Entrevista con la
Sra. Giulia Scaglioni, TIC y Soporte Técnico - Gestión de Servicio y Demanda - Aduanas de SADI S.p.A., Turín, Italia.
SADI S.p.A. - Parte del Grupo FCA
SADI S.p.A. forma parte de Fiat Chrysler Automobiles (FCA). El Grupo diseña, desarrolla, fabrica y vende vehículos y piezas relacionadas, servicios, componentes y sistemas de producción en todo el mundo a través de 162 instalaciones de fabricación, 87 centros de I+D y concesionarios y distribuidores en más de 150 países. Su cartera de marcas incluye Abarth, Alfa Romeo, Chrysler, Dodge, Fiat, Fiat Professional, Jeep, Lancia, Ram, Maserati y Mopar (la marca de repuestos y servicio). Los negocios del Grupo también incluyen Comau (sistemas de producción), Magneti Marelli (componentes) y Teksid (hierro y fundición). Además, los servicios de financiación para minoristas y concesionarios, el arrendamiento financiero (leasing) y los servicios de alquiler relacionados con el negocio de automóviles del Grupo —y en apoyo de este— se prestan ya sea a través de filiales o de socios financieros (tales como compañías cautivas, afiliadas, empresas conjuntas con bancos e instituciones financieras líderes, o proveedores especializados).
Puede explorar mucho más sobre el Grupo FCA en su sitio web www.fcagroup.com.
Desafíos enfrentados por SADI – La situación inicial
Dentro del Grupo FCA, SADI cubre las operaciones aduaneras para FCA en países específicos como Brasil y Argentina en Sudamérica; e Italia, Polonia, Serbia, Bélgica, Gran Bretaña y Francia en la región EMEA. En todos estos países, SADI ejecuta las actividades aduaneras para FCA como una especie de proveedor de servicios interno (intercompañía).
Uno de los problemas más desafiantes y de mayor prioridad para SADI está ligado al hecho de que utiliza diferentes soluciones de software aduanero en cada uno de los países mencionados. Esto representa un verdadero obstáculo para la estandarización y automatización de los procesos aduaneros entre las diversas organizaciones nacionales. La estandarización y automatización de los procesos aduaneros de SADI abriría considerables potenciales de ahorro y contribuiría positivamente al nivel de cumplimiento general del Grupo FCA.
Esta fue razón suficiente para que SADI originara un proyecto llamado HERMES. Giulia Scaglioni, encargada de TIC y Soporte Técnico, Gestión de Servicio y Demanda y Aduanas de SADI, afirma: "El objetivo de este proyecto era claro: estandarización y automatización de los procesos aduaneros entre las diversas organizaciones nacionales con una solución de software aduanero estandarizada que tuviera capacidades globales".
SADI selecciona a MIC como su proveedor de software aduanero
La mayor necesidad de implementar una nueva solución de software aduanero se detectó en Italia. No solo por los enormes volúmenes de importación y exportación que SADI tiene que manejar en ese país, sino porque la insatisfacción y los problemas con el proveedor actual eran los más graves allí.
Giulia Scaglioni afirma lo siguiente: “Con el software antiguo, las declaraciones de aduana tenían que imprimirse incluso días antes de que fueran realmente necesarias. Se producían toneladas de papel, lo que dificultaba encontrar la declaración correcta para un coche específico en el momento real de su exportación”. Continúa: “Además, ocurría que, durante el tiempo transcurrido desde la impresión de la declaración de exportación hasta la liberación del coche, la información introducida a menudo cambiaba, por lo que las declaraciones de aduana ya impresas tenían que enmendarse manualmente, llevando el impreso ante la oficina de aduanas correspondiente para rellenar el formulario de enmienda”.
Este no era el tipo de automatismo y proceso estandarizado que SADI esperaba que hiciera sus procesos aduaneros más efectivos. Para determinar qué proveedores podrían cumplir con sus requisitos, SADI lanzó un proceso de comparativa (benchmarking) entre aquellos proveedores capaces de entregar una solución de software aduanero para estandarizar y automatizar sus procesos aduaneros a nivel mundial.
Tras un análisis detallado de los resultados, SADI finalmente se decidió por MIC como su nuevo proveedor de software aduanero porque:
- MIC parecía ser el líder en el mercado
- MIC utiliza la última tecnología
- Sus módulos permiten una integración flexible en diversos sistemas ERP
- MIC cuenta con recursos capacitados con conocimientos aduaneros para la gestión de proyectos y soporte al cliente
- El software de cumplimiento aduanero y comercial de MIC ofrece el mayor grado de cobertura de países a escala global
En una primera fase, SADI decidió implementar:
- MIC-CUST® Import para Italia
- MIC-CUST® Export para Italia
- MIC-CUST® Inward Processing Relief (IPR) (Régimen de Perfeccionamiento Activo) para Italia
- MIC CCS para un mayor nivel de automatización en el proceso de Clasificación Arancelaria Aduanera
Los procesos de importación, exportación e IPR cuentan con comunicación directa con el sistema de la administración aduanera italiana denominado AIDA, y MIC CCS se actualiza regularmente con contenido arancelario al día.
Experiencias y éxito del proyecto y la puesta en marcha
La Fase 1 del proyecto HERMES de SADI comenzó a principios de 2015. En esta etapa inicial, el entorno del proyecto mostró su cara difícil y parecía que se convertiría en un reto arduo; especialmente los problemas organizativos dificultaron el cumplimiento de los plazos.
Giulia Scaglioni destaca lo siguiente: “A pesar de los problemas organizativos, los recursos del proyecto de MIC fueron capaces de trabajar en este entorno, demostrando flexibilidad y capacidad para adaptar su enfoque de trabajo sin perder la calidad del servicio prestado”.
Sin embargo, SADI reestructuró con gran esfuerzo todo su equipo de proyecto, contribuyendo a un mejor "clima", una buena cooperación tras un inicio accidentado y, finalmente, al éxito de este proyecto.
Además de este desafío organizativo, ambos tuvieron que superar diferencias culturales, como distintas formas de trabajar y el no compartir la misma lengua materna. Esto causó a veces discusiones abiertas y directas, pero siempre de manera cordial y con respeto mutuo. Basándose en esto, ambos pudieron mejorar y contribuir al éxito de este proyecto como un solo equipo.
“MIC fue muy reactivo, respondiendo con flexibilidad a los requisitos de SADI que cambiaban 'rápidamente'. La creación de interfaces, informes y el manejo de las listas de materiales (BOM) fueron muy exigentes”, comenta Giulia Scaglioni y continúa diciendo: Estuvimos muy contentos con las reuniones de trabajo que mantuvimos presencialmente en Turín. La manera en que MIC manejó las discusiones fue muy profesional y productiva. Siempre se aseguró de que todos tuvieran el mismo entendimiento sobre lo que se había acordado".
No obstante, a pesar de los esfuerzos, la puesta en marcha tuvo que posponerse varias veces, lo que tuvo efectos secundarios positivos inesperados. El tiempo se utilizó eficientemente para realizar pruebas de software exhaustivas y cambiar la estrategia de un enfoque "Big Bang" a una puesta en marcha paso a paso, lo que ayudó a reducir al mínimo los posibles fallos.
Con toda esta preparación y la estrategia adecuada en marcha, la migración del entorno de prueba al de producción le tomó al equipo del proyecto solo 3 días en lugar de la semana completa programada; fue una transición bastante fluida.
Luego, paso a paso según lo planeado, los diversos módulos entraron en funcionamiento: MIC-CUST® Import para Italia el 5 de enero de 2016, MIC-CUST® Export para Italia 10 días después y, finalmente, el 9 de abril, MIC-CUST® IPR (Régimen de Perfeccionamiento Activo) para Italia.
Giulia Scaglioni destaca que: “La fase de puesta en marcha estuvo bien planificada por parte de MIC, no hubo problemas de disponibilidad de recursos, se proporcionó soporte casi a tiempo completo por parte de los recursos del proyecto y no se enfrentaron problemas mayores. ¡Teníamos el objetivo de no detener las actividades de la planta de Melfi y no las detuvimos!”.
Desde la perspectiva de la gerencia, fue un gran éxito ya que existía un alto riesgo de fracaso. El hecho de que la producción no se detuviera durante toda la fase de migración y puesta en marcha, especialmente en la planta de Melfi, que tiene un volumen de producción muy alto (allí se producen el Renegade y el FIAT 500X), fue excelente, sobre todo porque los nuevos procesos aduaneros están integrados en procesos logísticos vitales y muy sensibles.
Los beneficios hasta ahora
No ha pasado mucho tiempo desde la puesta en marcha de la solución aduanera de MIC para Italia en FCA. Por eso resulta aún más sorprendente que ya ahora algunos de los beneficios potenciales se hayan convertido en realidad.
Giulia Scaglioni lo resume así: “¡Las declaraciones de aduana ahora están bajo control! Hemos automatizado y estandarizado completamente los procesos utilizando tecnología de vanguardia con una excelente experiencia de usuario y con una comunicación directa totalmente automatizada con el sistema AIDA de la administración aduanera italiana. Los nuevos procesos solo se ejecutan cuando un coche está listo para salir del recinto. Con esto, se crea únicamente el número exacto de declaraciones. Esto supone una gran mejora con respecto a la gestión del manejo de declaraciones de aduana y también se traduce en una gran liberación de carga de trabajo y costos para los procesos logísticos en el recinto”.
El despliegue en Italia fue un éxito total y, hasta finales de 2016, SADI ya había declarado algunos cientos de miles de declaraciones de aduana a través de MIC ante las autoridades aduaneras italianas para FCA.
Mientras tanto, también se implementó con éxito el régimen PCC (Transformación bajo Control Aduanero) para Italia y se han iniciado nuevos proyectos adicionales, como la implementación del software aduanero de MIC en Serbia para las operaciones aduaneras serbias de SADI, con el fin de cubrir varios regímenes aduaneros como importación, exportación, almacén fiscal, así como el régimen de perfeccionamiento activo y actividades de ajuste para aumentar continuamente el nivel de automatización de los procesos de exportación.
¡Deseamos un éxito continuo a todo el equipo de MIC y SADI para todos los proyectos actuales y futuros!