Conformité des importations : tout ce que les entreprises doivent savoir

La conformité des importations concerne tous les systèmes et processus d’une entreprise pour gérer ses activités de dédouanement et de déclaration. La bonne gestion de ces opérations est un aspect essentiel de l’exploitation de toute entreprise internationale.

Pour commencer, cela contribue à protéger votre entreprise contre des violations potentiellement coûteuses comme le paiement d’un montant incorrect de droits d’importation ou la violation de règles relatives aux quotas et aux licences.

Les erreurs dans les classifications tarifaires peuvent non seulement entraîner des obligations de remboursement de dépenses en retard, mais les entreprises peuvent en plus être soumises à des sanctions financières conséquentes. En outre, elles peuvent même courir le risque que leurs marchandises soient saisies ou leurs licences suspendues.

Pour le bon déroulement des activités d'une entreprise internationale, il est également essentiel de garantir une documentation correcte. Il est primordial de disposer d'une documentation complète et exacte au point d’entrée, sous forme physique ou au format numérique, pour être sûr que certaines marchandises soient dédouanées aussi rapidement que possible.

Tout temps inutile passé à l’arrêt dans les ports d’entrée en attendant les bons documents peut avoir un impact important sur le fonctionnement efficace d'une entreprise, en particulier pour les fabricants et autres entreprises qui s’appuient sur des chaînes d'approvisionnement « de dernière minute ».

Afin de garantir un déroulement aussi fluide que possible des processus de dédouanement des importations, toutes les entreprises doivent suivre quelques étapes clés. En général, elles sont regroupées dans trois catégories principales. Il s'agit des suivantes :

Identification et classification

La première étape consiste à s’assurer que vous tenez des registres complets et exacts des importations et que chaque marchandise est associée à la bonne classification. Il faut pour cela que les importateurs connaissent tous les codes pertinents pour chaque marchandise qu'ils expédient et qu'ils se tiennent informés de toute modification.

Alors que la quasi-totalité du commerce international utilise le système harmonisé (SH) pour la classification développée par l’organisation douanière mondiale, ces codes sont constamment mis à jour pour s'adapter aux évolutions technologiques et à l’émergence de nouveaux produits. Par ailleurs, certains pays peuvent mettre à jour leurs procédures et législations à différentes périodes, ce qui peut entraîner des incohérences temporaires, ce qui complexifie davantage le processus.

Calcul des tarifs

L’importateur doit s'assurer qu'il paie le bon montant de droits douaniers et autres droits lorsqu’il achemine des marchandises dans un pays. Cependant, ce processus n’est souvent pas si simple. En plus de la quantité et de la valeur des marchandises, vous devez savoir quelles parties d'un envoi font l’objet de restrictions supplémentaires, le cas échéant. Cela peut inclure des quotas et le fait que les marchandises soient concernées ou non par des accords commerciaux ou des zones de libre-échange.

Un aspect auquel il faut être particulièrement attentif est l’enregistrement du bon pays d'origine pour toutes les marchandises. Celui-ci est souvent différent du territoire de provenance de l’envoi car de nombreuses nations imposent différentes restrictions et obligations sur les marchandises en fonction de leur origine. Ce point est donc essentiel pour établir des déclarations douanières exactes.

Obtention de licences

Certaines marchandises nécessitent que vous possédiez une licence supplémentaire pour les importer dans un pays. Les marchandises concernées par ces exigences supplémentaires peuvent différer selon les juridictions et les entreprises doivent alors être enregistrées auprès de certains régulateurs. Par exemple, de nombreux pays exigent des licences pour les animaux, les plantes et certains produits alimentaires, ainsi que pour les médicaments. Pour l’importation de médicaments, par exemple, les entreprises qui expédient vers les États-Unis doivent être enregistrées auprès de la Food and Drug Administration (administration pour les aliments et les médicaments).

Afin de garantir la conformité des importations et de rendre le processus de déclaration des importations aussi fluide que possible, il est très utile de disposer des bonnes solutions logicielles. Avec un seul système unifié pour procéder au dépôt des déclarations douanières auprès de chaque juridiction pertinente, la complexité est considérablement réduite pour les entreprises, ce qui libère du temps pour les employés et réduit le risque d’erreurs susceptibles d’entraîner des retards ou des coûts supplémentaires.

Un système de déclaration d’importation centralisé permet aux entreprises d'automatiser le processus pour plusieurs pays, en s’assurant que chaque autorité compétente et système de traitement des procédures douaniers de chaque juridiction, comme ATLAS en Allemagne, DELTA en France, ACE aux États-Unis et e-Port en Chine, reçoivent les bonnes informations en temps opportun.

Les avantages de l’utilisation de ce type de logiciel pour garantir la conformité des importations incluent ce qui suit :

• Déclarations automatisées
• Contrôles faciles par rapport aux quotas
• Échange de données direct avec les systèmes de dépôt électronique des déclarations douanières
• Consignation complète des activités pour simplifier les audits
• Préparation facile des formats de dépôt électronique spécifiques au pays
• Calcul automatique des valeurs, taxes et droits de douane