Interview mit
Frau Giulia Scaglioni, ICT & Technical Support - Service & Demand Management - Customs bei SADI S.p.A., Turin, Italien
SADI S.p.A. - Teil der FCA-Gruppe
SADI S.p.A. ist Teil der Fiat Chrysler Automobiles (FCA). Die Gruppe entwickelt, konstruiert, fertigt und vertreibt Fahrzeuge und zugehörige Bauteile und Dienstleistungen, Komponenten und Produktionssysteme weltweit über 162 Produktionsstätten, 87 Forschungs- und Entwicklungszentren sowie Werksvertretungen und Vertriebshändler in mehr als 150 Ländern. Zu ihren Marken gehören Abarth, Alfa Romeo, Chrysler, Dodge, Fiat, Fiat Professional, Jeep, Lancia, Ram, Maserati und Mopar, die Teile- und Servicemarke. Zu den Geschäftsbereichen der Gruppe gehören auch Comau (Produktionssysteme), Magneti Marelli (Komponenten) und Teksid (Eisen und Guss). Darüber hinaus werden Kunden- und Händlerfinanzierungen, Leasing- und Vermietungsdienstleistungen im Zusammenhang mit und zur Unterstützung des Automobilgeschäfts des Konzerns entweder über Tochtergesellschaften oder Finanzpartner (z. B. Captive-Gesellschaften, verbundene Unternehmen, Joint Ventures mit führenden Banken und/oder Finanzinstituten, spezialisierte Anbieter) erbracht.
Noch mehr über die FCA Group erfahren Sie auf deren Website www.fcagroup.com.
Herausforderungen für SADI - Die Ausgangssituation
Innerhalb der FCA-Gruppe deckt SADI die Zollformalitäten für FCA in bestimmten Ländern ab. Das sind Brasilien und Argentinien in Südamerika, sowie Italien, Polen, Serbien, Belgien, Großbritannien und Frankreich in der EMEA-Region. In all diesen Ländern führt SADI die Zollformalitäten für FCA als eine Art konzerninterner Dienstleister aus.
Eines der schwierigsten Probleme mit der höchsten Priorität für SADI ist die Tatsache, dass es in jedem der oben genannten Länder unterschiedliche Zoll-Softwarelösungen verwendet. Das ist ein echtes Hemmnis, wenn es um die Standardisierung und Automatisierung von Zollprozessen zwischen den verschiedenen Landesorganisationen geht. Die Standardisierung und Automatisierung der SADI-Zollprozesse würde erhebliche Einsparpotenziale eröffnen und sich insgesamt positiv auf die Compliance der FCA-Gruppe auswirken.
Grund genug für SADI, ein Projekt namens HERMES ins Leben zu rufen. Giulia Scaglioni -
ICT & Technical Support, Service & Demand Management bei SADI - sagt dazu: „Das Ziel dieses Projektes war klar: Standardisierung und Automatisierung der Zollprozesse zwischen den verschiedenen Landesorganisationen mit einer standardisierten, global einsetzbaren Zoll-Softwarelösung.”
SADI wählt MIC als Anbieter für Zoll-Software
Die größte Notwendigkeit zur Implementierung einer neuen Zoll-Softwarelösung wurde in Italien festgestellt. Das lag nicht nur an den enormen Import- und Exportvolumina, die SADI in Italien zu bewältigen hat, sondern dort waren auch die Unzufriedenheit und die Probleme mit dem eingesetzten Anbieter am größten.
Giulia Scaglioni stellt fest: „Mit der alten Software mussten die Zollanmeldungen schon Tage vorher gedruckt werden. Tonnen von Papier wurden produziert, was es schwierig machte, die richtige Zollerklärung für ein bestimmtes Auto zum Zeitpunkt des Exports zu finden.” Sie ergänzt: „Zusätzlich kam es vor, dass sich in der Zeit vom Ausdruck der Exportanmeldung bis zur Freigabe des Fahrzeugs die eingegebenen Informationen oft geändert haben, so dass die bereits ausgedruckten Zollanmeldungen manuell geändert werden mussten, wobei der Ausdruck zum zuständigen Zollamt gebracht werden musste, um das Änderungsformular auszufüllen”.
Das war nicht die Art von Automatisierung und standardisiertem Prozess, die SADI zur effektiveren Abwicklung ihrer Zollprozesse erwartet hatte. Um herauszufinden, welche Softwareanbieter in der Lage sind, die Anforderungen von SADI zu erfüllen, hat SADI einen Benchmarking-Prozess unter den Anbietern gestartet, die möglicherweise eine Zollsoftwarelösung zur Standardisierung und Automatisierung ihrer Zollprozesse weltweit bereitstellen können.
Nach eingehender Analyse der Benchmarking-Ergebnisse entschied sich SADI schließlich für MIC als neuen Anbieter von Zollsoftware, weil
- MIC der Marktführer ist
- MIC die neueste Technologie einsetzt
- die Module von MIC eine flexible Integration in verschiedene ERP-Systeme ermöglichen
- MIC über qualifizierte Ressourcen mit Zollkenntnissen für Projektmanagement und Kundensupport verfügt
- MICs Zoll- und Trade-Compliance-Software den höchsten Grad an Länderabdeckung auf globaler Ebene bietet
In einer ersten Phase entschied sich SADI für die Implementierung von
- MIC-CUST® Import für Italien
- MIC-CUST® Export für Italien
- MIC-CUST® Aktive Veredelung (IPR) für Italien
- MIC CCS zur Erhöhung des Automatisierungsgrades bei der Zolltarifklassifizierung
Die Import-, Export- und IPR-Prozesse erfolgen mit direkter Kommunikation zum italienischen Zollverwaltungssystem AIDA und MIC CCS wird regelmäßig mit aktuellen Tarifinhalten aktualisiert.
Projekt- und Go-Live-Erfahrungen & Erfolg
Phase 1 des HERMES-Projekts von SADI begann Anfang 2015. In dieser sehr frühen Phase des Projekts zeigte das Projektumfeld seine Tücken und es schien schwierig zu werden. Insbesondere organisatorische Probleme erschwerten die Einhaltung der Zeitvorgaben.
Giulia Scaglioni betont: „Trotz der organisatorischen Probleme waren die Projektmitarbeiter von MIC dennoch in der Lage, in diesem Umfeld zu arbeiten und bewiesen die Flexibilität und Fähigkeit, ihren Arbeitsansatz ohne Qualitätsverlust daran anzupassen.”
Dennoch hat SADI mit großem Aufwand sein gesamtes Projektteam umstrukturiert, was viel zu einem verbesserten „Projektklima“, einer guten Zusammenarbeit nach einem holprigen Start und schließlich zum Erfolg dieses Projekts beigetragen hat.
Neben dieser organisatorischen Herausforderung galt es, kulturelle Unterschiede wie unterschiedliche Arbeitsweisen und Muttersprachen zu überwinden. Das führte manchmal zu offenen, ehrlichen und direkten, aber auch herzlichen Gesprächen, getragen von gegenseitigem Respekt. Darauf aufbauend konnten beide Seiten als ein Team zum Erfolg dieses Projektes beitragen.
„MIC hat sehr flexibel auf die sich schnell ändernden Anforderungen von SADI reagiert. Die Schnittstellenanbindung, das Reporting und die Handhabung von Stücklisten waren sehr anspruchsvoll", sagt Giulia Scaglioni und fährt fort: "Wir waren sehr zufrieden mit den Arbeitstreffen vor Ort in Turin. Die Art und Weise, wie MIC die Gespräche führte, war sehr professionell und produktiv. Es war immer sichergestellt, dass alle das gleiche Verständnis darüber hatten, was vereinbart worden war.”
Trotz der großen Anstrengungen, die verschiedenen Herausforderungen zu meistern, musste der Produktivstart jedoch mehrfach verschoben werden, was zu unerwarteten positiven Nebeneffekten führte. Die Zeit war nicht verloren, sondern wurde effizient für umfangreiche Softwaretests und die Umstellung der Go-Live-Strategie von einem Big-Bang-Ansatz auf einen schrittweisen Go-Live genutzt, um mögliche Fallstricke beim Go-Live auf ein Minimum zu reduzieren.
Mit all diesen Vorbereitungen und der richtigen Strategie hat die Migration von der Test- in die Produktionsumgebung nur 3 Tage statt einer geplanten ganzen Woche gedauert – das stellte einen ziemlich reibungslosen Ablauf dar.
Dann gingen Schritt für Schritt wie geplant die verschiedenen Module in Betrieb, MIC-CUST® Import für Italien am 5. Januar 2016, MIC-CUST® Export für Italien 10 Tage später und schließlich am 9. April MIC-CUST® IPR für Italien.
Giulia Scaglioni hebt hervor: „Die Go-Live-Phase war seitens MIC gut geplant, es gab keine Probleme mit der Ressourcenverfügbarkeit, es wurde nahezu Vollzeit-Support durch Projekt-Mitarbeiter geleistet, ohne dass größere Probleme aufgetreten sind. Wir hatten das Ziel, die Aktivitäten des Werks in Melfi nicht zu unterbrechen und das war auch nicht nötig!”
Aus Sicht der Geschäftsleitung war es ein großer Erfolg, da ein hohes Risiko des Scheiterns bestand. Dass die Produktion während der gesamten Migrations- und Go-Live-Phase nicht unterbrochen wurde, insbesondere nicht im Werk Melfi mit seinem hohen Produktionsvolumen (dort werden der Renegade und der FIAT 500X produziert), war großartig, zumal die neuen Zollprozesse in hoch sensible und entscheidende Logistikprozesse eingebettet sind.
Die bisherigen Vorteile
Es ist nicht viel Zeit vergangen, seit die Zolllösung von MIC für Italien bei FCA in Betrieb genommen wurde. Umso erstaunlicher ist es, dass bereits jetzt einige der potenziellen Vorteile Wirklichkeit geworden sind.
Giulia Scaglioni fasst zusammen: „Die Zollanmeldungen sind jetzt unter Kontrolle! Wir haben voll automatisierte und standardisierte Prozesse mit modernster Technologie und großer Benutzerfreundlichkeit und mit vollautomatischer Direktkommunikation mit dem italienischen Zollverwaltungssystem AIDA. Die neuen Prozesse werden erst ausgeführt, wenn ein Auto bereit ist, das Gelände zu verlassen. Damit wird nun die genaue Anzahl der Meldungen erzeugt. Das ist eine große Verbesserung im Hinblick auf die Verwaltung der Zollabfertigung und führt auch zu einer großen Entlastung der Logistikprozesse und Kosten auf dem Gelände.”
Die Einführung in Italien war ein voller Erfolg und bis Ende 2016 hat SADI über MIC bereits einige hunderttausend Zollanmeldungen für FCA bei den italienischen Zollbehörden angemeldet.
Mittlerweile wurde auch das PCC (Processing under Customs Control)-System für Italien erfolgreich umgesetzt und weitere neue Projekte initiiert, z.B. die Implementierung der MIC-Zollsoftware in Serbien für die serbischen Verzollungsprozesse von SADI zur Abdeckung verschiedener Zollsysteme wie Import, Export, Zolllager sowie Erleichterungen bei der Eingangsverarbeitung und Feinabstimmung, um den Automatisierungsgrad der Exportprozesse kontinuierlich zu erhöhen.
Wir wünschen dem gesamten MIC & SADI Team weiterhin viel Erfolg bei allen laufenden und zukünftigen Projekten!