Elektronische Zollverfahren verstehen

Was müssen Importeure und Exporteure über elektronische Zollverfahren wissen und wie können die richtigen Softwarelösungen dabei helfen?

Elektronische Zollverfahren sind heute in vielen Ländern der Welt für Importeure und Exporteure Pflicht. Diese Aktivitäten spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Vorschriften im globalen Handel, denn sie stellen sicher, dass Unternehmen die richtigen Zollsätze zahlen und sich an Vorschriften wie Kontingente, Ursprungsregeln und Ausfuhrkontrollen halten.

Sich mit diesen Systemen vertraut zu machen, kann sehr kompliziert werden, insbesondere für Unternehmen, die in vielen verschiedenen Ländern tätig sind. Jedes Land und jeder Handelsblock haben ihr eigenes System zur elektronischen Zollanmeldung, jedes mit eigenen Kategorisierungen und Codes, mit denen sich die Unternehmen vertraut machen müssen.

Das kann schnell unüberschaubar werden und ist dann kaum noch zu bewältigen. Bei den möglichen hohen Strafen für fehlerhafte Anmeldungen – von Geldstrafen bis hin zur Beschlagnahme von Waren oder dem Entzug von Lizenzen – zahlt es sich aus, zur Erleichterung über effektive Lösungen zu verfügen.

Elektronische Zollverfahren – manchmal auch e-customs genannt – umfassen alle Informationen, die Unternehmen bei der Abgabe von Einfuhr- oder Ausfuhranmeldungen in digitaler Form einreichen müssen.

In vielen Ländern haben diese Systeme die traditionellen papiergestützten Verfahren inzwischen vollständig ersetzt und ermöglichen schnellere Meldungen, mehr Sicherheit und einen einfacheren internationalen Handel.

Die EU beispielsweise will als größte Zollunion der Welt bis 2025 ein vollständig elektronisches System für Ein- und Ausfuhranmeldungen einführen. Während einige dieser Lösungen auf EU-Ebene harmonisiert sind, werden andere jedoch weiterhin von den einzelnen Mitgliedstaaten geführt.

Andere große Volkswirtschaften haben ebenfalls ihre eigenen Systeme und selbst dort, wo sie sich ähneln, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Unterschiede leicht zu Verwirrung führen.

Das verdeutlicht einige der Schwierigkeiten, die mit der elektronischen Zollanmeldung in verschiedenen Rechtsordnungen verbunden sind, denn jedes System kann leichte Abweichungen in Bezug auf die genauen Anforderungen oder die Art und Weise des Einreichens elektronischer Unterlagen aufweisen.

Eine elektronische Einfuhranmeldung bei der Einfuhr von Waren in ein Land bzw. eine entsprechende elektronische Ausfuhranmeldung bei der Versendung von Waren ins Ausland muss sorgfältig erstellt werden, damit alle Angaben korrekt und aktuell sind.

Das kann besonders wichtig sein, wenn Sie Anträge auf zollfreie Einfuhren stellen oder sicherstellen wollen, dass Sie die Vorschriften zur Exportkontrolle einhalten.

Es ist daher wichtig, genau zu wissen, welche Informationen Sie bereitstellen müssen, damit die Einhaltung aller lokalen Anforderungen sowohl in Ihrem Heimatland als auch im Ausland gewährleistet ist.

Während die Einzelheiten zu den Angaben, die enthalten sein müssen, und die Art und Weise, wie die Unterlagen einzureichen sind, je nach Gesetzgebung variieren können, gibt es im Allgemeinen einige gemeinsame Elemente, die in einer elektronischen Zollanmeldung enthalten sein müssen.

So führt die EU beispielsweise die folgenden Informationen als wesentliche Bestandteile einer Handelsrechnung auf, die ein wichtiger Bestandteil einer Einfuhrzollanmeldung ist.

• Angaben zum Exporteur und Importeur (einschließlich Name und Anschrift)
• Warenbeschreibung (Bezeichnung, Qualität, usw.)
• Maßeinheit
• Warenmenge
• Wert pro Einheit
• Gesamtwert
• Gesamtrechnungswert und Währung der Zahlung
• Zahlungsbedingungen (Zahlungsart und -datum, Skonti, usw.)
• Lieferbedingungen gemäß entsprechendem Incoterm
• Transportmittel

Je nach Art der zu versendenden Waren sind weitere Unterlagen erforderlich, z. B. eine Bescheinigung des Exporteurs über das Ursprungsland. Es ist daher wichtig, dass alle diese Unterlagen bei der Aus- und Einfuhr ordnungsgemäß vorliegen.

Bei so viel digitalem Aufwand mag die elektronische Zollanmeldung zwar einfacher sein als die herkömmlichen physischen Verfahren, aber das bedeutet nicht, dass sie leicht ist. Unternehmen, die sich für die Selbstanmeldung entscheiden, sollten daher sicherstellen, dass sie über geeignete Technologielösungen verfügen, mit denen sie Abfertigungen und Anmeldungen für alle Länder, in denen sie Geschäfte tätigen, über eine einzige Plattform verwalten können.

Lösungen wie die MIC Zollsoftware (MIC-CUST®) bieten einfache Antworten für das Senden und Empfangen elektronischer Daten, sowohl bei der Anmeldung bei den Zollbehörden als auch beim Informationsaustausch mit Dritten wie Brokern und Spediteuren.

Alle Funktionen für jedes Land an einer einzigen Stelle zu haben, macht die Abgabe von Zollerklärungen viel einfacher und schneller. Eine einzige Plattform mit einer intuitiven, einheitlichen Schnittstelle für alle Länder sorgt für mehr Genauigkeit und gibt den Importeuren und Exporteuren die Gewissheit, dass die Vorschriften jederzeit eingehalten werden.

Zu den weiteren wichtigen Vorteilen dieser Tools gehören:

• Einhaltung besonderer Zollverfahren
• Einfache Neuberechnung von Zöllen
• Automatische Berechnung vom Zollwert
• Einfache Überprüfung geltender Lizenzen und Beschränkungen
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit der Daten für interne und externe Audits