Imperial Tobacco Group (ITG) ist ein weltweit führendes Tabakunternehmen mit einem einzigartigen Portfolio von Marken und Produkten quer durch alle Tabakkategorien. ITG konzentrierte sich traditionellerweise ausschließlich auf den britischen Absatzmarkt. Mit den Firmenübernahmen von Reemtsma in 2002 und Altadis in 2008 wurde ITG zu einem "Global Player".
Als Folge dieser Zusammenschlüsse wurde die IT-Systemlandschaft von ITG sehr heterogen und inkohärent. Änderungen bei europäischen und globalen Zollregelungen, sowie die Tatsache, dass jede nationale Zollbehörde ihr eigenes IT-System hat, führten zu vielen verschiedenen Prozessen und neuen Zollerfordernissen.
Olaf Huderitz, Leiter der Supply Chain Services, sagt: "Zu diesem Zeitpunkt hatten wir praktisch keine Kontrolle sowie Transparenz über unsere europäischen Zollprozesse und wir mussten uns die Frage stellen, ob wir überhaupt noch compliant sind."
Wir brauchen eine EU-Zollplattform mit standardisierten Prozessen und einer standardisierten Zolllösung!
Tabakprodukte sind von hohen Zollabgaben betroffen und mit hohen Steuern belegt und daher unter besonders aufmerksamer Beobachtung der Zollbehörden. Aus diesem Grund begann ITG nach Möglichkeiten zu suchen, wie man die nicht zufriedenstellende Transparenz Transparenz und Kontrolle in ITGs Zoll-Supply Chain wesentlich verbessern kann, um die Compliance zu erhöhen und die Risiken zu reduzieren. „Unsere IT-Abteilung wollte für die EU-Zollabfertigung die Funktionalitäten und Prozesse selbst implementieren – aber nur über meine Leiche. Wir brauchen eine EU-Zollplattform mit standardisierten Prozessen und einer standardisierten Zolllösung, bereitgestellt von Zollsoftwareexperten!“ Der Startschuss für eine sorgfältige Evaluierung potentieller Zollsoftwareanbieter war gegeben.
Kosten, Geschäfts- & IT-Anforderungen in Kombination mit dem Lieferantenprofil – die wichtigsten Entscheidungskriterien.
Olaf Huderitz erklärt: “Für solche Entscheidungen haben wir vordefinierte Verfahren, welche wir durchlaufen müssen. Vier Aspekte werden dabei evaluiert: Kosten, Erfüllung von Geschäfts- und IT-Anforderungen sowie das Lieferantenprofil.“ Das Auswahlverfahren war zeitaufwendig aber wichtig um die richtige Entscheidung zu treffen. Fünf Zollsoftwareanbieter wurden eingeladen um ihre Fähigkeiten zu präsentieren und Referenzbesuche bei einigen ihrer Kunden zu arrangieren.
„Während unserer Referenzbesuche haben wir rasch realisiert, dass der Abdeckungsgrad unserer Anforderungen bei MIC im Vergleich zu deren Mitbewerbern entschieden höher ist: MIC‘s elektronische Kommunikation mit allen geforderten nationalen Zollbehördensystemen beinhaltet alle unsere geforderten Zollverfahren, ein zentrales globales Wartungs- und Support-Center sowie die Verfügbarkeit als SaaS-Modell (Software as a Service). MIC ist ein Zollsoftwareanbieter mit Substanz, d.h. ein Anbieter, der sowohl die Zoll- und IT-Expertise als auch die Erfahrung mit internationalen Kundenprojekten in globalen Unternehmen besitzt“, erläutert Olaf Huderitz.
Weiter führt Olaf Huderitz aus: „Im Mai 2011 beauftragten wir MIC mit der Implementierung einer EU-Zollplattform für die Länder Deutschland, Spanien, Großbritannien, Frankreich, Polen und den Niederlanden inklusive den Zollverfahren Import, Zolllager, aktive Veredelung, Export und NCTS. Das angebotene SaaS-Modell ist ähnlich einem „Rundum Sorglos Paket“ welches beispielsweise die Instandhaltung der Hosting-Umgebung, Implementierung gesetzlicher Änderungen sowie die Bereitstellung von kundenspezifischem Support beinhaltet.“
Projektmanagement – Experten am Werk!
Gleich nach dem die Entscheidung zugunsten von MIC getroffen wurde erfolgte der Start für das Projekt beginnend mit der Konzeptionsphase. Während dieser Phase wurden die Anforderungen für jedes Land festgelegt und ein Zeitplan aufgestellt. Diese Vorgehensweise nach Phasen und Ländern ist stark an ITGs SAP- und QAD-Rollout gekoppelt. Beide Systeme sind mit MIC‘s Zolllösung MIC CUST® verbunden, welche hoch automatisierte Zollanmeldungsprozesse ermöglicht.
“Sämtliche an MIC im Rahmen des Entscheidungsprozesses gestellten Erwartungen, wurden zur vollsten Zufriedenheit erfüllt. MIC bietet fokussiertes Projektmanagement; erledigt die Arbeiten rechtzeitig und gemäß veranschlagtem Budget, exakt und sehr flexibel, geben uns Vor-Ort-Support wann immer das nötig ist, z.B. während der stressigen Go-Live-Phasen. Unser Ziel ist es, alle sechs Länder bis Ende 2013 implementiert und im Echtbetrieb zu haben“, erwähnt Olaf Huderitz.
Vorteile einer MIC Zollplattform laut Olaf Huderitz:
- „Wir haben erhöhte Kontrolle und Transparenz unserer Zollprozesse, welche zu erhöhter Compliance und Risikominimierung führen.“
- „Wir erfüllen gesetzliche Vorschriften mit weniger Aufwand, dank des MIC-Wartungskonzepts, welches garantiert, dass MIC gesetzliche Änderungen rechtzeitig und sorgfältig gemäß den verschiedenen nationalen Anforderungen der Zollbehörden implementiert.“
- „Direkte elektronische Kommunikation mit den Zollmeldesystemen in den jeweiligen Ländern.“
- „Wir können die Kosten reduzieren, da wir keine externen Zollagenten mehr benötigen. Diese Lösung ist kostengünstiger als das Auslagern unserer Zollprozesse.“
- „Wir haben standardisierte Schnittstellen und Prozesse implementiert, welche für Rollouts in anderen Ländern, sogar außerhalb der EU, wiederverwendet oder einfach angepasst werden können.“