El surgimiento de la IA ha impactado casi todos los aspectos de la economía en años recientes y el comercio no se escapa. Pero las posibilidades de la tecnología van más allá de automatizar procesos cotidianos y ayudar con actividades como la clasificación aduanal. Otra área en la que estas herramientas están resultando invaluables es la gestión de la documentación compleja requerida para el despacho de aduanas y el cumplimiento.
Para muchas empresas, la gestión del papeleo aún es un proceso manual y laborioso. Esto no sólo significa un esfuerzo adicional y mayores tiempos de despacho aduanero. También podría exponer a las empresas al riesgo de proporcionar información incompleta, desactualizada o inexacta. A su vez, puede derivar en una serie de inconvenientes en los puertos de entrada o en situaciones donde se exija a las empresas presentar documentación como parte de una auditoría.
Los desafíos que plantea el procesamiento manual de documentos
La gestión de grandes volúmenes de documentos requeridos es un gran desafío para cualquier empresa, especialmente dado que muchos de estos existen en formatos no estructurados y difíciles de clasificar. En efecto, según Gartner, hasta el 80% de los datos que se utilizan hoy en día no son estructurados.
Cuando se trata de comercio, esto puede venir de muchas maneras. Conocimientos de embarque, certificados de origen, facturas, listas de empaque, licencias de exportación, contratos y correos electrónicos de proveedores son sólo algunos ejemplos de la documentación compleja que las empresas deben gestionar. Esta con frecuencia incluye texto en formato libre, hojas de cálculo y datos financieros en una diversidad de formatos y algunas veces en múltiples idiomas.
Aunque muchas autoridades aduanales han adaptado completamente la digitalización para sus sistemas de reporte y pagos de aranceles, esto no resuelve el problema. De hecho, puede incluso crear nuevos problemas cuando las empresas gestionan múltiples plataformas diferentes, cada una con sus propios requerimientos de datos de entrada.
En muchos casos, la documentación tiene que escanearse, convertirse al formato correcto y verificarse completamente antes de que se pueda presentar. No hacer esto de manera efectiva puede tener grandes impactos en términos de costos e ineficiencias adicionales. Por no mencionar los muchos riesgos de cumplimiento que puede plantear, como las clasificaciones erróneas, infravaloraciones o declaraciones incorrectas.
Cómo la automatización impulsada por la IA brinda una solución transformativa
La solución es utilizar IA cada vez más. Esto puede mejorar el procesamiento de documentos en cada paso que se da. Desde alimentar documentos en papel a través de escáneres y tecnología avanzada de reconocimiento de caracteres para convertir datos no estructurados a los formatos correctos y verificar su exactitud, las herramientas correctas brindan una solución estratégica para la agilización de estos aspectos críticos pero tediosos de la gestión de comercio internacional.
DODCLFOW de MIC, por ejemplo, utiliza una combinación de tecnologías inteligentes de procesamiento de documentos y agentes de IA para eliminar las tareas de validación y entrada de datos manual. Esto incluye el reconocimiento óptico de caracteres para convertir documentos en papel y documentos en formato PDF a formatos digitales que se pueden utilizar y el procesamiento de lenguaje natural para interpretar y comprender la información que se alimenta.
Además, la IA y el aprendizaje automático basados en grandes modelos del lenguaje permiten que las herramientas aprendan más sobre la empresa, identifiquen patrones y resalten cualquier anomalía o imprecisión.
Cuando se usan conjuntamente, esto permite que las empresas lean datos digitalmente, que los afinen y los pasen a los formatos correctos y apliquen el aprendizaje. En resumen, esto implica mayor precisión, mayor eficiencia en el procesamiento de datos y finalmente, un flujo de productos más ágil alrededor del mundo.
En un entorno desafiante y rápidamente cambiante, esto permite que las empresas tengan una cosa menos de qué preocuparse y libera el tiempo de los empleados para actividades más útiles, con la seguridad de saber que sus documentos comerciales están completos, precisos y disponibles bajo demanda.
