In der fast 10-jährigen Zusammenarbeit zwischen MIC und Panasonic Europe ist eine der umfangreichsten In-House-Implementierungen eines MIC-Kunden entstanden. Über Jahre hinweg wurden neue Module und kundenspezifische Anpassungen entwickelt und in zusätzlichen Ländern eingeführt, sodass eine länderübergreifende Zollplattform für das gesamte europäische Geschäft entstehen konnte.
In-House-Lösungen verursachen allerdings Kosten, etwa für Hardware, Systemadministration und Software-Versionsänderungen, die nicht immer vorhersehbar und daher nicht zu 100 % kalkulierbar sind. Auch müssen Ressourcen unabhängig von der laufenden Arbeitsbelastung eingeplant werden. In den meisten Fällen nahezu ein Luxus, denn nicht nur für Panasonic, sondern für fast alle Unternehmen ist heutzutage die Hauptzielsetzung Kostensenkung zur Sicherung des operativen Gewinns.
Neues Lösungskonzept zur Zollabwicklung nach Konsolidierung aller europäischen Lager
Petra Herrmann, General Manager European Customs Compliance, erläutert: „2010 starteten wir ein Projekt zur Implementierung einer neuen Logistiklösung, die alle europäischen Lager zusammenführen sollte. Zusätzlich planten wir ein neues Verteilzentrum in Tschechien, das in der Lage sein musste, an die nationalen Zollbehörden zu melden. Da wir bis zu diesem Zeitpunkt über keine tschechische Softwarelösung verfügten, stellten wir in diesem Bereich Nachforschungen an. Eine erste Analyse zeigte, dass sich die bestehende IT-Umgebung nicht eignet: Sie war weder Unicode-fähig (unbedingte Voraussetzung bei Verwendung unterschiedlicher Zeichensätze) noch Web-fähig (sondern nur über einen Citrix-Server erreichbar). Es stellte sich die Frage, ob wir in eine neue oder in die bestehende Lösung investieren sollten. Letztere Variante hätte einmalige Kosten für die Aktualisierung des veralteten Citrix-Servers sowie laufende Kosten für Software-Updates über drei IT-Umgebungen hinweg verursacht; wir hätten uns weiterhin um die Einhaltung aller gesetzlichen Änderungen und um vieles mehr kümmern müssen. Das war die Chance für eine Richtungsänderung und somit für unsere neue Zoll-Systemstrategie.“
Das betriebsinterne System einerseits und Cloud Computing bzw. „Software as a Service“ (SaaS) anderseits wurden als zwei Lösungsmöglichkeiten intensiv analysiert. Dabei wurden u.a. die Kosten für eine Übernahme der existierenden Zollabwicklung auf die MIC-SaaS-Plattform mit den Kosten der Erweiterung der In-House-Lösung verglichen. Basis für die zu erwartenden Kosten der In-House-Lösung mit Test-, Entwicklungs- und Produktivsystem für weitere fünf Jahre waren die tatsächlichen Kosten der vergangenen fünf Jahre. Das Ergebnis war eindeutig und sprach klar für MIC SaaS.
„Dieses Ergebnis passte zu unserer IT-Strategie, da Cloud Computing/SaaS von unserer IT-Leitung positiv beurteilt wurde. Dies war nur der Beginn für weitere, detaillierte Evaluierungen.“ erklärt Petra Herrmann.
Eine der größten Herausforderungen: hohe Sicherheitsanforderungen
Die Sicherheitsbedenken in Bezug auf Cloud Computing waren hoch, und es war daher nicht überraschend, dass die MIC-SaaS-Lösung ein Genehmigungsverfahren durchlaufen musste. Die ISM-Vorgaben („Information Security Management“) von Panasonic erwiesen sich als sehr streng und stellten eine große Herausforderung für das Projekt dar.
Berthold Sunke, GM/IT Planung & Architektur, erklärt dazu: „Laut unseren strengen ISM-Bestimmungen müssen alle eingesetzten Lösungen sowie die dazu notwendigen Daten unter unserer Kontrolle bleiben. Panasonic-Daten müssen auf der MIC-SaaS-Plattform vollständig getrennt von anderen Kundendaten sein. Des Weiteren darf die Applikation nur über eine gesicherte VPN-Verbindung für registrierte Panasonic-Arbeitsplätze (PCs, Notebooks etc.) zugänglich sein, keinesfalls für Privatgeräte. Das musste von MIC und dem Hosting-Partner Telekom Austria anerkannt und nachgewiesen werden.“
Alle Beteiligten stellten sich dieser Herausforderung mit großem Engagement. MIC und Telekom Austria verpflichteten sich zur Einhaltung der ISM- und Audit-Regeln von Panasonic. Die ISO-27001-und SAS-70-II-Zertifizierungen der Telekom Austria, die bereits einen hohen Sicherheitsstandard belegen, erwiesen sich als großer Vorteil.
„Panasonic IT, MIC und die Telekom Austria – wir alle arbeiteten hart an der Umsetzung, und unser gutes partnerschaftliches Verhältnis erleichterte vieles. Jeder bemühte sich um gegenseitiges Verständnis bei den offenen Diskussionen über die gemeinsamen Anforderungen und berücksichtigte dabei das große Ganze, um eine einvernehmliche Lösung zu finden. So konnte das Projektteam letztendlich die notwendigen Nachweise erbringen, und wir erhielten das ‚OK’ unserer Compliance-Abteilung“, erklärt Berthold Sunke.
Eine arbeitsreiche Zeit
Die Konzepte mussten nicht nur von den Vorständen akzeptiert sondern auch entsprechend detailliert erarbeitet und implementiert werden. Erneut zählten Sicherheitsaspekte sowie die Anforderungen zur Daten- und Prozessintegration zu den anspruchsvollsten Themen:
- Einbindung aller User in das vereinbarte Sicherheitskonzept
- Vorbereitung der viele Gigabytes umfassenden Datenmigration aus den Panasonic-Systemen auf die MIC-SaaS-Umgebung, die sich als viel komplexer als anfangs von beiden Seiten erwartet herausstellte und somit einen Großteil der Tests ausmachte
- Implementierung einer – verglichen zu der vorherigen In-House-Installation – begrenzten Anzahl von kundenspezifischen Entwicklungen und Anpassungen der neuen Umgebung
- Einrichtung bi-direktionaler Schnittstellen zwischen der Panasonic-SAP- und der MIC-SaaS-Umgebung
- Training und Ausbildung aller User
- Umfangreiche und wiederholte Software-Test
Der große Schritt
Im April 2011 wurde alles für den großen „Umzug“ vorbereitet. Fast 50 GB Daten mussten vom alten System auf die neue MIC-SaaS-Umgebung überspielt, SAP-Schnittstellen und User umgeleitet und die alten Systeme offline genommen werden.
Petra Herrmann erklärt: „Die gesamte Umstellung verlief dank unserer sorgfältigen Vorbereitung und der ausgezeichneten Unterstützung aller Beteiligten problemlos. Für etwaige Schwierigkeiten hatten wir einen „Plan B“, mussten aber nie darauf zurückgreifen.“
Vorteile der MIC-SaaS-Lösung laut Petra Herrmann und Berthold Sunke:
- „Systemverfügbarkeit und -stabilität wurden verbessert.”
- „IT-Ressourcen und Betriebskosten konnten reduziert werden, weil wir uns nicht mehr um die Infrastruktur und rechtliche Änderungen kümmern müssen – dies übernimmt das einzigartige MIC-Wartungsmodell, das die Umsetzung zollrechtlicher Änderungen, wie sie die einzelnen nationalen Zollbehörden vorschreiben, rechtzeitig vornimmt.“
- „Wir haben Wahrnehmung und Transparenz unserer Zollabwicklung sowie die Budgetplanung verbessert. Das MIC-SaaS-Modell vereinfacht erheblich die Verteilung der Betriebs- und Transaktionskosten auf die diversen Sparten.“
- „Die MIC-SaaS-Lösung ermöglicht eine weltweite Zollabwicklung. Sie ist sehr flexibel und kann problemlos in weitere Länder ausgerollt werden.”
Petra Herrmann sagt weiter: „Neben den Vorteilen muss erwähnt werden, dass die Entscheidung für eine SaaS-Lösung in einer mit anderen MIC-Kunden geteilten (shared) IT-Umgebung eine gewisse Kompromissbereitschaft erfordert, z. B. in der geringeren Flexibilität bei Installations- und Wartungszeiten und in Beschränkungen hinsichtlich kundenspezifischer Implementierungen. Generell überwiegen allerdings die Vorteile.”