Imperial Tobacco Group (ITG) es una empresa tabaquera líder mundial con una cartera única de marcas y productos en todas las categorías del tabaco. Tradicionalmente, el enfoque comercial de ITG se centraba únicamente en el Reino Unido. Con la adquisición de Reemtsma en 2002 y Altadis en 2008, ITG se convirtió en un actor global.
Como consecuencia de estas fusiones, el panorama de sistemas de TI se volvió muy heterogéneo e incoherente. Los cambios en las regulaciones aduaneras europeas y globales, así como el hecho de que cada autoridad aduanera nacional tiene su propio sistema informático, generaron muchos procesos diferentes y nuevos requisitos aduaneros. Olaf Huderitz, Jefe de Servicios de Cadena de Suministro, afirma: “En esta etapa prácticamente no teníamos visibilidad ni transparencia de nuestros procesos aduaneros europeos y teníamos que preguntarnos si seguíamos cumpliendo con la normativa”.
¡Necesitamos una plataforma aduanera de la UE con procesos y una solución estandarizada de software aduanero!
Debido a que los productos del tabaco están sujetos a altos aranceles aduaneros y, por lo tanto, bajo especial vigilancia de las autoridades, ITG comenzó a buscar posibilidades para resolver la falta de transparencia en su cadena de suministro aduanera para aumentar el cumplimiento normativo y reducir riesgos. “Nuestro departamento de TI quería implementar ellos mismos las funcionalidades y procesos para la presentación de declaraciones en la UE, pero dije: 'solo sobre mi cadáver'. ¡Necesitamos una plataforma aduanera de la UE con procesos y una solución estandarizada de software aduanero proporcionada por expertos!”. Así se dio la señal de salida para un cuidadoso proceso de evaluación de proveedores.
Factores clave de decisión: Costos, requisitos de negocio y TI combinados con el perfil del proveedor
Olaf Huderitz explica: “Para decisiones como esta, tenemos procedimientos predefinidos. Se evaluaron cuatro aspectos: costos, cobertura de requisitos de negocio y de TI, y los perfiles de los proveedores”. El proceso fue laborioso pero esencial para tomar la decisión correcta. Se invitó a cinco proveedores a presentar sus capacidades y organizar visitas de referencia a sus clientes.
“Durante nuestras visitas de referencia, nos dimos cuenta rápidamente de que MIC cubría con creces muchos más requisitos que sus competidores: su comunicación electrónica con todos los sistemas de las autoridades aduaneras nacionales solicitados incluía todos los procedimientos aduaneros requeridos, un único centro global de mantenimiento y soporte, así como la disponibilidad de un modelo SaaS (Software as a Service). MIC es un proveedor de software aduanero con sustancia, lo que significa un proveedor que posee pericia tanto en Aduanas como en TI, así como experiencia con proyectos aduaneros internacionales en empresas globales”, afirma Olaf Huderitz.
Olaf Huderitz continúa: “En mayo de 2011, adjudicamos a MIC la implementación de una plataforma aduanera de la UE para nuestros negocios europeos, cubriendo Alemania, España, Gran Bretaña, Francia, Polonia y los Países Bajos, incluyendo los procedimientos aduaneros de importación, almacén fiscal, régimen de perfeccionamiento activo, exportación y NCTS. Con el modelo SaaS proporcionado, MIC se encarga de todo, por ejemplo, el mantenimiento del entorno de alojamiento, la consideración de los cambios legales y la prestación de soporte específico para el cliente”.
Práctica de gestión de proyectos – ¡expertos manos a la obra!
Justo después de que se tomara la decisión a favor de MIC, se lanzó el proyecto, comenzando con la fase de concepción. Durante esta fase, se especificaron los requisitos para cada país y se estableció un cronograma. Este enfoque por fases y por países está estrechamente vinculado al despliegue de SAP y QAD de ITG. Ambos sistemas se conectan con la solución de presentación de declaraciones aduaneras de MIC, MIC CUST®, que proporciona procesos de despacho de aduanas altamente automatizados.
“Se han cumplido todas las expectativas que teníamos durante el proceso de toma de decisiones. MIC proporciona una gestión de proyectos enfocada; cumplen con el tiempo y el presupuesto, son precisos y muy flexibles para brindarnos apoyo in situ siempre que sea necesario, por ejemplo, durante las intensas fases de puesta en marcha. Nuestro objetivo es tener los seis países implementados y operativos para finales de 2013”, menciona Olaf Huderitz.
Beneficios de la plataforma aduanera de MIC según Olaf Huderitz:
- “Hemos aumentado la visibilidad y la transparencia de nuestras operaciones aduaneras, lo que conduce a un mayor cumplimiento y a una reducción de los riesgos”.
- “Cumplimos con los requisitos legales con un menor esfuerzo gracias al modelo de mantenimiento proporcionado por MIC, el cual garantiza que MIC implemente con precisión los cambios legales a tiempo, tal como lo requieren las diversas administraciones aduaneras nacionales”.
- “Se proporciona comunicación electrónica directa con todos los sistemas pertinentes de las autoridades aduaneras”.
- “Podemos reducir costos al deshacernos de los agentes aduaneros externos. Esta solución es más efectiva en cuanto a costos que subcontratar nuestras operaciones aduaneras”.
- “Tenemos implementados procesos e interfaces estandarizados, que pueden ser reutilizados o simplemente ajustados para despliegues en otros países, incluso fuera de la UE”.