La collaboration entre MIC et Panasonic Europe, en vigueur depuis près de 10 ans a conduit à la mise en place de l'une des plus grandes implémentations " in-house " de MIC. Chaque année, de nouvelles solutions et développements spécifiques au client ont été ajoutés et mis en place dans des pays additionnels, se traduisant par la constitution d'une plateforme douanière multinationale pour les affaires européennes de Panasonic.
Néanmoins, les solutions " in-house " génèrent des coûts par exemple au niveau du matériel, de l'administration du système, d'actualisation de version du logiciel, etc. qui ne sont pas toujours prévisibles ou calculables précisément. De plus, la disponibilité des ressources doit être planifiée indépendamment de la charge réelle de travail. De nos jours, un véritable luxe dans de nombreux cas. En effet, non seulement Panasonic, mais pratiquement toutes les entreprises ont pour but principal de réduire les coûts au profit de l'optimisation des bénéfices opérationnels.
Une nouvelle stratégie de solution douanière due à un projet européen de consolidation d’entrepôts
Petra Herrmann, directrice générale - European Customs Compliance - déclare, « En 2010, un projet d’implémentation d’une nouvelle solution douanière a été lancé, avec pour but de consolider tous les entrepôts européens. En outre, l’installation d’un nouveau centre de distribution était planifiée en République tchèque avec l’objectif de faire des rapports aux autorités douanières nationales. Étant donné que nous ne disposions pas jusqu’à ce moment de solution logicielle douanière tchèque, nous avons mené une enquête à ce sujet. Une première analyse a montré que l’environnement IT existant ne convenait pas : il n'était ni compatible Unicode (une exigence absolue lors de l'utilisation de polices de caractères différentes) ni compatible avec Internet (mais uniquement disponible via un serveur Citrix). La question se posa de déterminer s’il fallait investir dans une solution nouvelle ou existante. Cette dernière option aurait entraîné des coûts non récurrents de mise à jour du serveur vieilli Citrix et des coûts récurrents pour les mises à jour de logiciels sur trois environnements informatiques ; nous aurions été contraints de continuer à nous charger du respect des changements juridiques et de beaucoup d'autres choses. C’était l'occasion idéale pour un changement d’orientation et donc pour notre nouvelle stratégie d’un système douanier. »
Le système interne d'une part, et le cloud computing ou le «software as a service» (SaaS) d'autre part, ont été analysés de manière approfondie comme solutions possibles, comparant entre autre les coûts d’une reprise du dédouanement existant sur la plate-forme SaaS de MIC avec les coûts de l’extension de la solution « in-house ». Le coût réel des cinq dernières années a servi de base pour les coûts prévisionnels de la solution « in-house » avec le système de test, de développement et de production pour les cinq prochaines années. Le résultat était évident et soutenait clairement MIC SaaS.
« Ce résultat correspondait à notre stratégie IT, étant donné que le cloud computing / SaaS avait été évalué positivement par notre direction informatique. » explique Petra Herrmann.
Un des plus grands défis : les exigences de sécurité élevées
Les préoccupations relatives aux problèmes de sécurité du cloud computing étaient élevées, et il n'était donc pas surprenant que la solution SaaS de MIC ait dû passer par un processus d'approbation. La réglementation ISM (« Gestion de la sécurité de l'information ») de Panasonic s'est avérée être très stricte et a représenté un défi majeur pour le projet.
Berthold Sunke, GM / IT Planning & Architecture, a expliqué, « Selon nos règles strictes d'ISM, il faut que toutes les solutions ainsi que les données requises restent sous notre contrôle. Les données de Panasonic sur la plate-forme MIC-SaaS doivent être complètement séparées des données d'autres clients. En outre, l’application peut uniquement être accessible via une connexion VPN sécurisée aux postes de travail enregistrés de Panasonic (PC, ordinateurs portables, etc.), mais pas du tout pour les dispositifs personnels. Cela devait être reconnu et prouvé par MIC et le partenaire d'hébergement, Telekom Austria. »
Tous les participants ont relevé ce défi avec beaucoup d'engagement. MIC et Telekom Austria se sont engagés à respecter les règles d’ISM et d’audit de Panasonic. La norme ISO 27001 et la certification SAS 70 II de Telekom Austria qui présentent déjà un standard de sécurité élevé, se sont avérées être un grand avantage.
« Panasonic IT, MIC et Telekom Austria – nous avons tous travaillé dur à la mise en œuvre, et notre bonne relation de coopération a facilité beaucoup de choses. Chacun s’est efforcé de rester compréhensif au cours des débats ouverts sur les exigences communes et de prendre en compte la situation dans son ensemble pour trouver une solution consensuelle. Ainsi, l'équipe du projet a finalement pu fournir les preuves nécessaires, et nous avons reçu le feu vert de notre département de conformité », explique Berthold Sunke.
Une période chargée
Les concepts ont non seulement dû être validés par le conseil d’administration, mais ils ont également dû développés en détail et mis en œuvre en conséquence. Les aspects de sécurité et les exigences relatives à l'intégration de données et des processus ont constitué une fois de plus les thèmes les plus exigeants :
- Intégration de tous les utilisateurs dans le concept de sécurité défini
- Préparation de la migration des données de plusieurs gigaoctets des systèmes de Panasonic à l'environnement SaaS de MIC qui s’est avéré être beaucoup plus complexe que prévu au départ par les deux parties et qui a donc représenté la majorité des tests
- Implémentation d’un nombre limité - par rapport à la précédente installation « in-house » - de développements et ajustements spécifiques aux clients du nouvel environnement
- Mise en place d’interfaces bidirectionnelles entre les environnements SAP de Panasonic et SaaS de MIC
- Formation et éducation de tous les utilisateurs
- Tests de logiciels étendus et répétés
Le grand pas
En avril 2011, tout était prêt pour le grand « déménagement ». Il fallait dupliquer près de 50 Go de données à partir de l'ancien système vers le nouveau environnement SaaS de MIC, rediriger les interfaces SAP et les utilisateurs et mettre les anciens systèmes hors ligne.
Petra Herrmann a expliqué, « La migration s'est bien déroulée grâce à notre préparation minutieuse et à l'excellent soutien de toutes les parties prenantes. Nous avions un « plan B » pour toutes les difficultés éventuelles, mais nous n’avons jamais dû y recourir. »
Les avantages de la solution MIC-SaaS selon Petra Herrmann et Berthold Sunke :
- « La disponibilité et la stabilité du système se sont améliorées. »
- « Les ressources informatiques et les coûts d'exploitation ont pu être réduits parce que nous ne devons plus prendre soin de l'infrastructure et des modifications législatives – cela est pris en charge par le modèle unique de maintenance de MIC qui effectue les modifications de la législation douanière telles que prescrites par les autorités douanières nationales à temps »
- « Nous avons amélioré la sensibilisation et la transparence de notre dédouanement, ainsi que notre planification budgétaire. Le modèle SaaS de MIC simplifie fortement la répartition des coûts d'exploitation et de transaction entre les différentes sections. »
- « La solution SaaS de MIC permet un dédouanement global. Elle est très flexible et peut facilement être mise en place dans d'autres pays. »
Petra Herrmann continue, « Outre les avantages, il faut mentionner que le choix pour une solution SaaS dans un environnement informatique commun avec d’autres clients de MIC nécessite une certaine volonté de compromis, par exemple, quant à la moindre flexibilité auprès les temps d'installation et de maintenance et aux restrictions en ce qui concerne des implémentations spécifiques au client. En général, toutefois, les avantages l'emportent. »