Informations essentielles concernant l’établissement d’une déclaration d’exportation
L’envoi d'informations aux autorités douanières compétentes de façon complète et dans les délais est un aspect essentiel du commerce international. Les entreprises qui ne fournissent pas des informations complètes et exactes prennent le risque d'avoir de nombreux problèmes, des retards dans les ports de départ ou d’entrée à l’éventualité d’amendes conséquentes ou de révocation des licences d’exportation.
Pour les entreprises qui débutent dans l’exportation, ce processus peut sembler complexe et fastidieux, mais aucune entreprise ne peut se permettre de faire des erreurs dans ce domaine. Par conséquent, il est vital pour toutes les entreprises impliquées dans l’envoi de marchandises à l'étranger de se familiariser avec les règles locales pertinentes dans leurs pays d'origine.
Alors que chaque juridiction a ses propres règles concernant les exigences applicables, les conditions de dépôt d'une déclaration et comment procéder, il existe un certain nombre de similarités communes au monde entier. Il est aussi pertinent d'investir dans une solution logicielle globale qui peut aider à automatiser le processus de dépôt à travers un grand nombre de régimes douaniers.
À quoi sert une déclaration d’exportation ?
À un niveau basique, une déclaration d’exportation est un document déposé dès qu’un commerçant expédie des marchandises depuis un pays. Ces informations sont utilisées par les gouvernements à des fins très diverses.
Pour les débutants, ils sont essentiels pour avoir une visibilité globale sur le commerce global à des fins statistiques. Ces données sont à leur tour utilisées par les gouvernements pour élaborer des politiques commerciales, il est donc essentiel que les chiffres soient exacts.
Les déclarations d’exportation sont également utilisées pour s'assurer que les entreprises respectent les règles comme les contrôles des exportations. Cela inclut le fait de veiller à ce que les expéditeurs disposent des licences applicables pour les produits contrôlés et n’expédient pas à des entités présentes sur une liste de parties non autorisées.
Qui doit établir une déclaration d’exportation ?
Ces déclarations doivent être déposées par l’exportateur des marchandises. En général, le propriétaire actuel des marchandises en question doit établir la déclaration, mais une personne ou une entreprise qui contrôle les articles peut aussi la déposer.
Typiquement, toutes les marchandises ayant une valeur supérieure à un certain seul nécessiteront une déclaration. Pour les marchandises quittant les États-Unis, par exemple, tout envoi avec des articles ayant un « Schedule B number » avec une valeur supérieure à 2 500 $ nécessite une déclaration d’exportation, tout comme tout envoi nécessitant une licence d’exportation, peu importe la valeur.
Quelles informations sont nécessaires dans une déclaration d’exportation ?
Bien que les spécificités puissent varier selon les juridictions, toutes les déclarations d’exportation doivent contenir des informations de base concernant les marchandises, y compris leur type, quantité, valeur et destination. En général, cela inclut un code de marchandise spécifique qui identifie les marchandises ainsi qu’une description plus détaillée.
Les codes incorrects peuvent être une cause majeure de déclarations inexactes, il est donc extrêmement utile d’avoir les bons outils pour identifier et appliquer les bons codes pendant le processus d’exportation. Avec un logiciel d'automatisation, cela peut être effectué directement pour les futures expéditions pour réduire le volume de travail manuel requis pour établir une déclaration d’exportation.
Typiquement, une déclaration d’exportation sera nécessaire pour inclure tout ce qui suit :
- Code de marchandise
- Point de départ et destination
- Destinataire et expéditeur
- Type, quantité et conditionnement des marchandises
- Méthodes de transport et coûts
- Devises et méthodes d'évaluation
- Certificats et licences
- Une référence d’envoi unique
Comment les entreprises doivent procéder pour établir une déclaration d’exportation ?
Firms are typically required to submit their declarations to customs authorities before they leave the jurisdiction. For example, the UK requires most cargo leaving by sea to be declared at least 24 hours before it is loaded onto the vessel. However, there are certain exceptions to this, while goods leaving by air, rail or road have different requirements, so it's important to have a full understanding of the specific rules .
Most countries now require businesses to submit their export declarations electronically. Goods leaving the US, for instance, must have their declaration filed online via an Electronic Export Information Filing (EEI), which is submitted through the via the Automated Export System (AES).
While such digital filings can be made directly through the relevant online portals, using a comprehensive software solution allows forms to be submitted through a single dashboard, as well as ensuring all the required information is accurate, complete and up-to-date.
Les entreprises doivent généralement déposer leurs déclarations auprès des autorités douanières avant que les marchandises ne quittent la juridiction. Par exemple, le Royaume-Uni requiert que la majeure partie des cargaisons expédiées par voie maritime soient déclarées au moins 24 heures avant qu’elles ne soient chargées sur le navire. Cependant, il existe certaines exceptions, et les marchandises expédiées par voie aérienne, ferroviaire ou routière sont soumises à des exigences différentes. Il est donc important de bien comprendre les règles spécifiques.
La plupart des pays demandent désormais aux entreprises de soumettre leurs déclarations d’exportation par voie électronique. Les marchandises qui partent des États-Unis doivent déposer leur déclaration en ligne via un Electronic Export Information Filing (EEI - dépôt électronique d'informations sur les exportations), qui est transmis via le Automated Export System (AES - système d’exportation automatisé).
Bien que ces déclarations numériques puissent être établies directement via les portails en ligne correspondants, l’utilisation d'une solution logicielle complète permet de transmettre les formulaires à partir d’un seul tableau de bord, ainsi que de s'assurer que toutes les informations requises sont exactes, complètes et à jour.
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