Panasonic Corporation es uno de los mayores fabricantes de productos electrónicos del mundo, compuesto por más de 634 empresas. Fabrica y comercializa una amplia gama de productos bajo la marca Panasonic para mejorar y enriquecer los estilos de vida en todo el globo. Panasonic cuenta con 330.767 empleados y una facturación de 72.000 millones de euros. Panasonic Europe, con más de 10.000 empleados, es la organización regional de Panasonic Corporation.
Panasonic Europe utiliza soluciones de MIC desde 2002
Casi 10 años de colaboración entre MIC y Panasonic Europe han dado lugar a una de las implementaciones internas más extensas entre la base de clientes de MIC. Cada año se han añadido y desplegado nuevas soluciones y desarrollos específicos para el cliente en países adicionales, lo que ha dado lugar a una plataforma aduanera multipaís para los negocios europeos de Panasonic.
Todo esto se implementó dentro del entorno de TI de Panasonic de acuerdo con su estricto Modelo de Seguridad de la Información (ISM). Para muchos clientes, esta es la forma más cómoda de implementar software: se tiene acceso total al hardware y al sistema operativo, se puede decidir cuándo cambiar algo, solo están sus datos en el sistema, solo sus empleados pueden conectarse, y así sucesivamente.
Pero las soluciones internas generan costos de hardware, administración de sistemas, cambios de versiones de software, etc., que no siempre son previsibles y, por lo tanto, no son calculables al 100%. Además, es necesario planificar la disponibilidad de recursos independientemente de su carga de trabajo real. En tiempos como estos, esto podría considerarse un lujo: reducir costos para asegurar los beneficios operativos es uno de los objetivos principales de casi cualquier empresa, y también para Panasonic.
Una nueva estrategia de solución aduanera debido a un proyecto europeo de consolidación de almacenes
Petra Herrmann, Gerente General de Cumplimiento Aduanero Europeo, comenta: "En 2010, se inició un proyecto para implementar una nueva solución logística. Relacionado con este proyecto, se llevó a cabo una consolidación de almacenes en Europa y, además, se debía establecer un nuevo centro de distribución en la República Checa con la necesidad de reportar declaraciones de aduana a las autoridades aduaneras nacionales. Hasta entonces, no teníamos ninguna solución de software aduanero checo y nos vimos obligados a investigar al respecto. El primer análisis mostró que no era posible avanzar con el entorno del sistema de TI existente: no estaba habilitado para Unicode, lo cual es absolutamente necesario cuando se utilizan diferentes juegos de caracteres, y no estaba habilitado para la web, sino que solo era accesible a través de un servidor Citrix. La pregunta era: ¿Debíamos invertir en una nueva solución o en la existente, asumiendo los costos relacionados con la actualización del servidor Citrix obsoleto, enfrentando regularmente costos por la instalación de actualizaciones de software en tres entornos de TI, encargándonos de los cambios legales y mucho más? ¡Esta fue la oportunidad para un cambio de rumbo en nuestra estrategia de soluciones aduaneras!".
Se inició un proceso de evaluación intensivo. Las soluciones comparadas fueron la instalación interna (in-house) frente a la computación en la nube o Software como Servicio (SaaS). Durante este proceso, los costos de una transición de la solución aduanera completa existente a la plataforma SaaS de MIC se compararon con los costos de seguir ejecutándola internamente (manteniendo tres entornos: prueba, desarrollo y producción) durante los próximos cinco años, basándose en los costos reales de los últimos cinco años. El resultado fue contundente: MIC SaaS ahorraría mucho dinero.
"Este resultado correspondía absolutamente con nuestra política de TI, ya que nuestro Director de TI evaluó positivamente la computación en la nube/SaaS. Pero esto fue solo el comienzo de evaluaciones posteriores más detalladas", afirma Petra Herrmann.
Fuertes requisitos de seguridad como uno de los mayores desafíos
Una de las preocupaciones más mencionadas respecto a la computación en la nube son los aspectos de seguridad. Por ello, no fue sorprendente que la solución SaaS de MIC tuviera que pasar por un proceso de aprobación de seguridad. Durante este proceso, resultó que las reglas de Gestión de Seguridad de la Información (ISM) de Panasonic eran realmente estrictas y un factor desafiante para el proyecto.
Berthold Sunke, Gerente General de Planificación y Arquitectura de TI, explica: "Debido a nuestras estrictas regulaciones de ISM, todas las soluciones utilizadas por Panasonic, así como los datos procesados con estas soluciones, deben permanecer bajo la soberanía de Panasonic. Los datos deben estar totalmente aislados de los datos de los demás clientes que utilizan la plataforma SaaS de MIC. Además, para estar protegidos mediante una conexión VPN, se solicitó que la aplicación solo fuera accesible desde puestos de trabajo registrados por Panasonic (PC, portátiles, etc.) y no desde dispositivos privados. Esto tenía que ser garantizado y aprobado por MIC junto con su socio de alojamiento, Austrian Telecom".
Todas las partes involucradas mostraron una gran dedicación para asumir este desafío. Por lo tanto, MIC y Austrian Telecom se comprometieron con el ISM de Panasonic y con el cumplimiento de sus normas de auditoría. Fue una gran ventaja que Austrian Telecom ya estuviera certificada según ISO 27001, así como SAS 70-II, lo que verificaba que ya existía un alto estándar de seguridad.
"Todos nosotros, la unidad de TI de Panasonic, MIC y Austrian Telecom, trabajamos duro para lograrlo, y fue facilitado por una verdadera asociación. Todos buscaban un entendimiento conjunto basado en requisitos discutidos abiertamente y compartidos, considerando el panorama general: una solución común. Finalmente, el equipo del proyecto presentó las evidencias necesarias y obtuvimos el 'visto bueno' para este proyecto por parte de nuestro departamento de cumplimiento", afirma Berthold Sunke.
Un tiempo de mucha actividad
No basta con que todos los conceptos sean aceptados por la(s) junta(s) directiva(s), también tienen que ser finalizados adecuadamente. Una vez más, el aspecto de seguridad fue uno de los temas más exigentes junto con los requisitos de integración de datos y procesos:
- Incluir a todos los usuarios en el concepto de seguridad acordado.
- Preparar la migración de gigabytes de datos desde el entorno interno de Panasonic al entorno compartido SaaS de MIC, lo cual fue mucho más complejo de lo esperado por ambas partes y causó la mayor parte del trabajo en las pruebas.
- Implementar un número limitado de desarrollos específicos para el cliente (en comparación con la solución anterior instalada en las instalaciones) y personalizar el nuevo entorno.
- Configurar las interfaces bidireccionales necesarias entre el entorno SAP de Panasonic y el entorno SaaS de MIC.
- Formación y educación de la comunidad de usuarios.
- Pruebas, pruebas y más pruebas.
El gran movimiento
En abril de 2011, todo estaba preparado para el gran movimiento. Casi 50 GB de datos tuvieron que ser transferidos del sistema antiguo al nuevo entorno SaaS de MIC, las interfaces SAP y los usuarios tuvieron que ser redirigidos y el sistema antiguo tuvo que ser desconectado.
Petra Herrmann explica que: "Todo salió bien gracias a nuestra preparación precisa y al excelente soporte durante la transición de todas las partes involucradas. Teníamos un plan 'B' en caso de que algo saliera mal, pero nunca tuvimos que usarlo".
Beneficios de la solución SaaS de MIC según Petra Herrmann y Berthold Sunke:
- “La disponibilidad y estabilidad del sistema han mejorado”.
- “Los recursos de TI y los costos operativos pudieron reducirse debido al hecho de que no tenemos que encargarnos de la infraestructura de TI ni de los cambios legales; esto está cubierto por el modelo de mantenimiento único de MIC, el cual garantiza que MIC implemente con precisión los cambios legales a tiempo, tal como lo requieren las diversas administraciones aduaneras nacionales”.
- “Hemos aumentado la visibilidad y la transparencia no solo de nuestras operaciones aduaneras, sino también para nuestra planificación presupuestaria. El modelo SaaS de MIC facilita significativamente la compartimentación de los costos operativos y transaccionales relacionados”.
- “La solución SaaS de MIC ofrece la posibilidad de operar las aduanas a nivel global. Es muy flexible y permite un despliegue sencillo en otros países”.
Petra Herrmann continúa: “Además de los beneficios, debe mencionarse que la decisión de una solución SaaS en un entorno de TI compartido requiere el compromiso de aceptar concesiones. Las concesiones son, por ejemplo, la reducción de la flexibilidad en términos de franjas horarias para la instalación y el mantenimiento, así como ciertas restricciones en términos de implementaciones específicas del cliente. Pero, en general, debe afirmarse que las ventajas prevalecen”.