  • il semble que MIC soit leader du marché
  • MIC utilise la dernière technologie
  • ses modules permettent une intégration flexible dans différents systèmes ERP
  • MIC dispose des ressources qualifiées ayant des connaissances en matière de douanes pour une gestion des projets et un service clients
  • Le logiciel de conformité douanière & commerciale de MIC offre le plus haut niveau de couverture géographique à l'échelle internationale

Dans le cadre d'une première phase, SADI choisit de mettre en œuvre :

Les procédures d'importation, d'exportation et d'EPI sont directement reliées au système de l'administration italienne des douanes, baptisé AIDA, et MIC CCS est régulièrement mis à jour avec un contenu actualisé des tarifs.

 

Projet et expériences de lancement & succès

La phase 1 du projet HERMES de SADI a démarré au début de l'année 2015. À ce stade initial du projet, son environnement a révélé son côté négatif et la tâche semblait rude, en particulier les problèmes organisationnels rendant le respect des délais difficile.

Giulia Scaglioni insiste : « Malgré les problèmes organisationnels, le personnel du projet de MIC était en mesure de travailler au sein de cet environnement, faisant preuve de flexibilité et de capacité à adapter sa façon de travailler sans pour autant nuire à la qualité du travail fourni ».

Néanmoins, SADI a restructuré, au prix de grands efforts, toute l'équipe du projet, contribuant largement à un meilleur « climat » du projet, une bonne coopération après un démarrage cahoteux et enfin le succès de ce projet.

Outre ce défi organisationnel, tous deux ont du surmonter les différences culturelles telles que les différentes façons de travailler ainsi que le fait de ne pas avoir la même langue maternelle. Cela donnait parfois lieu à des discussions qui se déroulaient de façon ouverte, sincère et directe, mais également dans la cordialité et le respect mutuel. C'est sur cette base que les deux parties ont pu améliorer et contribuer au succès de ce projet en tant que seule et même équipe.

« MIC a fait preuve de beaucoup de réactivité pour répondre en toute souplesse à l'évolution rapide des exigences de SADI. L'interface, la communication et la gestion des nomenclatures imposent de grandes exigences », précise Giulia Scaglioni en ajoutant : « Nous avons été très satisfaits des réunions de travail que nous avons eues sur place à Turin. La façon dont MIC a géré les discussions était très professionnelle et très productive. On s'assurait systématiquement que chacun comprenait la même chose sur ce qui avait été convenu ».

Cependant, en dépit des gros efforts déployés pour relever les différents défis, le démarrage a du être repoussé plusieurs fois avec des effets secondaires positifs inattendus. Le temps n'a pas été perdu, mais utilisé à bon escient pour contrôler de façon approfondie les logiciels et changer la stratégie de lancement d'une « approche de choc » à un démarrage progressif, aidant à minimiser les embûches éventuelles durant le démarrage.

Avec toute cette préparation et la bonne stratégie en place, la migration du test à l'environnement de production n'a pris que 3 jours à l'équipe du projet au lieu d'une semaine entière prévue – le déroulement s'est passé sans difficulté.

Puis, étape par étape comme prévu, les différents modules ont été lancés, MIC-CUST® Import pour l'Italie le 5 janvier 2016, MIC-CUST® Export pour l'Italie 10 jours plus tard et enfin le 9 avril MIC-CUST® IPR pour l'Italie.

Giulia Scaglioni souligne : « La phase de lancement était bien planifiée du côté de MIC, aucun problème ne s'est posé quant à la disponibilité des ressources, un support à temps quasi-complet du personnel du projet était prévu sans souci majeur. Nous avions pour objectif de ne pas interrompre les activités de l'usine Melfi et nous y sommes parvenus ! »

Du point de vue de la Direction, c'était un succès retentissant compte tenu du risque élevé de défaillance. Le fait que la production n'ait pas été interrompue pendant toute la phase de migration et de lancement, en particulier dans l'usine Melfi qui dispose d'un volume de production très élevé (Renegade et FIAT 500X y sont produits) était quelque chose de très positif, surtout étant donné que les nouvelles procédures douanières sont intégrées dans des procédures logistiques très délicates et essentielles.

 

Les avantages acquis jusqu'à ce jour

Il ne s'est pas écoulé tellement de temps depuis que la solution douanière de MIC pour l'Italie a été lancée chez FCA. C'est d'autant plus étonnant que certains avantages potentiels apparaissent déjà aujourd'hui.

Giulia Scaglioni résume : « Les déclarations douanières sont maintenant maîtrisées ! Nous avons entièrement automatisé et standardisé les procédures à l'aide d'une technologie ultramoderne et grâce à une grande expérience utilisateur ainsi qu'une communication directe entièrement automatisée avec le système AIDA de l'administration douanière italienne. Les nouvelles procédures sont uniquement exécutées lorsqu'une voiture est prête à quitter les lieux. Le nombre exact de déclarations est ainsi uniquement créé. C'est une amélioration considérable à l'égard de la gestion des déclarations douanières, engendrant également un allègement important de la charge de travail & des coûts pour les procédures logistiques sur les lieux ».

Le lancement en Italie s'est avéré un énorme succès et SADI a déjà déclaré, jusqu'à la fin 2016, quelques centaines de milliers de déclarations douanières via MIC aux autorités douanières italiennes pour FCA.

Par ailleurs, le régime PCC (Processing under Customs Control) pour l'Italie a entre-temps été mis en œuvre avec succès et de nouveaux projets ont été lancés, notamment la mise en œuvre du logiciel douanier de MIC en Serbie pour les opérations douanières serbes de SADI en vue de couvrir différents régimes douaniers tels que l'importation, l'exportation, l'entrepôt de stockage ainsi que le régime de perfectionnement actif et les activités de mise au point afin d'accroître constamment le niveau d'automatisation des procédures d'exportation.

Nous espérons que le succès continue pour toute l'équipe MIC & SADI lors de tous les projets en cours et futurs !


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