Wer muss eine Intrastat-Meldung einreichen?

Intrastat ist das System der EU zur Erhebung von Daten über den Handel zwischen ihren 27 Mitgliedstaaten. Es sammelt Informationen über Art, Menge und Wert der innerhalb des Binnenmarktes versandten Waren. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Behörden einen vollständigen Überblick über die Warenbewegungen innerhalb der Union haben, und hilft dabei, die Auswirkungen der Wirtschafts- und Handelspolitik zu verstehen. Die über Intrastat erhobenen Daten können auch mit den Umsatzsteuererklärungen der Unternehmen verglichen werden, um Betrugsfälle aufzudecken und zu verhindern.

Unternehmen können ebenfalls von den öffentlich zugänglichen Intrastat-Daten profitieren. Diese liefern nützliche Einblicke in Markttrends, sodass Unternehmen erkennen können, welche Marktteilnehmer in einem bestimmten Bereich gut abschneiden, und potenzielle Geschäftsmöglichkeiten identifizieren können.

Intrastat-Meldungen sind für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen obligatorisch, die den jeweils geltenden Schwellenwert für den Wert der innerhalb eines Kalenderjahres zwischen EU-Mitgliedstaaten versandten Waren überschreiten. Diese Schwellenwerte werden von jedem Land individuell festgelegt und können für Importe und Exporte unterschiedlich sein. So liegen beispielsweise ab Juni 2025 die von Deutschland festgelegten Werte bei 3 Millionen Euro für Eingänge und 1 Million Euro für Ausgänge, während in Spanien für beide Fälle 400.000 Euro gelten.

Diese Schwellenwerte können sich im Laufe der Zeit auch aufgrund der wirtschaftlichen Lage ändern. Um Verstöße zu vermeiden, ist es daher unerlässlich, dass alle in der EU tätigen Unternehmen diese Schwellenwerte regelmäßig überprüfen, um einen vollständigen Überblick über die aktuellen Anforderungen der einzelnen Länder zu behalten.

Die Verpflichtung zur Abgabe von Intrastat-Meldungen gilt sowohl für importierende als auch für exportierende Unternehmen, die in der EU umsatzsteuerlich registriert sind. Die Meldungen können jedoch auch von Dritten, beispielsweise von Maklern, in ihrem Namen abgegeben werden.

Fälle, in denen keine Intrastat-Meldungen erforderlich sind, umfassen Transaktionen mit Privatpersonen und Importe aus Ländern außerhalb der EU, bei denen für die Waren eine vollständige Zollanmeldung erforderlich ist. 

Intrastat-Meldungen müssen monatlich erfolgen, wobei die Frist für die Einreichung je nach Land in der Regel zwischen dem 10. und 24. des Monats für die Daten des Vormonats liegt. Die Meldungen erfolgen in der Regel elektronisch über Online-Portale an die nationalen Zollbehörden.

Im Zusammenhang mit dem Brexit gelten besondere Vorschriften, die Unternehmen beachten müssen, die zwischen der EU und Großbritannien Handel treiben. Für Unternehmen mit Sitz in Großbritannien sind Intrastat-Meldungen für Waren, die in die EU und aus der EU transportiert werden, seit dem Austritt des Landes aus dem Binnenmarkt nicht mehr erforderlich – stattdessen sind vollständige Zollanmeldungen erforderlich. 

Unternehmen, die Waren zwischen Nordirland und der EU transportieren, sind jedoch aufgrund der besonderen Situation der Provinz, die Zugang zum Binnenmarkt hat, weiterhin verpflichtet, eine Intrastat-Meldung abzugeben. Die Meldeschwellen hierfür liegen ab 2025 bei 500.000 £ für Importe nach Nordirland und bei 250.000 £ für Exporte. Für Waren, die zwischen Nordirland und Großbritannien transportiert werden, ist keine Meldung erforderlich.

Intrastat-Meldungen müssen eine Reihe von Informationen über die versandten Waren enthalten. Zu den Angaben, die gemacht werden müssen, gehören:

• Unternehmensidentifikation (Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
• der von der Meldung abgedeckte Zeitraum
• Herkunftsland
• Bestimmungsland
• Warencodes unter Verwendung des achtstelligen Codes der Kombinierten Nomenklatur der EU
• der Wert der Waren in der Landeswährung
• die Menge der Waren
• die Art der Transaktion (z. B. Verkauf oder Rückgabe)
• Transportart

Zu den häufigsten Fehlern bei der Erstellung einer Intrastat-Meldung gehören die Angabe falscher Warencodes oder die fehlerhafte Berechnung des Transaktionswerts, beispielsweise durch Übersehen zusätzlicher Kosten wie Versand und Versicherung. Dies kann zu erheblichen finanziellen Strafen führen – insbesondere für Unternehmen mit einer schlechten Bilanz hinsichtlich fehlender, verspäteter oder ungenauer Meldungen.