Imperial Tobacco Group (ITG) est un des leaders mondiaux dans l'industrie du tabac, ayant un portfolio extraordinaire de marques et de produits dans toutes les catégories du tabac. Traditionnellement le marché restait focalisé sur la Grande Bretagne mais par l'acquisition de Reentsma en 2002 et Altadis en 2008, ITG est devenu un acteur global.
Une des conséquences de ces fusions touche la structure du système informatique qui devient alors très hétérogène et incohérente. Des changements dans le règlement européen et international accompagné du fait que chaque autorité douanière nationale possède son propre système informatique obligent une diversification des processus. Olaf Huderitz, responsable de la gestion des services de la chaine logistique, disait : "À ce stage, nous n'avions pas du tout de visibilité ou transparence sur nos processus douaniers européens et nous devions nous demander si nous étions encore en conformité".
Nous avons besoins d’une plate- forme douanière pour l’UE avec une solution douanière et des processus douaniers standardisés
Dû au fait que les produits du tabac sont affectés de droits de douane élevés et sont en conséquence soumis à une surveillance spéciale par les autorités douanières, ITG a commencé à chercher une solution afin d’avoir plus de transparence et de visibilité sur la chaine logistique et afin d’augmenter la conformité et de réduire les risques.
« Notre département IT voulait implémenter les fonctionnalités et processus pour la déclaration de douane pour l’UE eux-mêmes mais pour ça il faudra me passer sur le corps ! Nous avons besoins d’une plateforme douanière pour l’UE avec une solution douanière et des processus douaniers standardisés fournie par des experts en matière de logiciels douaniers ».
C’était le signal de départ pour le processus d’évaluation soigneuse des fournisseurs de logiciel douanier.
Les coûts et les exigences opérationnelles et fonctionnelles (IT), combinés avec le profile de fournisseur – ce sont les facteurs de décision clé
Olaf Huderitz explique: « Pour les décisions comme ces-là, nous avons des procédures prédé finies, qui nous ont besoins de passer une par une. Quatre aspects devront été évaluées: les coûts, correspondance aux exigences opérationnelles et fonctionnelles (IT), ainsi que le profile de fournisseur ».
Le processus de décision était de longue durée mais essentiel pour faire le bon choix. Cinq fournisseurs de logiciel douanier étaient invités afin de présenter leurs capacités et afin d’organiser des visites une présentation de leurs clients.
« Pendant nos visites de présentation aux clients de MIC, nous avons réalisé que MIC couvre de loin plus de exigences que ses concurrents: ses communications électroniques avec tous les systèmes demandés des autorités douanières nationales comprenaient tous les régimes douaniers requis, une seule maintenance globale et un centre de support, ainsi que la disponibilité d’un modèle nommé « SaaS » (Software as a service). MIC est un fournisseur de logiciel douanier avec substance, c’est-à-dire un fournisseur qui possède l’expertise en douanes et IT, ainsi que l’expérience avec des projets douaniers internationaux dans entreprises globales », indique Olaf Huderitz.
Olaf Huderitz continue: « En May 2011, nous avons accordé l’implémentation d’une plateforme douanière EU pour nos entreprises européens à MIC, couvrant l’Allemagne, l’Espagne, la Grande Bretagne, la France, la Pologne et les Pays-Bas et comprenant les régimes douaniers importation, entrepôt de douane, le régime de perfectionnement actif, exportation et NSTI. Avec le modèle « SaaS », MIC s’occupe de tout, par exemple de la maintenance de l’environnement d’hébergement, de la considération des changements juridiques et de la disposition du support spécifique au client ».
Pratique en gestion des projets – des experts au travail
Immédiatement après que la décision fut prise en faveur de MIC, le projet a été lancé, en commençant par la phase de conception. Pendant cette phase, les exigences pour chaque pays ont été spécifiées et un calendrier a été mis en place. Cette approche par pays et par étape
est étroitement liée à l’introduction de SAP et QAD chez ITG. Les deux systèmes se connectent à la solution douanière MIC CUST®, qui fournit des processus de dédouanement automatisé.
Olaf Huderitz mentionne: « Toutes les attentes que nous avions pendant le processus de décision ont été comblées. MIC fournit de la gestion des projets; ils travaillent conformément au calendrier et au budget prévu, ils sont précis et flexibles, en nous apportant du support sur site en cas de besoin, par exemple pendant les phases stressantes de « go-live ». Notre but est que tout les six pays sont implémentés et « live » jusqu’au fin de 2012 ».