Die Einhaltung der Zollvorschriften ist eine wesentliche Aufgabe für jeden Im- oder Exporteur. Die Folgen einer Nichteinhaltung können gravierend sein und von Geldstrafen über den Entzug von Lizenzen bis hin zur strafrechtlichen Verfolgung reichen.
Bei so vielen Regeln und Vorschriften weltweit ist eine schnelle und korrekte Zollanmeldung immer eine Herausforderung. Tatsächlich gibt es einige häufige Fehler, die Unternehmen oft machen und die ein großes Compliance-Risiko darstellen.
Zu wissen, welche das sind und wie sie vermieden werden können, ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Unternehmen alle Anforderungen befolgen und ihren Verpflichtungen nachkommen. Hier sind fünf wichtige Punkte, auf die Sie achten sollten.
1. Falsche Warenklassifizierung
Die falsche Klassifizierung von Waren ist eine der häufigsten Ursachen für Compliance-Verstöße. Dies kann zu Problemen wie der Zahlung falscher Zollsätze führen, was wiederum Geldstrafen und die Notwendigkeit weiterer Zahlungen nach sich ziehen kann, oder dazu, dass Waren an den Einfuhrhäfen beschlagnahmt werden.
Diese Probleme lassen sich mit einer intelligenten Zollklassifizierungssoftware vermeiden, die Artikel automatisch bewerten und ihnen die richtigen HS-Codes zuweisen kann. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter umfassend geschult sind, um die verschiedenen Kategorien zu verstehen. Im Zweifelsfall können Unternehmen gewöhnlich eine verbindliche Zolltarifauskunft bei der zuständigen Zollbehörde beantragen.
2. Unvollständige Unterlagen
Unvollständige oder ungenaue Unterlagen können zu Verzögerungen in Häfen führen, da Waren aufgehalten werden, während wichtige Informationen beschafft oder korrigiert werden. Dies gilt insbesondere für Artikel in sensiblen Kategorien wie Arzneimittel, Chemikalien oder Lebensmittel, für die möglicherweise eine zusätzliche Zertifizierung erforderlich ist. Allerdings können alle Waren von den Zollbehörden beschlagnahmt werden, wenn Unterlagen wie Lieferantenerklärungen oder Ursprungsnachweise fehlen.
Die richtige Softwarelösung kann dabei helfen, indem sie die erforderlichen Unterlagen automatisch bei den Lieferanten anfordert und sich direkt mit den Zollbehörden in Verbindung setzt, um die Informationen rechtzeitig vor Eintreffen der Sendungen einzureichen. Sie kann Unternehmen auch auf spezifische Anforderungen für ein bestimmtes Gebiet hinweisen und auf Änderungen von Vorschriften aufmerksam machen sowie auf Bereiche, in denen erforderliche Daten fehlen.
3. Falsche Zollwertberechnung
Von Importeuren und Exporteuren wird erwartet, dass sie genaue Angaben zum Wert ihrer Waren machen, einschließlich der Kosten für Versand, Bearbeitung und Versicherung. Es gibt jedoch mehrere Methoden zur Berechnung des tatsächlichen Zollwerts von Waren, und es kann leicht zu Fehlern kommen.
Eine klare Dokumentation des verwendeten Verfahrens und der Art und Weise, wie die Bewertungen ermittelt werden, kann zu einem reibungslosen Zollabfertigungsprozess beitragen, während regelmäßige interne Überprüfungen auf Änderungen hinweisen können, die sich auf Bewertungen auswirken könnten.
4. Mangelnde Kenntnis der Handelspartner
Für die Einhaltung der Handelsvorschriften ist es unerlässlich, genau zu wissen, wer Ihre Kunden und Partner sind. Unternehmen, die mit Personen oder Organisationen Geschäfte machen, gegen die Sanktionen verhängt wurden, riskieren sehr hohe Geldstrafen.
Um dies zu vermeiden, ist ein effektives Programm zur Sanktionslistenprüfung unerlässlich. Damit sollten alle bestehenden und potenziellen Partner schnell mit den aktuellen Sanktionslisten weltweit abgeglichen werden können. Unternehmen müssen dies auch kontinuierlich tun, nicht nur beim Eingehen neuer Partnerschaften, da sich die Liste der ausgeschlossenen Parteien ständig ändert. Tools, die sicherstellen, dass Unternehmen über alle Änderungen auf dem Laufenden bleiben, sind von entscheidender Bedeutung.
5. Keine vollständigen, überprüfbaren Aufzeichnungen
Unternehmen können im Rahmen einer Zollprüfung aufgefordert werden, Aufzeichnungen vorzulegen. Wenn sie dies nicht können, kann das sehr kostspielig werden. Zu den Unterlagen, die in diesem Zusammenhang aufbewahrt werden müssen, gehören Rechnungen, Frachtbriefe, Zoll- und Lieferantenerklärungen sowie Zahlungsbelege. Im Allgemeinen müssen diese Unterlagen mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden, wobei das je nach Gerichtsbarkeit variieren kann.
Mit den richtigen Softwaretools können die relevanten Unterlagen automatisch auf einer einzigen Plattform gespeichert und auf Verlangen schnell abgerufen werden. So können Im- und Exporteure ihre Zoll-Compliance bei Bedarf nachweisen.