¿Quién está obligado a presentar una declaración Intrastat?

Intrastat es el sistema de la UE para la recopilación de datos entre sus 27 Estados miembros. Recoge información sobre el tipo, el volumen y el valor de las mercancías que se envían dentro del mercado único. Es necesario para garantizar que las autoridades tienen una visibilidad completa de los movimientos de mercancías dentro del bloque y les ayuda a comprender el impacto de las políticas económicas y comerciales. Se puede comparar la recopilación de datos vía Intrastat con las declaraciones del IVA de las empresas con el fin de identificar y prevenir el fraude.

Las empresas también se pueden beneficiar de datos Intrastat de dominio público. Intrastat aporta información útil sobre las tendencias del mercado, permitiendo a las empresas ver qué negocios van bien en un campo e identificar oportunidades comerciales potenciales.

Las declaraciones Intrastat son obligatorias para todos los operadores económicos registrados a efectos del IVA que exceden un valor umbral específico sobre el valor de la mercancía enviada entre miembros de la UE dentro de un mismo año natural. Cada nación determina su valor umbral propio que puede ser diferente para importaciones y exportaciones. Por ejemplo, en junio del 2025 el valor fijado por Alemania era de 3 millones de euros para mercancía entrante y 1 millón de euros para mercancía saliente; mientras que España tenía 400 000 euros para ambas.

Esos valores umbral también se pueden modificar con el tiempo, para adaptarse a las condiciones económicas. Por lo tanto, para evitar el incumplimiento es esencial que todos los operadores económicos que operan con regularidad en la UE revisen dichos valores umbral para disponer de datos actualizados sobre los requerimientos de cada país.

Es obligatorio presentar declaraciones Intrastat para ambos movimientos, importaciones y exportaciones, realizados por operadores económicos que están sujetos al IVA en la UE. No obstante, las declaraciones pueden ser presentadas en su nombre por terceros, tales como agentes comerciales.

Hay transacciones que no precisan declaración Intrastat, tales como las realizadas entre personas particulares y las importaciones que llegan desde fuera de territorio de la UE, que están sujetas a una declaración aduanera completa. 

Las declaraciones Intrastat tienen que presentarse cada mes, considerando que el plazo para la presentación suele oscilar entre el 10 y el 24 del mes para los datos del mes anterior, dependiendo del país. Normalmente, las declaraciones se presentan en formato electrónico usando los portales virtuales de las autoridades aduaneras nacionales.

Hay algunas reglas únicas relacionadas con el Brexit que deben ser acatadas por los operadores económicos que comercien entre la UE y el Reino Unido. Los operadores económicos con base en Gran Bretaña ya no tienen que presentar declaraciones Intrastat sobre la mercancía comercializada, pues ese país ya no forma parte del mercado único; ahora deben presentar declaraciones de aduana completas. 

No obstante, los operadores económicos que mueven mercancía entre Irlanda del Norte y la UE siguen teniendo que presentar una declaración Intrastat debido a la situación exclusiva de esa provincia que sí tiene acceso al mercado único. Los umbrales de notificación eran desde el 2025 de 500,000 £ para importaciones recibidas por Irlanda del Norte y 250,000 £ para sus exportaciones. La mercancía que se mueve entre Irlanda del Norte y Gran Bretaña no tiene que estar incluida en ninguna declaración.

Las declaraciones Intrastat tienen que contener cierta información sobre la mercancía que se comercializa. Los detalles que se deben comunicar son:

• identificación de la compañía, incluyendo el nombre, la dirección y el NIF-IVA
• el periodo cubierto por la declaración
• el país de origen
• el país de destino
• los códigos de mercancías, utilizando el código de ocho dígitos de la nomenclatura combinada de la UE
• el valor de la mercancía en la moneda local
• la cantidad de mercancía
• la naturaleza de la transacción (p. ej. venta o devolución)
• la modalidad de transporte

Algunos de los errores más comunes en las declaraciones Intrastat presentadas son indicar códigos de mercancías incorrectos o calcular incorrectamente el valor de la transacción, por ejemplo, pasando por alto los costes adicionales, como los gastos de envío y el seguro. Eso puede conllevar sanciones pecuniarias importantes; sobre todo para las empresas con un historial malo con declaraciones omitidas, tardías o inexactas.