Garantizar el cumplimiento de exportación: ¿Qué deben hacer las empresas?

El cumplimiento de exportación se refiere a todas las actividades que las empresas deben completar para asegurarse de que estén siguiendo todas las reglas y regulaciones impuestas por los gobiernos en el país de origen de sus bienes.

Esto va desde asegurarse de que cada artículo en su envío esté clasificado correctamente hasta mantenerse en regla con los requerimientos de seguridad nacional en el país o territorio en particular. Los aspectos más importantes de los requerimientos de cumplimiento de exportación incluyen:

Reglas de control de exportaciones

Las reglas de control de exportaciones se encuentran entre los elementos más críticos del cumplimiento. Muchos países tienen reglas estrictas sobre el envío de artículos que pueden socavar la seguridad nacional o ser utilizados en equipos militares.

Los artículos en donde se aplican frecuentemente controles de exportación incluyen aquellos que son clasificados como de "doble uso", especialmente aquellos que principalmente han sido designados o destinados para fines civiles, pero que también pueden servir para usos militares. Los químicos, productos de tecnología como semiconductores y artículos de alta precisión, como rodamientos de bolas o rolineras, con frecuencia están entre aquellos en los que los envíos estarán restringidos por controles de exportación.

Los artículos que pueden estar sujetos a esto usualmente requieren declaraciones de exportación y despacho de aduana adicionales y pueden requerir licencias especiales o tener restricciones de en dónde pueden utilizarse.

Verificación de partes denegadas

La verificación de partes denegadas se requiere para garantizar que los bienes no se estén enviando a clientes o destinos que están sujetos a sanciones u otras restricciones. Es responsabilidad del exportador verificar que los detalles del destinatario de cualquier artículo, incluyendo los nombres de personas, organizaciones y otras compañías relacionadas, no se encuentren en las listas de partes denegadas o restringidas.

Esto puede ser un ejercicio desafiante, dado que hay cientos de esas listas utilizadas en todo el mundo y están en constante revisión y actualización respondiendo a sanciones nuevas o expiradas.

Por lo tanto, es vital tener la capacidad para automatizar estos requerimientos y garantizar que se estén llevando a cabo regularmente, no sólo en el primer punto de contacto con posibles clientes, sino que también durante toda la relación comercial.

Garantizar que sus artículos estén listos para la exportación y que tengan toda la documentación correcta puede ser un proceso complejo y de múltiples etapas. Sin embargo, hay algunos pasos que debe seguir para cada envío. Contar con un proceso claro que sea repetible y pueda aplicarse cuando esté enviando bienes a múltiples jurisdicciones es vital para mantener la gestión de exportación bajo control.

Esto debe involucrar los siguientes pasos esenciales:

Clasificación

Garantizar que sus bienes sean clasificados correctamente no solo se trata de reportes precisos, también es crítico asegurarse de que esté pagando la tasa correcta de aranceles aduanales para cada artículo. Auditorías y verificaciones aduanales que identifiquen cualquier error pueden dar lugar a retrasos y penalidades significativas.

Requerimientos de licencias

Hay una amplia variedad de restricciones y licencias que deben tenerse en cuenta, así como que algunos artículos pueden tener prohibiciones de exportación. Esto puede incluir sanciones internacionales o embargos comerciales, aunque las reglas diferirán por país. Por ejemplo, aunque pueden haber algunas naciones a las que se pueden exportar algunos artículos libremente, otros destinos para los mismos bienes pueden requerir una licencia específica.

Conozca su cliente

Los esfuerzos para conocer su cliente, o KYC por sus siglas en inglés, son vitales para asegurar que los compradores no estén sujetos a ninguna restricción, sea una persona, organización o a nivel gubernamental. La verificación de clientes en las listas publicadas puede ser laborioso, especialmente cuando se exporta a múltiples países, así que contar con las herramientas correctas para automatizar este proceso resulta sumamente valioso.

Comprender el uso

Tener la capacidad de conocer exactamente cómo será utilizado cualquier bien en el otro extremo de la cadena de suministro es imprescindible y requiere una cuidadosa diligencia debida. Esto es particularmente importante cuando se exportan bienes que pueden clasificarse como artículos de doble uso.

Garantizar la precisión de una declaración de exportación no se trata solamente de cumplir las regulaciones. También es vital para mantener la fluidez del intercambio comercial. Información de despacho de exportación aduanal imprecisa o incorrecta puede causar retrasos significativos a envíos, resultando en una diversidad de costos adicionales y puede ser especialmente dañino para las empresas que dependen de cadenas de suministro "justo a tiempo" (JIT).

La Oficina de Industria y Seguridad del Departamento de Comercio de los Estados Unidos destaca varios factores que son esenciales para construir un programa de cumplimiento y despacho de exportación efectivo. Esto incluye:

1. Compromiso de la gerencia: el personal gerencial dentro de una empresa debe asumir el liderazgo y comprometerse al cumplimiento. Que esto sea una prioridad para los altos niveles gerenciales garantizará que los empleados lo tomarán en serio.
2. Evaluación de riesgos: una evaluación exhaustiva debería ayudar a identificar posibles problemas como requerimientos de licencias, controles de exportación y verificación de partes denegadas.
3. Autorización de exportación: esto debe determinar cuáles agencias tendrán jurisdicción sobre cualquier artículo exportado, qué clasificaciones requieren y qué licencias adicionales y procesos de verificación serán necesarios.
4. Mantenimiento de registros: conocimiento completo de cuál es la información detallada que debe mantenerse, por cuánto tiempo deben mantenerse los registros y qué documentación, si la hay, está exenta, garantiza que las declaraciones estén siempre completas.
5. Capacitación: un proceso exhaustivo de capacitación para todos en la organización que está involucrada con la exportación de bienes es vital para asegurar que se comprendan y se sigan todos los requerimientos de cumplimiento.
6. Auditorías: los gerentes de exportación deberán auditar regularmente sus sistemas de cumplimiento para garantizar que se estén cumpliendo las regulaciones.
7. Manejo de violaciones de exportación: si se incumplen las regulaciones, la capacidad de detectar problemas y responder rápidamente con acciones correctivas puede evitar algunas de las consecuencias más graves de esos incumplimientos.

Contar con una solución de software efectiva puede ayudar a abordar muchos de los problemas antes mencionados. Por ejemplo, las herramientas que pueden clasificar bienes de exportación para múltiples países con el fin de aplicar automáticamente las tasas aduanales correctas ayudan a reducir los riesgos de errores y violaciones, a la vez que recopilan un registro completo de las exportaciones.

Tener la capacidad para automatizar y agilizar los procesos de declaraciones utilizando esta tecnología garantiza que las organizaciones estén siempre en cumplimiento pleno de los requerimientos aduanales, a la vez que mejoran la productividad, reducen los costos y liberan el tiempo de los empleados.