Qui est dans l'obligation d’effectuer une déclaration Intrastat ?

Intrastat est le système de l’UE pour la collecte de données sur le commerce entre ses 27 nations membres. Il collecte des informations sur le type, le volume et la valeur des marchandises envoyées sur le marché unique. Cela est nécessaire pour s'assurer que les autorités ont une visibilité totale sur les mouvements de marchandises sur le territoire et cela les aide à comprendre l’impact des politiques économiques et commerciales. Les données collectées via Intrastat peuvent également être comparées aux retours de TVA des entreprises afin d’identifier et de lutter contre la fraude.

Les entreprises peuvent également bénéficier de données Intrastat disponibles publiquement. Cela fournit des indications précieuses sur les tendances du marché, ce qui permet d'identifier les entreprises prospères dans un domaine et de définir des opportunités commerciales.

Les déclarations Intrastat sont obligatoires pour toutes les entreprises soumises à la TVA qui dépassent un seuil spécifique pour la valeur des marchandises expédiées entre états membres de l’UE sur une année civile. Les seuils sont définis individuellement par chaque pays et peuvent différer entre les importations et les exportations. En juin 2025, par exemple, les valeurs définies par l’Allemagne sont de 3 millions d’euros pour les entrées et de 1 million d’euros pour les sorties, alors qu’en Espagne, les seuils sont de 400 000 euros pour les entrées et les sorties.

Ces seuils peuvent aussi évoluer au fil du temps en fonction des conditions économiques. Afin d'éviter des problèmes de conformité, il est donc essentiel que toutes les entreprises exerçant au sein de l’UE contrôlent régulièrement ces seuils afin de bénéficier d'une visibilité totale sur les dernières exigences applicables dans chaque pays.

L’obligation de dépôt de déclaration Intrastat concerne aussi bien les entreprises importatrices qu’exportatrices soumises à la TVA au sein de l’UE. Cependant, les déclarations peuvent être réalisées en leur nom par des tiers comme des courtiers.

Les cas où les déclarations Intrastat ne sont pas nécessaires incluent les transactions avec des particuliers et les importations depuis des pays hors UE où les biens nécessitent une déclaration douanière complète. 

Les déclarations Intrastat doivent être établies mensuellement, alors que le délai de dépôt est généralement compris entre le 10 et le 24 du mois pour les données du mois précédent, en fonction du pays. Les déclarations sont généralement effectuées par voie électronique sur des portails en ligne auprès des autorités douanières nationales.

Il existe des règles uniques en lien avec le Brexit que les entreprises exerçant une activité commerciale entre l’UE et le Royaume-Uni doivent connaître. Pour les entreprises basées en Grande-Bretagne, les déclarations Intrastat sur les marchandises vers et depuis l’UE ne sont plus nécessaires étant donné que le pays a quitté le marché unique, des déclarations douanières complètes doivent être réalisées à la place. 

Cependant, les entreprises échangeant des marchandises entre l’Irlande du Nord et l’UE doivent toujours établir une déclaration Intrastat, du fait de la situation spécifique du pays ayant accès au marché unique. Les seuils de déclaration en 2025 sont de 500 000 £ pour les importations vers l’Irlande du Nord et de 250 000 £ pour les exportations. Aucune déclaration n’est nécessaire pour les envois de marchandises entre l’Irlande du Nord et la Grande-Bretagne.

Les déclarations Intrastat doivent contenir un certain nombre d'informations sur les marchandises expédiées. Les détails incluent ce qui suit :

• Identification de l’entreprise, y compris le nom, l’adresse et le numéro de TVA
• La période couverte par la déclaration
• Le pays d'origine
• Le pays de destination
• Les codes de marchandises, en utilisant le code à huit chiffres de la nomenclature combinée de l’UE
• La valeur des marchandises dans la devise locale
• La quantité de marchandises
• La nature de la transaction (par ex. ventes ou retours)
• Le mode de transport

Certaines des erreurs les plus courantes dans une déclaration Intrastat incluent le fait de fournir des codes de marchandises incorrects ou une erreur de calcul dans la valeur de la transaction, en oubliant les frais supplémentaires comme l’expédition et l’assurance. Cela peut entraîner des sanctions financières conséquentes, notamment pour les entreprises avec un mauvais dossier de déclarations manquées, tardives ou inexactes.