Pour les compagnies entretenant des relations commerciales avec des fournisseurs et clients du monde entier, l'import/export est une activité trépidante. Dès la conclusion d'une affaire, il est compréhensible de vouloir que les produits soient expédiés le plus rapidement possible pour se concentrer sur la prochaine vente.
Il est néanmoins essentiel de respecter les règles régissant le contrôle des exportations. Nous allons ici voir pourquoi - et vous offrir nos astuces clés concernant la gestion du contrôle des exportations, qui pourraient véritablement aider votre affaire.
Qu'est-ce que le contrôle des exportations?
Le contrôle des exportations est une partie extrêmement règlementée de la gestion de la chaîne d'approvisionnement est il est fondamental que les deux niveaux de jugement suivants soient suivis avant l'envoi de produits:
Le premier niveau inclut la révision de la transaction commerciale internationale prévue par l'exportateur avec une attention particulière sur l'analyse de l'utilisation (finale) et des utilisateurs (finaux).
- Qui est l'utilisateur (final)?
- L'utilisateur (final) est-il sanctionné?
- Des pays à risque sont-ils concernés?
- D'autres utilisateurs sont-ils concernés?
- Ces utilisateurs sont-ils sanctionnés?
- Ce produit est-il prévu pour une application civile/non sensible?
Le deuxième niveau détermine, en fonction du produit, ce que l'exportateur souhaite livrer.
- La livraison prévue contient-elle des marchandises sensibles (militaire, double usage)?
- S'il en est ainsi, quelles sont les mesures à prendre (licences)?
- L'expédition est-elle autorisée ou interdite sur les bases du premier niveau de jugement?
Les gouvernements ont de nombreuses raisons de vouloir essayer de contrôler les exportations, qu'il s'agisse de l'utilisation finale ou de leur nature. Elles sont susceptibles d'enfreindre les engagements des traités internationaux ou de provoquer la propagation de maladies. Par ailleurs, certaines marchandises pourraient être utilisées pour commettre des violations des droits de l'homme, alors que d'autres qui semblent inoffensives peuvent être utilisées pour construire des objets bien plus sinistres - les joints en métal pour les armes sont un bon exemple.
Quelles sont donc nos astuces pour la gestion de contrôle des exportations?
1. Faire les recherches - connaitre les lois et les régulateurs
Tous les pays ont leur propre police de contrôle des exportations et la législation pour les couvrir, il est donc fondamental de les connaitre avant de faire des affaires avec chaque pays. Par exemple, les États-Unis disposent de l'" Export Administration Regulation " et de la " Trade in Arms Regulation ".
Ce n'est pas parce quelqu'un veut vous acheter un produit depuis un autre pays, qu'il en a le droit - vérifiez toujours les lois au préalable. Si vous ne le faites pas, et si l'exportation ne respecte pas les mécanismes de contrôle, votre entreprise s'expose à des poursuites, des amendes, au risque de voir sa réputation ternie, voire même à des peines de prison pour les responsables.
2. Déterminer quelle est la licence requise
Vous pouvez avoir besoin de différents types de licence au moment d'exporter des produits, y compris " Open Export Licences " (Licences ouvertes générales à l'exportation), " Standard Individual Export Licences " (Licences standards individuelles à l'exportation), " Open Individual Export Licences " (Licences ouvertes individuelles à l'exportation) et bien d'autres. Vous êtes responsable de déterminer quelles sont celles dont vous avez besoin et d'en faire la demande.
3. Vérifier et re-vérifier les document
Au moment où vous êtes prêt à soumettre une demande d'exportation de votre chargement, vérifiez toujours que vous avez joint les documents correspondants, que ce soit sous forme électronique ou non. Cela peut inclure des spécifications techniques ou autres caractéristiques. Le Service Britannique des Affaires, de l'Innovation et des Qualifications estime que près de la moitié des demandes de licences à l'exportation sont refusées parce qu'elles sont inappropriées ou incomplètes. Voici une perte de temps et d'argent pour votre entreprise que vous pourriez facilement éviter.
4. Garder une trace écrite
Il existe des lois strictes pour les systèmes de contrôle des exportations en matière de conservation des informations, formation et responsabilités et les entreprises qui exportent peuvent être soumises à des enquêtes de conformité aléatoires au cours desquelles des agents vérifieront des points tels que les preuves d'exportations et les réceptions.
L'absence de ces documents peut engendrer des pénalités, d'une amende à une suppression de votre licence, voilà pourquoi vous devez conserver tous les documents générés, demander des comptes et conserver les vérifications de solvabilité que vous avez effectuées, au cas où.
5. Surveiller de près les changements apportés à la réglementation
Les réglementations du contrôle des exportations et les critères de détermination de licence peuvent changer régulièrement de manière surprenante, il est donc important de les maîtriser si vous voulez éviter d'enfreindre la loi. Soyez à l'écoute des nouvelles du monde entier, car un produit peut être soumis à de nouvelles vérifications et vous devez vous tenir prêt s'ils le font et envisagent de désigner un agent de conformité.
Cependant, ne tombez pas dans le piège et ne comptez pas sur une seule personne pour appliquer les lois de conformité ; toutes les personnes de l'entreprise doivent être sur leurs gardes à l'égard de facteurs susceptibles d'avoir une influence sur le contrôle des exportations.
En cas de doute, consultez un l'avis d'un expert - et utilisez tous les outils mis à votre disposition pour vous aider, y compris le loiciel MIC Gestion du Contrôle des Exportations (ECM).
Ne vous laissez pas décourager par la gestion de contrôle des exportations, car des milliers d'entreprises arrivent à expédier des produits dans le monde entier sans attirer l'attention des autorités chargées de veiller au respect de la loi. Cependant, n'oubliez pas qu'il est fondamental d'éviter de commettre des erreurs courantes - et nous espérons que ces conseils contribueront à vous y aider.