Entrevista con
Harald Boes, Gerente de Gestión y Políticas Aduaneras / Seguridad de Carga Aérea, ZF Friedrichshafen AG,
y
Robert Hettler, Gerente Senior de Finanzas Corporativas, TI, M&A/ Logística de Salida FC (FISO), ZF Friedrichshafen AG.
ZF Friedrichshafen AG - la empresa
ZF es uno de los grupos tecnológicos líderes en el mundo en tecnología de transmisión y chasis automotriz, así como en tecnología de seguridad activa y pasiva. La empresa, tras haber adquirido TRW Automotive el 15 de mayo de 2015, está representada en aproximadamente 230 ubicaciones en 40 países. En 2014, las empresas aún independientes generaron una facturación de más de 30.000 millones de euros con 134.000 empleados. Estas impresionantes cifras convierten a ZF en uno de los tres proveedores automotores de nivel 1 (tier 1) más grandes del mundo.
Fuente: www.zf.com
El punto de partida de ZF: fusión de una empresa establecida y crecida de forma descentralizada
Hasta 2011, ZF era una empresa que había crecido de forma descentralizada, compuesta por divisiones y entidades legales independientes. Desde un punto de vista técnico, todas las divisiones en Alemania utilizaban sus propios sistemas SAP, que habían evolucionado de diferentes maneras desde su introducción. Sus procesos de determinación de preferencias de TLC evolucionaron de una manera similarmente descentralizada.
En agosto de 2011, estas operaciones anteriormente independientes se fusionaron formalmente en ZF Friedrichshafen AG. Uno de los puntos en la agenda de la fusión fue la transición hacia el consenso con respecto al proceso de determinación de preferencias para toda la entidad ZF Friedrichshafen AG. Esta transición requería el nombramiento de una persona con responsabilidad general para el sistema de determinación de preferencias en ZF ante la Oficina Central de Aduanas de Alemania.
Harald Boes, Gerente de Gestión y Políticas Aduaneras / Seguridad de Carga Aérea, asumió la responsabilidad general de las preferencias de TLC. Él destaca: "La administración, la capacidad de supervisión y el control del sistema de determinación de preferencias, con los nueve sistemas SAP diseñados de forma diferente hasta la fecha, solo podían llevarse a cabo con dificultad y gran esfuerzo. Rápidamente alcanzas los límites cuando imaginas que tienes que personalizar lo mismo nueve veces, algo que solo sería necesario una vez en un sistema estandarizado. Esta circunstancia llevó a muchas discusiones internas con el objetivo de establecer un sistema de determinación de preferencias estandarizado para todas las ubicaciones de ZF".
Además de los requisitos profesionales y la necesidad de un sistema estandarizado de determinación de preferencias, la regulación de los procesos de TI a nivel de toda la empresa también era una preocupación en ZF. Durante la evaluación del "Panorama de Aplicaciones", el departamento de TI de ZF se topó con los diversos procesos para la determinación de preferencias en los sistemas SAP casi al mismo tiempo.
Robert Hettler, Gerente Senior de Finanzas Corporativas, TI, M&A/ Logística de Salida FC, explica lo siguiente: "Descubrimos que los procesos para la determinación de preferencias estaban documentados en todos los sectores en los sistemas SAP; inicialmente, esto fue una sorpresa positiva para nosotros. Desafortunadamente, sin embargo, todos los sistemas estaban organizados de manera diferente. Y dado que la necesidad de estandarización desde el lado del negocio, en particular por parte del Sr. Boes, estaba creciendo en ese momento, esto le dio al proceso un mayor impulso".
En enero de 2014, el Consejo de Gestión de Materiales (MMC) de ZF inició y encargó el proyecto "Ready for Preferences" (Listos para las Preferencias). El objetivo: establecer un sistema estandarizado e integral para ZF para el proceso de determinación preferencial, ya fuera a través del panorama SAP existente o mediante un sistema de terceros.
Los requisitos: ¿qué debe proporcionar un sistema integral de ZF para el proceso de determinación de preferencias?
La gestión correcta de la determinación del carácter originario de las mercancías, de acuerdo con las normas de origen enumeradas en un acuerdo determinado, es fundamental para aprovechar las ventajas de los acuerdos preferenciales. Por lo tanto, la nueva solución de software debía ser capaz de asegurar todos los aspectos de la gestión de determinación de preferencias para garantizar la seguridad jurídica en cualquier caso.
Además, esta solución debe ser capaz de apoyar a ZF en la centralización y el control del procesamiento preferencial entre empresas y sistemas: mediante el acceso central a los datos y procesos relevantes para crear la transparencia necesaria.
La solución debía ser reconocida por las autoridades aduaneras nacionales e internacionales para la gestión de determinación de origen y debía ser utilizable desde el punto de vista de todas las demás ubicaciones de producción de ZF para que la gestión de preferencias aprovechara las ventajas de los tratados de libre comercio. También debe proporcionar de forma continua un alto grado de automatización.
Búsqueda de un socio adecuado: por qué ZF optó por MIC
Es de esperar que la importancia de la determinación de preferencias sea conocida en los departamentos de aduanas, pero ¿qué ocurre con otros profesionales, por ejemplo, en el sector de TI, que también participan en el proyecto "Ready for Preferences"?
Precisamente por esta razón, era esencial crear un nivel común de conocimiento entre todas las personas de los diversos departamentos involucrados en este proyecto. Para poder tomar una decisión calificada con respecto a la mejor solución posible para un sistema estandarizado e integral en ZF para el proceso de determinación de preferencias, los participantes asistieron a un seminario técnico sobre el tema de origen de mercancías y preferencias en febrero de 2014.
Al mismo tiempo, ZF comenzó a buscar proveedores de software para soluciones de origen de mercancías y preferencias. Gracias a las recomendaciones de otras empresas de la industria automotriz, rápidamente dieron con MIC Customs Solutions, el proveedor líder de soluciones aduaneras globales.
Ya en marzo de 2014, tres proveedores elegibles, incluido MIC, fueron invitados a una presentación inicial. La información que ZF obtuvo durante estas presentaciones formó la base del proyecto interno de ZF en abril de 2014. Estas presentaciones también sirvieron como fundamento para la creación de las especificaciones. En mayo de 2014, se llevaron a cabo las presentaciones detalladas de los proveedores. Durante el mes de junio, MIC y otro proveedor permanecieron en la competencia.
El Sr. Boes afirma: "Tras las negociaciones contractuales, quedó claro que el paquete global de MIC nos había convencido. MIC Customs Solutions ofrecía el sistema funcionalmente más maduro para TI, facilitando el trabajo de ZF a través de sus múltiples funcionalidades; simplemente cubre todos los aspectos del comercio exterior".
El resultado se presentó al Comité de Dirección de ZF y, a principios de agosto de 2014, se confirmó: MIC sería el nuevo proveedor de soluciones para el proceso de determinación de preferencias de ZF-Friedrichshafen AG.
Experiencias de ZF con MIC: progresión del proyecto y puesta en marcha
El inicio (kick-off) del proyecto piloto tuvo lugar una semana después de la decisión con un cronograma muy ambicioso: este programa preveía que, por un lado, el piloto —la unidad de negocio "Electronic Systems" en Auerbach— debería estar en funcionamiento en 6 meses. Por otro lado, todas las facetas del cálculo de preferencias que se utilizarían posteriormente para todo el grupo ZF también debían implementarse en el piloto, con el fin de que el despliegue (rollout) en otras ubicaciones fuera más rápido y sencillo.
A pesar de este desafío, todos los involucrados apoyaron el estricto cronograma. Se invirtió mucho tiempo y esfuerzo para alcanzar el objetivo.
El proyecto piloto en ZF "Electronic Systems" en Auerbach se dividió en tres fases:
- Fase 1 - Solicitud de declaraciones de proveedores para finales de 2014
A finales de noviembre de 2014, se inició la solicitud y administración de declaraciones de proveedores mediante el módulo MIC OCS SCS (Supply Chain Solicitation). En el marco de esta fase del proyecto, se llevaron a cabo varios talleres relativos a los requisitos integrales de ZF. En la fase 1, la división en un grupo de trabajo más grande y un pequeño equipo de intervención (task force) resultó muy exitosa. El grupo de trabajo grande desarrolló y adoptó las plantillas predominantes, y el equipo de intervención pequeño llevó a cabo el despliegue del piloto.
- Fase 2 - Cálculo del origen de las mercancías para finales de marzo de 2015
A continuación, en la segunda fase, se llevó a cabo la implementación de los procesos necesarios para el cálculo del origen de las mercancías. La configuración de las reglas de origen, la prueba de las reglas y procesos, y la formación de los empleados fueron solo algunas de las muchas tareas requeridas. Aquí se utilizaron los datos obtenidos en la primera fase y la comunicación se realizó a través de interfaces automatizadas entre MIC y SAP.
- Fase 3 - Puesta en marcha (go-live) el 25 de marzo de 2015
Tras una exitosa puesta en marcha de la solución piloto definitiva en Auerbach el 25 de marzo de 2015, Harald Boes dijo: "Desde las 6 de la tarde de ayer, estamos operativos en nuestro piloto en Auerbach con los cálculos de preferencias bajo MIC OCS. Me gustaría agradecer a todo el equipo por el esfuerzo extraordinario durante los últimos días y semanas. Todo el equipo del proyecto, ZF-IT, MIC y el piloto en Auerbach trabajaron como uno solo. ¡Esto es excepcional! ZF y MIC han creado un nuevo estándar europeo en lo que respecta a soluciones de origen de mercancías y preferencias. Las personas adecuadas de ambos lados estuvieron en el lugar correcto en el momento adecuado. Nuestro proveedor de servicios, MIC, ha fortalecido el proceso de determinación de preferencias de ZF de manera sostenible mediante un equipo de proyecto y un proyecto excepcionalmente buenos. En el futuro también estaremos correctamente posicionados con MIC".
Adicionalmente, se introdujo el módulo MIC CCS para la clasificación arancelaria aduanera de los artículos de ZF, incluyendo la integración vía SAP, que también contiene una interfaz de retorno para los artículos clasificados desde MIC CCS hacia SAP.
De este modo, el proyecto piloto se implementó y concluyó dentro del periodo previsto, dentro del presupuesto planificado y con la más alta calidad... algo que no siempre ocurre en proyectos de TI de este tipo.
Beneficios de ZF mediante el uso de la solución de MIC
Robert Hettler y Harald Boes ven los siguientes beneficios para ZF como resultado del uso de la solución de MIC:
- "ZF cuenta ahora con un sistema global integral. Todo funciona o funcionará a través del servidor en Alemania y se accederá a través de las mismas interfaces, ya sea desde EE. UU., China o Brasil".
- "Ahora tenemos la oportunidad de utilizar sinergias, tales como el desarrollo posterior, el soporte o la prestación de 'Servicios Compartidos'".
- "Nueve procesos diferentes para nueve sistemas ERP están ahora estandarizados y centralizados en un solo proceso; esto también significa que solo hay un sistema que mantener y atender".
- "Ahora tenemos un sistema legalmente seguro y controlable al que se puede acceder de forma centralizada, y también tenemos más transparencia con una trazabilidad completa de los cálculos de origen".
- "Los empleados tienen ahora puestos de trabajo de alta calidad. Pueden ocuparse más de la comprobación de los procesos. El procesamiento monótono de las declaraciones de proveedores es, gracias también a la solución del portal web para proveedores, cosa del pasado".
Planes de ZF para el futuro: los siguientes pasos
El despliegue en todas las ubicaciones alemanas de ZF tras el proyecto piloto ya está totalmente implementado. El cronograma fue muy ambicioso, al igual que el despliegue en Alemania. Para lograr este objetivo, el software se ha desplegado en 2 ubicaciones a la vez desde junio de 2015.
También en junio de 2015 tuvo lugar el inicio del proyecto piloto en EE. UU. Al igual que en Alemania, aquí también se implementa en un proyecto piloto en Carolina del Sur la solución de MIC para el cálculo de origen y la administración de declaraciones de proveedores, incluyendo la clasificación arancelaria aduanera. La puesta en marcha está prevista para noviembre de 2015.
El despliegue en Corea y Austria tendrá lugar en 2016. Además, se trabajará en la automatización total de la clasificación arancelaria aduanera.
¡Deseamos un éxito continuo a todos los involucrados!