Wie KI die Verarbeitung von Handelspapieren verändern kann

Der Aufstieg der KI hat in den letzten Jahren beinahe jeden Aspekt der Wirtschaft beeinflusst – und der Handel bildet da keine Ausnahme. Die Möglichkeiten dieser Technologie gehen über die Automatisierung alltäglicher Prozesse und die Unterstützung bei Aktivitäten wie der Zolltarifklassifizierung hinaus. Ein weiterer Bereich, in dem sich diese Tools als unschätzbar wertvoll erweisen, ist die Verwaltung der komplexen Dokumentation, die für die Zollabfertigung und die Einhaltung von Vorschriften erforderlich ist.

Für viele Unternehmen ist die Bearbeitung von Papierkram nach wie vor ein arbeitsintensiver, manueller Prozess. Dies bedeutet nicht nur zusätzlichen Aufwand und längere Zollabfertigungszeiten. Es könnte auch das Risiko bergen, dass Unternehmen ungenaue, veraltete oder unvollständige Informationen bereitstellen. Dies wiederum kann zu einer Reihe von Problemen an den Einreisehäfen führen oder wenn Unternehmen im Rahmen einer Prüfung Unterlagen vorlegen müssen.

Die Herausforderungen der manuellen Dokumentenverarbeitung

Die Verwaltung der erforderlichen riesigen Dokumentenmengen stellt für jedes Unternehmen eine große Herausforderung dar, insbesondere da ein Großteil davon in unstrukturierten, schwer zu kategorisierenden Formaten vorliegt. Laut Gartner sind sogar bis zu 80 Prozent der heute verwendeten Daten unstrukturiert.

Im Import- und Exporthandel kann dies viele Formen annehmen. Frachtbriefe, Ursprungszeugnisse, Rechnungen, Packlisten, Ausfuhrgenehmigungen, Verträge und E-Mails von Lieferanten sind nur einige der komplexen Dokumente, mit denen Unternehmen umgehen müssen. Dazu gehören häufig Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Finanzdaten in verschiedenen Formaten – manchmal sogar in mehreren Sprachen.

Zwar haben viele Zollbehörden die Digitalisierung für ihre Meldesysteme und Zollzahlungen vollständig umgesetzt, doch löst dies das Problem nicht. Tatsächlich kann es sogar zu neuen Problemen kommen, wenn Unternehmen mit mehreren verschiedenen Plattformen arbeiten, die jeweils eigene Anforderungen an die Dateneingabe haben.

In vielen Fällen müssen Dokumente gescannt, in das richtige Format konvertiert und gründlich geprüft werden, bevor sie eingereicht werden können. Wenn dies nicht effektiv umgesetzt wird, kann dies enorme Auswirkungen in Form von zusätzlichen Kosten und Ineffizienzen haben. Ganz zu schweigen von den zahlreichen Compliance-Risiken, die dadurch entstehen können, wie z. B. Fehlklassifizierungen, Unterbewertungen oder falsche Angaben. 

Wie KI-gesteuerte Automatisierung eine transformative Lösung bietet

Die Lösung hierfür liegt zunehmend in der Nutzung von KI. Dadurch kann die Dokumentenverarbeitung in jeder Phase erheblich verbessert werden. Von der Erfassung papierbasierter Dokumente durch Scanner und fortschrittliche Zeichenerkennungstechnologie bis hin zur Konvertierung unstrukturierter Daten in die richtigen Formate und der Überprüfung auf Richtigkeit bieten die richtigen Tools eine strategische Lösung zur Rationalisierung dieser wichtigen, aber mühsamen Aspekte des Handelsmanagements.

MICs DOCFLOW Modul nutzt beispielsweise eine Kombination aus intelligenten Dokumentenverarbeitungstechnologien (IDP) und KI-Agenten, um manuelle Dateneingabe- und Validierungsaufgaben zu eliminieren. Dazu gehören die optische Zeichenerkennung zur Konvertierung von Papier- und PDF-Dokumenten in verarbeitbare digitale Formate sowie die Verarbeitung natürlicher Sprache zur Interpretation und zum Verständnis der aufgenommenen Informationen.

Darüber hinaus ermöglichen KI und maschinelles Lernen auf Basis großer Sprachmodelle den Tools, mehr über das Unternehmen zu lernen, Muster zu erkennen und Anomalien oder Ungenauigkeiten zu markieren.

Insgesamt ermöglicht dies Unternehmen, Daten digital zu lesen, sie in die richtigen Formate zu bringen und die gewonnenen Erkenntnisse anzuwenden. Kurz gesagt bedeutet dies eine höhere Genauigkeit, eine effizientere Datenverarbeitung und letztlich einen reibungslosen Warenfluss rund um den Globus.

In einem herausfordernden und sich schnell verändernden Umfeld haben Unternehmen damit eine Sorge weniger und können ihre Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben einsetzen, da sie sich darauf verlassen können, dass alle ihre Handelsdokumente vollständig, korrekt und bei Bedarf verfügbar sind.